職務経歴書の完全ガイド！採用者視点で疑問を解消！ダウンロードして使えるフォーマットを公開

職務経歴書は、企業の求人に応募する際に履歴書とともに提出が求められることが多い書類です。特に、初めて転職する人は、どのように職務経歴書を作成すればよいのか迷うことがあるかもしれません。この記事では、職務経歴書の書き方について、作成時のポイントや各項目の具体的な記載方法を採用担当者の視点で組織人事コンサルティングSegurosの代表コンサルタント・粟野友樹氏が解説。職種別の職務経歴書のフォーマットも一挙に公開します。

職務経歴書の基本を知ろう

職務経歴書とは、どのような書類なのでしょうか。職務経歴書の基本的な事柄を解説します。

職務経歴書とは？

「職務経歴書」とは、業務経験とスキルを記載する書類です。これまでの職歴を通じて得た経験と仕事に活かせるスキルをまとめます。

なぜ職務経歴書は重要なの？

職務経歴書は、転職活動において自身の経験やスキルを企業に伝える重要なツールです。採用担当者はこの書類を通じて、応募者がどのような業務に携わり、どのような能力を身につけてきたのかを確認します。そして、その経験が自社の求める人材像や募集要件に合致するかを見極める材料となるため、選考にも影響を及ぼす可能性もあります。

履歴書との違いは何？

職務経歴書と履歴書は、それぞれ異なる目的を持つ書類です。職務経歴書は、これまでの業務内容や実績、培ったスキルを詳しく伝えるもので、応募者の「仕事力」を評価するための資料です。一方、履歴書は氏名・住所・学歴・職歴など、基本的なプロフィールを確認するための書類で、多くの場合、形式も定型化されています。

職務経歴書のフォーマット3種類

職務経歴書には、主に次の3種類のフォーマットがあります。

1. 編年体形式
過去から現在への順で職歴を記載していく形式です。業務内容や実績を経験した順に記載するため、キャリアの変遷や成長過程を伝えやすいメリットがあります。採用担当者にとっては、履歴書と照らし合わせやすいという利点もあるでしょう。

2. 逆編年体形式
時系列を逆にして職歴を記載する形式です。冒頭に直近の職歴を記し、過去にさかのぼる順で経歴を記載します。採用担当者にとっては、最も注目したい直近の職歴が最初に記載されているため、最新の職務成果をアピールしやすいメリットがあります。

3. キャリア形式
業務内容やプロジェクトごとに分類して記載する形式です。時系列に縛られず、職務やスキルごとにまとめて記載する点が特徴です。採用担当者にとっては、スキルや経験を一目で確認できる点が利点といえるでしょう。

以上の3つのうち、自身のキャリアやスキル、アピールしたいポイントに照らして、最適なものを選びましょう。
職務経歴書のフォーマットは、以下のリンクからダウンロードできます。

職務経歴書を構成する項目8つ

職務経歴書は、8つの項目から成っています。

①書類名・日付・氏名

「職務経歴書」という書類名と提出する日付、氏名を記載します。

②職務要約（概要）

経歴と強みを端的に示す職務要約（概要）を記載します。各職歴の要点やアピールポイントのうち応募する企業や職種に関連するものを優先し、2～5行程度にまとめましょう。

③職務経歴

これまでに経験した職務経歴について、それぞれ「いつからいつまで」「どこで」「誰に対して」「どのようなことをしてきたか」「具体的な成果」の５点を記載します。採用担当者がより具体的に把握できるように、「○人の部下」「前年対比XXX％を達成」など、できる限り数字を用いて業務内容や実績を表しましょう。

④スキル・資格

業務に関連するスキルや資格がある場合は、記載することで自身の専門性をアピールすることができるでしょう。特に資格は、スキルの裏付けとしての効果が期待できます。一般的にあまり知られていない資格については、補足説明や難易度の目安を添えるとより効果的でしょう。一方、目立った資格がない場合でも、欄を空けず「特になし」と記載するか、「○○資格取得に向けて勉強中」と書くことで、前向きな姿勢や業界への関心を伝えることができるでしょう。

⑤使用ツール・技術(任意)

業務に活かせる技術や業務で使用するツールがあれば、記載します。経理であれば会計ソフト、エンジニアであれば過去に経験した開発環境や使用言語などがアピールにつながる可能性があるでしょう。失効した資格は、取得年月とあわせて「現在は失効」と補足して記載しましょう。

