転職活動の履歴書を作成する際には、テンプレートを利用すると便利です。組織人事コンサルティングSeguros、代表コンサルタントの粟野友樹氏に、履歴書テンプレートの使い方や正しい書き方、作成時の注意点などを伺いました。自分の履歴書作成に役立てましょう。
履歴書のテンプレート
履歴書の書式にはさまざまなパターンがあります。3つのテンプレートを紹介するので、自分に合うものをダウンロードしましょう。
【厚生労働省のテンプレート】
2021年4月に厚生労働省が公正な採用選考を行うことを目的として制作した様式です。「性別」欄は任意記載のため、未記載とすることも可能です。また「通勤時間」「扶養家族数」「配偶者」「配偶者の扶養義務」の項目がないので記入する必要がありません。
| 基本のテンプレート（厚生労働省様式） |
【自己PRや長所をアピールするテンプレート】
経歴が浅い場合や、応募する職種にマッチする強みをよりアピールしたい場合のテンプレートです。学歴・経歴、資格・免許欄を小さくし、特技や長所、短所などを自由に書き込むことができます。
| 長所や個性をアピールしたい方向け | |
| いくつかのポイントで自分をアピールしたい方向け |
【志望動機をアピールするテンプレート】
職歴や経験に自信がない場合や、異業界や未経験職種に挑戦する場合には、志望動機や入社意欲を強調できるテンプレートがお勧めです。
| 志望動機をアピールしたい方向け |
履歴書の見本（サンプル）
↓項目別の書き方とポイントへジャンプできます。
| 志望動機 |
| 自己PR |
| 免許・資格 |
| 趣味・特技 |
| 本人希望欄 |
履歴書テンプレートの使い方と手順
履歴書のテンプレートには、Word形式、Excel形式、PDF形式があります。ここではテンプレートの使い方と手順を解説していきます。
Word形式、Excel形式のテンプレートの使い方
それぞれのソフトを使って各項目に入力した後、PDF形式に変換してから印刷して郵送するか、メールに添付して送付します。以下の作成手順を参考にしましょう。
作成手順１：全ての項目に入力
履歴書の全ての項目に記入します。読みやすさに配慮し、誤字・脱字の確認・修正も必ず行うことが大事です。履歴書の各項目の詳しい書き方は以降で解説するので、そちらを参考にしましょう。
作成手順２：フォントのサイズなどを整える
氏名の上に記載するふりがなは、漢字の上にくるように調整します。氏名のフォントサイズはスペースに合わせて大きさを調整すると良いでしょう。現住所と連絡先が同じ場合は、左詰で「同上」と書きます。
志望動機や自己PRなどの文字数は200〜300文字程度が目安です。文字数を増やすためにフォントを小さくすれば、相手にとって読みにくくなるので注意しましょう。記入欄のスペースが大きい場合は、読みやすさに配慮した文字数とすればOKです。
作成手順３：入力済みのファイルは必ず保存・保管する
入力済みのファイルは、自分の応募書類のテンプレートとして保存・保管しましょう。応募企業に合わせて記載内容を修正・変更するなどで、今後の転職活動に役立てることができます。
作成手順４：ファイルをPDFに変換する
応募書類とするファイルは、第三者に改変されることがないようPDFに変換します。印刷する場合でもPDFは書式が崩れないので便利ですし、面接に向けて記載した内容を確認する際にも使用できます。
PDF形式のテンプレートは手書きする場合に使う
PDF形式のテンプレートはパソコン入力ができないため、印刷して手書きの履歴書として使います。手書きする場合は、一社のみに向けた内容を記載するため、他社に応募する書類は再度作成することが必要です。
テンプレートで履歴書を作成する際のよくあるQ&A
Word形式とExcel形式、どちらがお勧め？
どちらでも採用選考に影響はありません。使い慣れているソフトで作成すると良いでしょう。
スマホで履歴書を作る場合は？評価に影響しない？
スマートフォンでもアプリを使えば履歴書を作成できますし、写真などのデータも添付可能です。データを送信すればコンビニで印刷することもできます。
スマートフォンのアプリで作成した履歴書でも評価に影響はありません。ただし、入力漏れや誤字脱字が発生しやすいので、しっかり確認しましょう。
履歴書の印刷はどこでできる？
コンビニの複合機などを使えば印刷できますし、データもネット上で送信することができます。ただし、対応していない店舗もありますし、アプリで作成する場合には、アプリの種類によって対応していない複合機もあります。事前に確認しておきましょう。
パソコン作成の履歴書には写真を添付しなくていい？
