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履歴書をメールで送る場合のマナー|送り方例文&添付方法の解説付き

履歴書をメールで送る場合のマナー

履歴書をメールで企業に送る場合、「履歴書のファイル形式は?」「気を付けるべきマナーは?」など不安に思う方もいるのではないでしょうか。

ここでは企業にメールで履歴書を送る際にのよくある疑問の解決策をまとめてご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

履歴書をメールで送る際のポイント

転職活動中、メールで履歴書を提出するよう求められることがあります。
履歴書をメールで送る際に意識すべき3つのポイントを紹介します。

件名、本文はわかりやすく

採用担当者は毎日多数のメールを扱っているため、メールの用件が簡潔に伝わる件名を意識しましょう。本文も、読んですぐ理解できる「わかりやすさ」がポイントです。本文の構成や件名の書き方は次の章「履歴書を送るメールの作り方」で解説します。

履歴書はパスワードをかける

履歴書は、氏名・住所・連絡先といった個人情報が記載された大切な書類です。メールを送る際には履歴書のファイルにパスワードをかけておくことで、誤送信をしてしまった場合の個人情報流出を防ぐことにもつながります。パスワードの設定方法は、後半で解説します。

メールは本文とパスワード通知の2通送る

履歴書が添付されたメールとパスワードは別で送ります。最初のメールを送信した直後に、パスワード通知のメールも忘れずに送りましょう。

履歴書を送るメールの作り方

履歴書を送るメールは、必要な情報がわかりやすく、抜け漏れなく記載されていることが重要です。メールを作成する際には、以下のポイントをおさえましょう。

メール件名の書き方

件名は「誰から」と「どのような内容」かが簡潔に伝わるように、「要件」と「氏名」を記載しましょう。

============
○○○職応募の件/氏名(フルネーム)
もしくは
履歴書ご送付の件/氏名(フルネーム)
============

具体的な要件がわかりにくい件名、例えば「応募の件」や「よろしくお願いします/氏名」のような書き方だと、見落とされたり迷惑メールだと間違われたりする恐れがあります。

本文の構成

メール本文には、必要な情報を簡潔に記載する必要があります。次の1~5の構成要素を上から順に記載することで、読みやすい文面になります。

  1. 宛名
  2. 氏名と簡単な自己紹介 ※直接応募する場合は、氏名に加え簡単な自己紹介を添える
  3. 要件
  4. 結び
  5. 署名

署名を記載する際の注意点

メール文面の最後には署名を入れましょう。氏名に読みが難しい漢字が含まれている、あるいは一般的な読み方と異なる場合は、ふりがなをふると親切です。メールアドレスは、在職中の場合でも、会社用ではなく個人で使用しているメールアドレスを記載しましょう。署名の項目は以下のようになります。

==================
氏名
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
==================

履歴書をメールで送付する際の例文

上記の要素を踏まえ、履歴書をメールで送付する際は、見やすさを第一にわかりやすく書くことをおすすめします。ここでは「企業に直接メールで応募をする場合」「企業から履歴書の送付指示があった場合」「パスワードを送る場合」の3つのケースの例文を紹介します。

企業に直接メールで応募をする場合

【件名】
○○○職応募の件/氏名(フルネーム)

【文面】
株式会社○○○○
採用ご担当者様

はじめまして。
○○○○と申します。

○○○○(媒体名)で御社の求人情報を拝見し、前職での
○○○○の経験を御社の○○○○に活かせるのではと思い、
○○○職に応募したくご連絡を差し上げました。

こちらのメールに履歴書を添付しております。
ご査収の程、お願い申し上げます。

また、応募書類にはパスワードを設定しております。
後ほど、パスワードを別途お送りさせていただきますので、
ご確認いただけますでしょうか。

お忙しいところ大変恐縮ですが、
面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒、宜しくお願い申し上げます。

==================
氏名
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
==================

企業から履歴書の送付指示があった場合

【件名】
○○○職応募の件/氏名(フルネーム)

【文面】
株式会社○○○○
採用ご担当者様

はじめまして。
○○○○と申します。

ご指示いただきました、履歴書を添付いたします。
お手数ですがご査証のほど、宜しくお願いいたします。

尚、応募書類にはパスワードを設定しております。
後ほど、パスワードを送付させていただきますので、
ご確認いただけますでしょうか。

お忙しいところ大変恐縮ですが、
面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒、宜しくお願い申し上げます。