⑥自己PR

自己PRは、文章形式または箇条書きのいずれかで記載します。作成の際は、「どの企業でも活かせる汎用的な強み」と「その強みをどう仕事に活かしてきたか」の2点を意識しましょう。実際の経験や成果、数値などを交えて簡潔にまとめると説得力が増します。箇条書きの場合は3項目程度、文章で書く場合は5行以内を目安に、読みやすくまとめるのがポイントです。

⑦研修・受講歴・表彰歴(任意)

社内外での活動経験や成果があれば、記載することでアピールの効果が期待できます。例えば、「20XX年社長賞」「20XX年営業部MVP」といった表彰歴や、社内外での研修参加経験、セミナーの受講歴なども、「客観性がある裏付け」として、評価される可能性があるでしょう。

⑧志望動機・ポートフォリオ等の補足情報(任意)

志望動機は、職務経歴書の必須事項ではありませんが、書いた方がよりアピールできる可能性があるでしょう。また、Web系のデザイナー、ディレクター、マーケターといったクリエイターなどの転職活動では、自分の作品をまとめた「ポートフォリオ」を作成して添付することでも、効果が期待できるでしょう。

職務経歴書を作成する手順

職務経歴書を作成するための手順を、大きく2つの行程に分けて説明します。

手順1：まず職務経歴書を書くための準備をする

手順1-1：これまでのキャリアを振り返る

時系列かつ勤務先ごとに、「誰に」「何を」「どう行ったか」を意識してこれまでの仕事内容を整理します。アピールできるスキルに焦点を当てることで、自分の得意分野や強みも明確になるでしょう。

手順1-2：応募先企業との接点を見つける

手順1-1での「誰に」「何を」「どうしてきたか」といった視点から、応募先企業が求める人物像と重なる部分を見つけて書き出しましょう。

手順2：次に職務経歴書の各項目を埋めていく

手順2-1：職務要約（概要）をまとめる

手順1-2で見つけた自身のキャリアと応募先企業との接点を5～10個ほどピックアップし、アピールにつながるものを優先して200～300字程度に分かりやすくまとめましょう。

手順2-2：工夫・PRポイントを記載する

手順1-2で見つけた接点のうち、課題への対応や成果を出すために工夫・意識した点を具体的に記載しましょう。実務に直結する能力を伝えることで、応募ポジションとの適性を効果的にアピールできるでしょう。

手順2-3：資格・スキルを記載する

関連資格やスキルがある場合は記載し、一般的にあまり知られていない資格は補足を添えましょう。特筆事項がない場合も空欄にせず、「特になし」とします。「○○取得に向け勉強中」などと書いて意欲を示すこともできるでしょう。

手順2-4：自己PRをまとめる

手順1-1で整理した仕事内容のうち、どの企業・職種でも通用する「ポータブルスキル」と「自身の強み」の2点を、手順1-2で見つけた接点に沿った「活かし方」の観点から簡潔にまとめましょう。エピソードや数値を交えると効果的です。文章なら5行以内、箇条書きなら3項目が目安となるでしょう。

採用担当者に響く職務経歴書の書き方

採用担当者が応募者について知りたい情報を踏まえ、どのように伝えると効果的にアピールできるかという視点から、職務経歴書の書き方を解説します。

経験・スキルが募集ポジションと合致していることを伝える

採用担当者は、募集職種・ポジションに合致した経験やスキルがあるかどうかを知りたいと考えているため、職務経歴書の各項目で伝えましょう。例えば、「職務要約」ではキャリアの全体像と強みを、「職務経歴」では、業務内容に加えて成果・実績や強みを記載します。「スキル・資格」では、単に「使用ツール：○○○」とするのではなく、「使用ツール：○○○(X年)」のように経験年数も記載すると、説得力を増すことが期待できるでしょう。

成果を数値化しインパクトを伝える

採用担当者は、成果や実績が自社のレベルに達しているかを知りたいと考えているでしょう。「職務経歴」や「自己PR」において成果や実績を数字で表現することで、インパクトを与え説得力を高めましょう。例えば、「挙げた成果」→「そのために用いた手法」→「成果における自身の貢献」の順で記載することで、自身の力量を明確にできるでしょう。また、IT系のプロジェクトマネージャー職などの場合、単に「プロジェクトマネージャー」と記すのではなく、「メンバー数／役割：10名／プロジェクトマネージャー」といったように、プロジェクトの規模や影響範囲を記載することで、よりインパクトを増すことが期待できます。