応募企業からの指示がない場合は、写真の添付は必要です。写真スタジオや写真館、スピード写真機などを利用した場合、写真の現物とあわせて画像データを入手することができます。また、撮影した画像データをパソコンに取り込んで貼り付けることも可能です。
履歴書の書き方とポイント
履歴書の書き方と、各項目で注意したいポイントを解説します。
学歴の書き方
下記のポイントを押さえましょう。
- 義務教育は卒業年次のみ、高等学校以上は入学年次と卒業年次を記入
- 大学や専門学校の名称や学部・学科名は略さずに正式名称を明記
- 中退した場合も、年月とともに「中途退学」と記載
- 年号は略さない
学歴はどこから書けばいい？
明確な決まりはありませんが、高校以降は義務教育ではないため、どのような高校にいつ入学し、何年間で卒業したのか一目でわかるように「高校入学」から書くのが一般的です。
職歴の書き方
履歴書には、原則すべての入退社歴を省略せずに記入します。退職理由を詳細に書く必要はありませんが、退職後に半年以上の空白期間がある場合、その理由を端的に記すと早期離職への懸念などを払拭しやすいでしょう。具体的な書き方は下記を参考にしましょう。
- 自主退社の場合は基本的に「一身上の都合により」「契約期間満了により退職」と記載
- 企業側の事情（倒産・解雇など）で離職した場合は「会社都合により退社」と記載
- 留学や育児などが理由でブランクがある場合、「海外留学（育児）のために１年間離職」などと記載しても良い
- 在職中の場合は、職歴の最後に「在職中」または「現在に至る」と記載
- 全ての職歴を記載したら最後に「以上」と書く
在職中の転職活動の場合は？
職歴の最後に「在職中」「現在に至る」と記載します。退職予定日が決まっている場合は、本人希望欄に「〇月〇日退職予定」などと書くと良いでしょう。
・履歴書の職歴欄の正しい書き方
・「在職中」の履歴書の書き方は？（職歴欄、「退職予定日」・「連絡方法」記入例あり）
・履歴書の「現在に至る」「在職中」「以上」はいつ、どう書く？正しい書き方を解説【見本付】
・履歴書に異動歴はどう書いたらいい？異動経験の書き方見本と解説付き
・職歴が多くて履歴書に書ききれない…履歴書の書き方のポイントを解説
・履歴書に書く退職理由、どんな場合が「一身上の都合」？
・履歴書で「以上」は、どこに記載するのが正しいのでしょうか？
・履歴書には「退社」と「退職」どちらを使うのが正解？
志望動機の書き方
目安は200〜300文字程度、多くても400文字以内とし、読みやすさに配慮することが大事です。たくさん書きたい場合は志望動機のスペースが大きい履歴書を選ぶと良いでしょう。
自分のキャリアを棚卸しした上で、転職先で実現したいこと、転職先に貢献できることなどと結びつけて書くと説得力ある内容にできます。逆に、志望動機を書く時間がない場合は、志望動機の欄がない履歴書を使う方法もありますが、面接で必ず聞かれるので整理してまとめておきましょう。
・志望動機の伝え方・書き方まとめ【 転職の面接や履歴書で使える例文集】
・【志望動機の例文集と書き方】選考通過に近づくには、履歴書にどう書く？
・転職の「志望動機」と「自己PR」の違いとは？履歴書の書き方のコツと例文を紹介
自己PRの書き方
文字数の目安は志望動機と同じです。これまでの経験・スキルをもとに強みをアピールし、応募企業に貢献できることまで伝えると良いでしょう。
そのほか項目別の書き方
以降で、それぞれの項目の書き方を解説します。
免許・資格の書き方
履歴書の免許・資格は正式名称を記入しましょう。免許を取得年度順に記入してから資格を記入すると良いでしょう。資格が多い場合は、業務に役立つ資格を記入するほうがアピールできます。
記載できる資格がない場合は「特になし」と記載します。資格取得に向けて勉強中のものは「資格取得中」などと記載しても良いでしょう。
また、TOEICや英検などを書く際、企業によって求められる英語レベルが違うので注意しましょう。一般的にビジネスレベルで求められる力は、TOEIC600点以上、英検2級以上が目安です。
【参考記事】
・履歴書の免許・資格欄の書き方
・TOEICや英検はどのレベルなら履歴書に書いてアピールできる？
・ITパスポートの資格取得は転職に役立つ？メリット・デメリット、履歴書の書き方を解説
・何も資格を持っていない場合、履歴書の資格欄はどのように書いたらよいのでしょうか？
趣味・特技の書き方
仕事に役立つ特技や自身のPRになる趣味などを書きます。自分の人柄などを伝えることができ、面接の会話の糸口にもなるでしょう。
本人希望欄の書き方
企業から希望の職種や勤務地などを記載するよう指示された場合は、それに従います。在職中の転職活動の場合は、連絡手段や連絡の取りやすい方法などを記載しても良いでしょう。特に希望がない場合は「貴社の規定に従います」と記載します。
履歴書を書く際に注意したいこと
