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履歴書をメールで送る方法とマナー

履歴書をメールで企業に送る場合、「履歴書のファイル形式は?」「気を付けるべきマナーは?」など不安に思う方もいるのではないでしょうか。

ここでは企業にメールで履歴書を送る際にのよくある疑問の解決策をまとめてご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

履歴書のファイルの作り方

履歴書は「PDF形式」に

作成した履歴書は「PDF形式」に変換してから送ることをおすすめします。PDF形式に変換することで、送り先のパソコンの使用環境に左右されずにファイルを開くことができるなどの利点があるからです。

PDF形式への変換方法

パソコンで履歴書を作成した場合

WordやExcelのファイルなら「名前を付けて保存」を選択後、ファイルの種類を「PDF」を選んで保存します。また、その他の形式のファイルでも「PDF作成・変換ソフト」をインストールすればファイル形式をPDFに変換することが可能です。

手書きで履歴書を作成した場合

履歴書を手書きで作成している場合は、履歴書をスキャンしてPDF化しましょう。家庭用のプリンターでもスキャニングできる機器があります。また、スキャニングに対応した機器がなくても、コンビニのコピー機でスキャンすることも可能です。

ファイル名のつけ方

ファイルを確認する採用担当者が誰の・どんな内容のファイルなのか分かりやすく、かつ管理しやすいよう「日付」「氏名」のファイル名にしましょう。

【ファイル名の例】 20190220_陸太郎_履歴書

ファイルにはパスワードをかける

履歴書は、氏名・住所・連絡先など個人情報が記載された大切な書類です。誤送信などでの流出を防ぐためにも、メール送信時には履歴書のファイルにパスワードを設定しておくことをおすすめします。

履歴書をメールで送る際のマナー

件名はひと目で履歴書だとわかるように

企業の採用担当者は、応募者とのやり取りや社内業務など毎日多くのメールの送受信をしています。そのため「件名」だけでメールの「内容」と「名前」がすぐにわかるようになっていると親切です。

メール文面はわかりやすく簡潔に

メールの文面は、読んだ相手がわかりやすいよう簡潔に書くのがポイントです。

「① 宛名」
「②氏名と簡単な自己紹介」
※直接応募する場合は、氏名に加え簡単な自己紹介を添えましょう
「③ 履歴書送付の旨」
「④ パスワード別メールで送付する旨」
「⑤ 結び」
「⑥ 署名」

の順に書くと見やすい文面になるでしょう。
また、応募先企業への質問・確認事項がある場合は④と⑤の間に記載しましょう。

署名は忘れずに付ける

メール文面の最後には「氏名」「住所」「電話番号」「メールアドレス」を記載した「署名」を挿入しておくことをおすすめします。氏名に読みが難しい漢字が含まれている、あるいは一般的な読み方と異なる場合は、ふりがなを付けると親切です。メールアドレスは、在職中であっても会社のものではなく個人で使用しているメールアドレスを記載するのが無難です。

履歴書をメールで送付する際の例文

上記の要素を踏まえ、履歴書をメールで送付する際は、見やすさを第一にわかりやすく書くことをおすすめします。ここでは「企業に直接メールで応募をする場合」「企業から履歴書の送付指示があった場合」「パスワードを送る場合」の3つのケースの例文を紹介します。

企業に直接メールで応募をする場合

【件名】
○○○職応募の件/氏名(フルネーム)

【文面】
株式会社○○○○
採用ご担当者様

はじめまして。
○○○○と申します。

○○○○(媒体名)で御社の求人情報を拝見し、前職での
○○○○の経験を御社の○○○○に活かせるのではと思い、
○○○職に応募したくご連絡を差し上げました。

こちらのメールに履歴書を添付しております。
ご査収の程、お願い申し上げます。

また、応募書類にはパスワードを設定しております。
後ほど、パスワードを別途お送りさせていただきますので、
ご確認いただけますでしょうか。

お忙しいところ大変恐縮ですが、
面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒、宜しくお願い申し上げます。

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■氏名
■郵便番号
■住所
■電話番号
■メールアドレス
==================

企業から履歴書の送付指示があった場合

【件名】
○○○職応募の件/氏名(フルネーム)

【文面】
株式会社○○○○
採用ご担当者様

はじめまして。
○○○○と申します。

ご指示いただきました、履歴書を添付いたします。
お手数ですがご査証のほど、宜しくお願いいたします。

尚、応募書類にはパスワードを設定しております。
後ほど、パスワードを送付させていただきますので、
ご確認いただけますでしょうか。

お忙しいところ大変恐縮ですが、
面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒、宜しくお願い申し上げます。

==================
■氏名
■郵便番号
■住所
■電話番号
■メールアドレス
==================

パスワードを送る場合

【件名】
履歴書のパスワード送付の件/氏名

【文面】
株式会社○○○○
採用ご担当者様

先程、履歴書をお送りさせていただいた○○○○です。
添付ファイルに設定したパスワードを送付いたします。

パスワード ○○○○

お手数をおかけいたしますが、
ご確認、ご検討の程、何卒宜しくお願い申し上げます。

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■氏名
■郵便番号
■住所
■電話番号
■メールアドレス
==================

メールを送る前に最終チェック

履歴書をメールで送る際には、送信する前に必ず最終チェックすることをおすすめします。

・履歴書のファイルは添付されているか
・件名はわかりやすくなっているか
・宛名が間違っていないか
・宛先(メールアドレス)が間違っていないか
・署名が入っているか
・誤字脱字はないか

これらをひとつずつチェックをして「間違いがない」と確認した上でメールを送りましょう。