新しい環境での再現性をアピールする

採用担当者は、応募者が過去に挙げた実績や成果を導いたスキルが、自社でも発揮できるかどうかを知りたいと考えているため、新しい環境でも再現できることをアピールしましょう。そのためには、「経験」だけを記載するのではなく、「経験」→「その経験から学んだこと」→「学びを応用した経験」の順で記載すると、効果的でしょう。

組織適性やチームワークを示す

採用担当者は、応募者が自社の組織で活躍できるかどうかを知りたいと考えているため、「職務経歴」や「自己PR」において、組織適性やチームワークへの貢献をアピールしましょう。チームでの役割や、後輩を指導した経験、チームに貢献したエピソードなどを記載するとよいでしょう。単に「10名のチームをまとめました」とするのではなく、「個性の強い10名のメンバーをまとめ、半期の間、連続してチームの目標を達成した」など、具体的に記載すると、よりアピールにつながることが期待できるでしょう。

熱意や志望度の高さを伝える

採用担当者は「なぜこの仕事をしたいのか」「なぜ自社を志望するのか」を知りたいと考えているため、「自己PR」では、仕事への熱意や応募先企業への志望度の高さをアピールしましょう。志望動機を明確に言語化したり、企業のビジョンと自身のキャリアや志向との接点を伝えたりすると、より効果的でしょう。

例えば、「貴社の社会的意義が高いサービスに携わりたいと考えました」と書くよりは、「これまでの職歴を通じて顧客から感謝されることにやりがいを感じてきたので、社会的意義が高い貴社のサービスに携わることでよりモチベーション高く仕事ができると考えました」などとすることで、より説得力を増すことが期待できるでしょう。

職務経歴書の書き方で評価を下げないための注意点

職務経歴書を作成する際に、印象を損ねたりマイナスに受け取られたりしないために注意すべきポイントを、NG例とOK例を通じて紹介します。

「読みにくい・分かりづらい」を避ける

採用担当者は、多くの応募書類に目を通さなければならないため、読みにくかったり、分かりづらかったりする職務経歴書は、それだけでマイナスイメージにつながりかねません。短時間に効果的にアピールできるよう、情報を極力シンプルにまとめ、適切に区切ることや、結論を先に述べるスタイルが求められるでしょう。

「何をしてきたか分からない」にしない

業務内容を羅列するだけでは、採用担当者は応募者のキャリアやスキルのレベル感を把握しづらいと感じるかもしれません。業務内容に加えて、適宜、成果や実績を盛り込み、組織への貢献もアピールするとよいでしょう。

採用リスクを感じさせない

転職回数が多い場合、特に短期間で転職を重ねると、採用担当者に「忍耐強くない」「不満を持ちやすい」という印象を与え、採用リスクを感じさせてしまうことも考えられます。経歴を伝える際は、転職のストーリー性や、ブランクの理由などを伝えることで、採用担当者に納得感を与えることを意識しましょう

職務経歴書の提出で知っておきたいポイント

職務経歴書を応募先企業に提出する際に、押さえておきたいポイントを紹介します。

ファイル形式とファイル名の設定

職務経歴書は、WordやExcelで作成する人が多いようですが、メールに添付する場合は、企業から特別な指定がない限りPDF形式に変換するのがお勧めです。PDFにすることで、不具合によるレイアウト崩れなどを防げるため、安全性と見やすさが保たれます。ファイル名は「日付」「氏名」「職務経歴書」の順に含めると、内容が一目で分かりやすくなるでしょう。

メールで応募する際のポイント

[メールの件名]
「誰から」の「どのような内容のメールか」が一目で伝わるように、「用件」と「氏名」を明記しましょう。

【例】

もしくは

[メール本文]
メール本文は、必要な情報を簡潔に記しましょう。次の5つの構成要素を順に並べることで、読みやすい文面になることが期待できます。

１．宛名

「法人格＋会社名　部署名　担当者氏名」の順に記載しましょう。会社名は正式名称を記し、担当者の氏名が不明の場合は「採用ご担当者様」としておきます。

【例】

２．あいさつ・氏名

「はじめまして、○○と申します」「お世話になっております。○○です」などのあいさつを添えて、「自分の氏名」を名乗ります。

【例】

３．用件

できるだけ簡潔に記載します。志望動機や自己PRを長々と述べることは避けましょう。添付ファイルにパスワードを設定している場合は、本文でその旨に触れておきます。

【例】

４．結び

最後に、結びの言葉を記載します。面接を希望する旨や、多忙な中、応募書類を確認してもらうことへの感謝を伝える言葉を添えてもよいでしょう。

【例】

５．署名

メールの末尾には署名を記しましょう。名前に読みづらい漢字や、一般的でない読み方がある場合は、ふりがなを添えると親切です。署名には、氏名のほか、連絡先やメールアドレスなど基本的な情報を含めるのが一般的です。