履歴書で違和感やマイナス印象を与えないためにも、注意したいことを把握しておきましょう。
年号を統一する
誕生年、学歴、職歴、免許や資格取得日などの欄に年号を表記する際には、西暦(20XX年など)と和暦(平成〇〇年など)を混在させず、どちらかに統一します。
職務経歴書とも年号を合わせると相手も情報を把握しやすいでしょう。
手書きする場合の注意点
手書きの履歴書には黒のボールペンを使用します。万年筆や消えるボールペンなどは避けましょう。また、一般的に履歴書には修正液や修正テープは使用しないため、書き損じた場合には新たな履歴書を作成し直すほうが良いでしょう。
履歴書の書き方でよくあるQ&A
履歴書はコピーして使ってもいい？
一般的に履歴書はコピーして使用することはありません。コピーは使い回しと思われ、志望度が低いと判断される可能性もありますし、応募企業ごとに志望動機や自己PRを書き換えたほうがよりアピールにつながるでしょう。
【参考記事】履歴書はコピーして使っても良い？
履歴書に書くことがない場合、空欄のままでもいい？
採用担当者が記載漏れかどうかを判断できない可能性があるので、全ての欄を埋めましょう。書くことがない場合は「特になし」と記載すればOKです。
「御社」と「貴社」どっちを使えばいい？
ビジネス文書の書面では「貴社」と書くので、履歴書も「貴社」とすることが一般的です。面接など口頭で伝える際には「御社」を使いましょう。
履歴書の写真のサイズは？
履歴書の写真のサイズは2.4×3cm、または3×4cmが一般的です。原則、3カ月以内に撮影したものを使用します。
アルバイトは職歴に入らない？
中途採用の場合、アルバイトは職歴に記載する必要はありません。ただし、アルバイト経験が応募する仕事に活かせる場合は、アピール材料の一つとして記載する方法もあります。
履歴書はパソコン作成と手書きのどちらがお勧め？
どちらでも選考に影響はありません。ただし、手書きの履歴書は、書き損じた際に作成し直す手間が掛かります。応募企業ごとに書き換えることもできないため、パソコン作成のほうが便利でしょう。
履歴書を送付・持参する際の注意ポイント
郵送・メール・持参、それぞれのケースの注意ポイントを紹介します。
郵送する場合
添え状（送付状）を同封し、折りたたまずクリアファイルに挟んで送るのが一般的です。封筒は無地の定型封筒(角形A4号または角形2号)を使いましょう。宛名を書くペンは油性のものを使用します。配達中に雨などで少々濡れても、にじんで宛先が判別できない、というリスクを避けることができます。
封筒の表面には赤色で「履歴書在中」と書き、職務経歴書も同封する場合は「応募書類在中」と記載しましょう。また、郵便物の送付にかかる時間や料金などにも注意することが大事です。
添状の書き方見本
・【履歴書の送り方】郵送・メール・手渡しの送り方別マナー
・転職活動の履歴書の正しい折り方｜郵送・手渡しなどの注意ポイントも解説
・履歴書を郵送する場合、封筒に貼る切手の料金は？
・履歴書に同封する送付状（添え状）の書き方とポイントを紹介【テンプレート付き】
・履歴書や職務経歴書の封筒の書き方と送付時のマナー
・「履歴書在中」は必須？履歴書を提出する際のマナーを解説
・採用担当者の名前が分からない場合の宛名の書き方は？
メールや採用フォームで送る場合
履歴書はPDFファイルに変換してから送ります。採用担当者が管理しやすいように、ファイル名には「日付」「氏名」「履歴書だとわかる件名」を入れておきましょう。送付方法は応募企業の指定に従います。メールで送付する場合は、本文に以下を記載しましょう。
- 宛名
- 冒頭の挨拶
- 氏名と簡単な自己紹介
- 履歴書送付の旨
- 結びの挨拶
- 署名
持参する場合
履歴書が折れたり汚れたりしないように、封筒に入れて持参します。履歴書をクリアファイルに挟んでから封筒に入れておくとより安心です。持参した封筒は、提出を求められたタイミングで手渡しましょう。
履歴書の重要性とは？
履歴書は応募者の基本的な情報を企業に示す書類です。各種情報で身元を証明すると同時に、自分自身を採用担当者に紹介するための資料だと考えましょう。応募企業は履歴書や職務経歴書をもとに書類選考を行うので、ミスやアピール漏れがないように注意することはもちろん、応募企業の「求める人物像」にマッチする要素を伝えることが重要です。また、履歴書に書いた内容は、面接でも掘り下げられます。志望動機・自己PRなどの自由度が高い記載欄には、面接でアピールしたいことを書くと良いでしょう。
組織人事コンサルティングSeguros 代表コンサルタント 粟野友樹氏
約500名の転職成功を実現してきたキャリアアドバイザー経験と、複数企業での採用人事経験をもとに、個人の転職支援や企業の採用支援コンサルを行っている。
