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応募先企業に出した履歴書は返却される?

応募先企業に提出した履歴書は、不採用になった場合、返却してもらえるのでしょうか。別の企業に応募するための参考にしたい、あるいは連絡先や顔写真などの個人情報が記載された書類なので、選考後の取り扱いが気になる…という方もいるのではないでしょうか。
結論からいうと、履歴書の返却に応じてもらえる場合とそうでない場合があります。ここでは、応募先企業に返却を求める方法など、履歴書の返却に関する情報をご紹介します。

履歴書を返却してもらうには

リクルートエージェントが独自に採用担当者向けにアンケート調査を行い、応募書類として受け取った履歴書を返却するか・しないか聞いてみたところ、回答のあった300社のうち、「返却する」と答えた企業は約4割(116社)でした。「要望があれば返却している」も約4割(114社)。「返却しない」は約2割(70社)。全体の約8割が「返却している」または「返却に応じる」という結果になっています。

Q.不採用になった応募者に履歴書を返却していますか?


出典:リクルートエージェントが2019年3月に実施した採用担当者向アンケートより

ちなみに、一度提出した書類の所有権は受理側に移るため、企業が履歴書を返却する義務は基本的にありません。ただし、履歴書には個人情報が記載されているので、企業には個人情報を保護する義務が生じ、違反時は罰則が適用されることになっています。企業の約8割が履歴書の返却に応じているというアンケート結果は、個人情報保護への負担や、返却しないことでのトラブルを防止するなどの理由が背景にあるといえます。

提出した書類を返却してもらうには?

履歴書を返却してもらいたい場合は、まず応募前に求人の募集要項を確認し、履歴書の取り扱いへの企業の対応を確認します。履歴書の返却に関する記載がない場合は、応募時や面接時に、「提出した書類を返却してもらえるのか」を確認したうえで、「不採用の場合は履歴書を返却してほしい」旨をあらかじめ企業に伝えましょう。返却を検討してくれることがあります。

履歴書は場合によっては、返却されないこともある

前述の通り、基本的には企業が履歴書を返却する義務がないため、返却を希望しても応じてもらえない場合もあります。それは企業が履歴書を返却しない理由があります。履歴書を返送するには、封筒や郵送費、返却作業を担当する人件費などがかかります。数百~数千通の応募が集まるケースでは、不採用者全員に履歴書を返却すると、かかるコストも膨大になってしまうからです。

他方で、履歴書を返却しない企業は、法律に則り、選考後、不要となった個人情報(履歴書)の廃棄処分について自社ルールを定め、1~2ヶ月など一定期間履歴書を保管した後、溶解処理やシュレッダーの裁断・廃棄を実施するのが一般的です。

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履歴書の使い回しはNG

作成した履歴書を次の応募時の参考にしたい場合は、提出する前にコピーを取るようにしましょう。履歴書が返却されるか否かに関わらず、いつでも参照できるので安心です。また、返却された履歴書を、他の企業に応募するときに再利用することはやめましょう。皺や折り目が複数入り、明らかに「使いまわしている」とわかるような履歴書では、採用担当者の印象アップにはつながりません。

採用担当者は、採用のプロフェッショナル。応募書類が自社向けに書かれているものかどうかを見抜かれ、入社意欲を疑われてしまいます。履歴書は項目も多く、作成するのに手間も時間もかかりますが、応募先企業に適した履歴書を新しく作成しましょう。

履歴書に代わるキャリアシートを活用する

「できるだけ採用に結びつくような効果的な履歴書を作成したい」と思うのは、転職を希望する多くの方の想いではないでしょうか。リクルートエージェントでは、履歴書に代わるキャリアシートを用意しています。

キャリアシートの特長は、入力すればデータとして保管ができるため、企業に提出済のキャリアシートの内容をいつでも参照できることです。記入に際しての注意点を項目ごとに設けているので、チェックポイントを確認しながら効果的な履歴書を作成することが可能です。リクルートエージェントのキャリアシートを活用しながら、転職活動の成功への第一歩を目指しましょう。

リクルートエージェントでは、履歴書や職務経歴書のアドバイスや、応募した企業の面接で質問されることなどの傾向や、どんな候補者が評価されるかなどの情報をお伝えすることができます。転職活動でお悩みの方はぜひ相談に来てみてください。