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面接の日程調整メールの書き方・返信のポイント【メール例文あり】

書類選考を通過し、いざ面接となった場合、面接の日程調整はどうしたらよいの?応募先企業から面接日程を打診するメールが来たけど、どう返信すればよい?と、迷う方も多いのではないでしょうか。

ここでは、面接の日程調整メールのポイントと、例文を交えて書き方や返信方法について、わかりやすく解説していきます。

面接の日程調整のメールの返信は、早めに返信

面接では複数の候補者がいることも多く、日程調整に時間がかかるとその間に他の応募者に内定が出てしまう、といったケースもあります。また、在職中などで、やっと現職との調整がついたとしても、調整した日程がすでに埋まっている可能性もあります。そのため、応募先企業の採用担当者から日程調整のメールを受け取ったら、自身の調整がつく範囲で、できる限り早めに対応するようにしましょう。

応募企業の日程調整に、すぐに回答できない場合は、「大変申し訳ございません。現職の業務の都合で日程が分かるのが●月●日になります。●日までにご連絡させていただきますので、よろしくお願い申し上げます」といった内容のメールを送りましょう。

希望の日程を自分で決められる場合は、複数候補を設定

応募先企業から面接の候補日の指定がなく、応募者が設定する場合は、可能な限り多くの候補日を設定することをおすすめします。応募企業の採用担当者は、通常の業務を行いながら面接の時間を調整しています。このような採用担当者の状況を考慮し、応募者側から面接希望日を伝える場合はできる限り多い日程を設定しましょう。同じ日でも、違う時間帯(例えば、10時~11時と17時~18時など)がある場合は、その旨を伝えたほうが親切です。

提示された日程で調整できない場合は、希望日を打診

応募先企業から面接の候補日を調整されたけれど、どうしてもその日は時間の調整ができない…という場合も考えられます。
その場合は、調整できず申し訳ないという気持ちを表した上で、応募先企業から提示された日とできる限り近い日程、あるいは最短の日程を提示し、改めて調整をお願いしましょう。この際、採用担当者に理解してもらえるよう、「諸事情により」などのあいまいな理由ではなく、調整できなかったやむを得ない理由を簡単に添えておくとよいでしょう。

日程調整のメールの例文

日程調整のメールの例文を紹介します。ここでは、「自分から面接候補日を提示する場合」
「企業から候補日をもらって返信する場合」「調整済の日程を変更したい場合」の例文を記載しています。ぜひ参考にしてください。

自分から面接候補日を提示する場合

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株式会社●●
人事部 ●● ●●(フルネーム)様

お世話になっております。
この度、貴社の求人に応募させていただきました、●● ●●(フルネーム)と申します。

面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
希望日程を下記に記載いたします。日程のご調整の程、何卒よろしくお願いいたします。

1 ●月●日(●)●時~面接開始希望
2 ●月●日(●)●時~▲時(▲時に面接終了を希望)
3 ●月●日(●)●時以降、いつでも調整可能

上記でのご都合はいかがでしょうか。
ご確認・ご検討いただけますと幸いです。
ご多忙の折、大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

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名前
メールアドレス
携帯番号
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【返信のポイント】

時間帯を提示する場合、面接を開始する時間なのか、面接が終わる時間なのかを明確にしましょう。例えば、「13時~16時」とした場合、16時は面接の開始時間なのか、面接の終了希望時間なのかが分かりにくいからです。
また、「13時~」とする場合、「13時からが希望なのか」「13時以降であれば、いつでもよいのか」が分かりにくいため、状況を加えておくほうが親切です。

企業から候補日をもらって返信する場合

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株式会社●●
人事部 ●● ●●(フルネーム)様

お世話になっております。
この度、貴社の求人に応募させていただきました、●● ●●(フルネーム)と申します。

この度は面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
ご指定の書類を持参の上、下記日時におうかがいさせていただきます。

●月●日(●)●時~

ご多忙の折、面接日程をご調整いただき、誠にありがとうございます。
貴重なお時間を頂戴することとなりますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

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名前
メールアドレス
携帯番号
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【返信のポイント】

●複数候補を提示された場合、指示がなかったとしても複数の日程を選択することをおすすめします。面接担当者も選びやすくするためです。
●希望日程は、日時(曜日を含む)を記載しましょう。採用担当者との認識のずれがないようにするためです。

提示された面接候補日で調整できない場合

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株式会社●●
人事部 ●● ●●(フルネーム)様

お世話になっております。
この度、貴社の求人に応募させていただきました、●● ●●(フルネーム)と申します。

この度は、面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
たいへん恐縮なのですが、ご提示いただきました日程では出張の予定が入っており、
貴社におうかがいすることが難しい状況です。
私の都合でたいへん恐縮です。以下の日程であれば、おうかがいすることが可能です。

1 ●月●日(●)●時~面接開始希望
2 ●月●日(●)●時~▲時(▲時に面接終了を希望)
3 ●月●日(●)●時以降、いつでも調整可能

お忙しい中、たいへんご迷惑・お手数をおかけいたしますが、
ご確認・ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

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名前
メールアドレス
携帯番号
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【返信のポイント】