【例】

オンライン応募フォームを利用する際の注意点

企業の採用ページや転職サイト経由で応募する際は、応募フォームに必要事項を入力して送信することもあります。履歴書や職務経歴書を添付できる場合もあるため、送付方法をよく確認しましょう。文字数制限や指定のフォーマットがある場合は、指示に従いましょう。

書類選考を通過しやすくするための工夫

書類選考を通過するためには、企業側の募集要件にマッチするよう、業務内容に関連するキーワードを意識して記載することが大切です。また、「履歴書に空欄が多い」「職務経歴書の内容が薄い」「誤字脱字が目立つ」といった書類は、意欲や社会人としての基本的な姿勢に疑問を抱かれる可能性があるので、注意しましょう。送信後、しばらく経っても返信がない場合は、丁寧な文面のフォローアップメールを送るのも一案です。

【テンプレートダウンロード】約90職種の職務経歴書サンプル

職務経歴書は職種によってアピールすべき内容や構成が異なるため、自身の職種に合った書き方を選ぶことが大切です。以下に、約90職種の職務経歴書サンプル（Word形式）のリンク先を案内しますので、自身の職種や自身の職種に近いものをダウンロードして、記入見本を参考にしながら経歴を整理してみましょう。

なお、ここで紹介するのは基本的な「編年体形式」ですが、前述のとおり、「逆編年体形式」や「キャリア形式」など、他のスタイルも存在します。目的に応じて使い分けましょう。

IT・通信系技術職

IT・通信系技術職では、専門性が求められるため、企業によっては、特に職務経歴書が重要視されることもあるでしょう。スキルや経験は簡潔に、または表で整理して伝えましょう。

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電気・機械・自動車系技術職

電気・機械・自動車技術職では、自身の経験や技術と企業ニーズの一致が重要です。経験は時系列・表形式で整理し、工程や役割を明確に記載しましょう。加えて、折衝力やマネジメントなどのヒューマンスキルも強みとして伝えましょう。

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営業職

営業職は業界や顧客により求められる力が異なるため、商材、営業手法、実績などを具体的に記載しましょう。さらに、工夫や戦略、提案力や課題解決力といったスキルはエピソードで伝えると効果的です。

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販売・サービス

販売・サービス経験者は、経験業務や個人の仕事のスタイルをより理解してもらうために、取扱商品や売上実績の他に、積極的に取り組んできたことなどを表形式を使って、わかりやすく記載しましょう。

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オフィスワーク

オフィスワーク職では「事務スキル」「正確性」「ホスピタリティ」が重視されると考えられます。業務経験は見やすく丁寧にまとめましょう。分かりやすい書類作成自体が、事務能力のアピールにもつながります。

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メディカル・化学・食品系技術職

メディカル・化学・食品系技術職では専門性が重視されるため、企業ニーズに合ったスキルや経験を的確にアピールしましょう。加えて、顧客との折衝能力や提案改善などの取り組み、マネジメントなどのヒューマンスキルも強みとして整理すると効果的です。

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企画・事務職

企画・事務職では職種名だけでは業務内容が伝わりにくいため、企業や部署の規模、自身の役割を明確に示すことが大切です。会社概要を含め、職務経歴は箇条書きで分 りやすく整理しましょう。

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金融・不動産系専門職

金融・不動産系専門職では、専門性や実績が伝わるよう工夫が必要です。分野や関与したプロジェクト、成果は表で整理し、業務の「質」は役割や関わり方、「量」は物件名や施設名などで具体的に示しましょう。

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第二新卒

第二新卒の場合は、経験を正しく伝えるために、業務内容や職場環境を丁寧に記載しましょう。厚生労働省によると、第二新卒とは学校（高校、専門学校、短大、高専、大学、大学院）卒業後、おおむね3年以内の者（学校卒業後すぐに就職する新卒者は除く)、また、職務経験の有無は問わないことを指すようです。 志向や目指す姿が伝わる自己PRも重視し、自分らしさを表現して差別化を図ることが大切です。

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英語の職務経歴書（英文レジュメ）のサンプル

英文レジュメは、経験やスキルを簡潔かつ明確に伝えることが重要です。英語力の判断材料にもなるため、スペルミスに注意しましょう。EXPERIENCE・EDUCATION・ADDITIONAL INFORMATIONを軸に、具体的に実績を記載しましょう。