==================
氏名
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
==================

パスワードを送る場合

【件名】
履歴書のパスワード送付の件/氏名

【文面】
株式会社○○○○
採用ご担当者様

先程、履歴書をお送りさせていただいた○○○○です。
添付ファイルに設定したパスワードを送付いたします。

パスワード ○○○○

お手数をおかけいたしますが、
ご確認、ご検討の程、何卒宜しくお願い申し上げます。

==================
氏名
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
==================

件名は、「履歴書のパスワード送付の件/氏名(フルネーム)」といったように内容を簡潔に記載します。

履歴書の形式とファイル名の付け方

履歴書のファイルを開くのが難しかったり、ファイル名がわかりにくかったりすることがないよう形式やファイル名まで気を抜かず、採用担当者が見やすいものになるよう心がけましょう。おすすめのファイル形式、件名の付け方を紹介します。

ファイル形式はPDFがおすすめ

履歴書は、ExcelかWordで作成している人が多いでしょう。しかし、メールに添付する際には、PDFファイルに変換するのがおすすめです。なぜなら、PDFファイルだと内容の修正・変更ができず、万一の悪用や誤動作による内容の変更を防げるからです。さらに、使用環境が異なってもレイアウトが変わらないため、採用側が印刷する際のレイアウト修正などの手間が省けるメリットもあります。

一方、ExcelやWordといったオフィスソフトにはいくつか種類があり、使用するソフトによってバージョンが異なるため、レイアウトの崩れや文字化けの可能性があります。PDFであれば、ソフトによってファイルを開けなかったり、レイアウトが崩れたりする心配がありません。

PDFの変換方法

次の手順で、ExcelやWordなどで作ったファイルを PDFファイルに変換できます(手順の詳細は、使用ソフトやバージョンによって多少異なります)。

  1. 変換したいファイルを開きます。
  2. 「ファイル」のタブを開きます。
  3. 「名前を付けて保存」を選択します。
  4. ファイルの種類で「PDF(*.pdf)」選択します。
  5. 「保存」をクリックしたら、完了です。

・ファイル>名前を付けて保存>PDFを選択

履歴書メール

ファイル名の付け方

ファイルを確認する採用担当者が「誰のどのような内容のファイルなのか」がわかりやすく、かつ管理しやすいよう、「日付」「氏名」を入れたファイル名にしましょう。

【ファイル名の例】 20210315_陸太郎_履歴書

パスワードの設定手順

PDFファイルに変換したら、パスワードの設定を行いましょう。
Macにはパスワードを設定する標準機能が搭載されていますが、WindowsでPDFファイルにパスワードを設定するには専用のソフトが必要です。

ただし、Windowsの場合でも、WordやExcelのPDF化の際にパスワードを設定する方法であれば、専用ソフトは不要になります。手順は次の通りです。

Wordの場合

  1. Wordで履歴書のファイルを開きます。
  2. 「ファイル」タブを開きます。
  3. 「名前を付けて保存」を選択します。
  4. 「ファイルの種類」は「PDF(*.pdf)」に設定します。
  5. 「オプション(その他のオプション)」を開き、「ドキュメントをパスワードで暗号化する」にチェックを入れます。
  6. 「パスワード」と「パスワードの再入力」の欄に設定したいパスワードを入れます。
  7. 「OK」をクリックしたら、完了です。

Excelの場合

  1. Excelで履歴書のファイルを開きます。
  2. 「ファイル」タブを開きます。
  3. 「名前を付けて保存」を選択します。
  4. 「ファイルの種類」は「PDF(*.pdf)」に設定します。
  5. 「ツール」の「全般オプション」で「読み取りパスワード」 を入力します。
  6. 「OK」をクリックします。
  7. 「名前を付けて保存」で「保存」をクリックしたら完了です。

メールを送る前に最終チェック

履歴書をメールで送る際には、送信する前に必ず最終チェックすることをおすすめします。

□ 履歴書のファイルは添付されているか
□ 件名はわかりやすくなっているか
□ 宛名が間違っていないか
□ 宛先(メールアドレス)が間違っていないか
□ 署名が入っているか
□ 誤字脱字はないか

これらをひとつずつチェックをして「間違いがない」と確認した上でメールを送りましょう。

【参考】履歴書作成に関する記事

履歴書の書き方・見本(テンプレートダウンロード付き)

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