●まずは調整してもらった日程でうかがうことができないという、お詫びの気持ちを表しましょう。
●調整できない理由は、あいまいな理由ではなく、やむを得ない理由を簡素に伝えましょう
●自身の希望日を提示せず、採用担当者側からの返信を待ち、再度調整がつかない…ということがないように、候補日を提示しましょう。この際、できる限り最短の日程を複数提示することをおすすめします。これにより、採用担当者側に面接希望の意欲を伝えることができるでしょう。

調整済の日程を変更したい場合

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株式会社●●
人事部 ●● ●●(フルネーム)様

お世話になっております。
先日、面接の日程調整をさせていただきました●● ●●(フルネーム)でございます。

●月●日(●)●時~、面接のお約束をいただいておりましたが、
急な顧客対応で、取引先を訪問せざるを得なくなってしまい、
貴社におうかがいすることができなくなってしまいました。
日程調整でお手数をお掛けしたにも関わらず、たいへん申し訳ございません。
誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、可能であれば、以下の日程で再度ご調整を検討いただけませんでしょうか。

1 ●月●日(●)●時~面接開始希望
2 ●月●日(●)●時~▲時(▲時に面接終了を希望)
3 ●月●日(●)●時以降、いつでも調整可能

たいへんお手数をお掛けいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

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名前
メールアドレス
携帯番号
=======================

【返信のポイント】

●まずは調整してもらった日程でうかがうことができないという、お詫びの気持ちを表しましょう。
●調整できない理由は、あいまいな理由ではなく、やむを得ない理由を簡素に伝えましょう
●自身の希望日を提示せず、採用担当者側からの返信を待ち、再度調整がつかない…ということがないように、候補日を提示しましょう。この際、できる限り最短の日程を複数提示することをおすすめします。これにより、採用担当者側に面接希望の意欲を伝えることができるでしょう。

面接をキャンセルしたい場合

選考の過程で入社意欲が下がってしまった、並行して受けていた別の企業に採用が決まったなどの理由から面接を辞退したい。または、体調を崩した、怪我をした、身内に不幸があったといった事情で、設定されている面接日程をキャンセルせざるを得ない場合については、下記の記事を参考にしてください。

面接辞退、面接日程を変更・キャンセルしたいときは、どうすればいい?

メール連絡の気を付けたいマナー

在職中の場合、会社のメールは使用しない

応募先企業の営業時間内にメールを送信しようと、現職の社用メールから送信することは避けましょう。
メールを送信する際は、プライベートで使用しているメールを使用するのが無難です。

自分からメールを作成する場合、件名はわかりやすく。メールを開かなくても、要件・誰からのメールかが分かるように

採用担当者の業務内容によっては、日々、多数のメールを処理している可能性があります。また、採用の時期は通常の業務のメールに加え、他の応募者からのメールも受信・送信していることが考えられます。場合によっては、メールを見逃してしまうかもしれません。こうした状況を考慮し、件名は、わかりやすくシンプルにし、自分の名前を入れましょう。「面接日程のご調整につきまして(陸栄治)」といったようにし、メールを確認しなくても内容がわかるように工夫することをおすすめします。

また、採用担当者からのメールに返信する際は、件名を変えず返信し、「Re:」は付けたままにしておくことをおすすめします。件名を変えると、どんな用件でのメールのやりとりかが分からなくなってしまうからです。同じ用件でのメール連絡が増え、「Re:」が続いてしまった場合も一目で件名が分からなくなってしまうため、「Re:」を1~2つ残し、件名は削除・変更しないようにするとよいでしょう。

 返信するメールは本文を残す

メールを返信する際、本文は削除せず、そのまま残しておくことをおすすめします。採用担当者も自分も、どのような連絡をしていたのかが1通のメールで確認できるようにするためです。

 宛名は、会社名+部署+フルネームの順に正式名称で

メールの宛名は、会社名・部署・フルネームを記載しましょう。ていねいな印象を与えるため、会社名の法人格や部署名を略したり、名前を苗字のみにするのは避けましょう。
会社名や部署名が長くとも、2行以内におさめるのが一般的です。

メールにはお礼の文面を入れる

応募先企業の採用担当者にメールを送信する際は、好印象を持ってもらえるよう、お礼の文面を入れましょう。「面接の日程調整ありがとうございます」「ご返信いただき、誠にありがとうございます」と言った文面を加えることをおすすめします。こうすることで人柄や、ビジネスマナーがある人だ、というアピールにもなるでしょう。

署名を忘れずに入れよう

応募先企業にメールを送る際には、署名を入れることをおすすめします。署名がないと誰からのメールかが分からず、採用担当者を困らせてしまう可能性もあるからです。また、署名があることで「メールの内容はここで終了」という意味にもなります。
署名には、名前、メールアドレス、携帯電話番号を記載し、間違いがないか念入りにチェックしましょう。署名に使用する罫線などは、ビジネスシーンに合うシンプルなものをおすすめします。あまりにも装飾が多く派手な罫線は、ビジネス向きでありません。
また、入れ忘れがないよう、メールソフトで自動挿入にしておくことをおすすめします。

リクルートエージェントは候補者に代わって企業と面接日程の調整を行うことが可能です。日程調整をスムーズに行いたい方はリクルートエージェントをご活用ください。
※ただし、ご経験やご希望によってはサービスを提供できない場合がございますのでご了承ください。