転職エージェント トップ > 転職成功ガイド > 履歴書・職務経歴書 > 履歴書に同封する送付状(添え状)の書き方とポイントを紹介【テンプレート付き】

履歴書に同封する送付状(添え状)の書き方とポイントを紹介【テンプレート付き】

職務経歴書_書き方

履歴書や職務経歴書を送る際に同封する送付状(添え状)の書き方や送り方、注意点などを紹介します。

採用担当者が最初に目にする文書になるので、例文を参考に印象のよい送付状(添え状)を作成しましょう。

送付状(添え状)とは?

「送付状」はあいさつ状の一種であり、一般的には応募書類を郵送する際に添えるのがマナーとされています。応募書類は求職者の「顔」です。顔が見えないからこそ、書類はきれいな状態で相手の手元に届くのが一番だと考えながら、送付状も作成するように心がけてみましょう。

ビジネスマナーができると好印象を与えることができる

合否の直接の判断材料にはなりませんが、採用担当者から関心を持ってもらうチャンスであり、たくさん応募があった場合に自身を印象付けることも可能。転職の可能性を高めるためにも、ぜひ一筆添えておきましょう。

あいさつと誰が何を送ったか知らせるもの

ビジネスシーンでは、相手に物事を伝える際、常に「誰が」「誰に」「何を」などの要点をわかりやすく伝える配慮が大切です。応募書類の送付においては、送付状が「誰が何を送付したか」を相手にわかりやすく伝えるのに役立ちます。

直接企業に持っていく際の送付状は不要

郵送と違い、持参する場合には送付状は必要ありません。直接手渡すことができないときに、あいさつ状として添付するものだからです。採用担当者に直接手渡す場合は、応募書類をクリアファイルにまとめたうえで封筒に入れ、「応募書類をお持ちしました」などとひと言添えて渡しましょう。

送付状(添え状)のテンプレートダウンロード

例文が記載されたテンプレートです。ダウンロードし、職務経歴や自己PRに合わせてご自身の経歴や自己PRに合わせて書き換え、お使いください。

≫テンプレートをダウンロードする

職務経歴書をプロに添削してもらう

送付状の書き方

送付状に決まったフォーマットはありませんが、自身を印象付けるためのセールスレターとしても活用したいところ。どのような動機から応募したいと思ったか、自分はどのような適性やスキルを持っているかなど、簡潔に添えておくといいでしょう。語尾は採用担当者への礼儀をわきまえ、かつ丁寧な印象を与える「ですます調」で統一しましょう。

また、誤字脱字には細心の注意を。志望度が低い、注意力が散漫などのマイナス印象を与えかねません。なおPCでの作成は横書きで書くとよいでしょう。

1.送付年月日

書類を投函する日付を書く。西暦・和暦どちらでもよいでしょう。

2.宛名

応募する企業名と採用担当者の所属部署と名前を書く。部署宛は「御中」、採用担当者宛は「様」で。

3.自分の名前・住所・連絡先

「郵便番号」「住所」「名前」「電話(携帯)」「メールアドレス」を書く。

4.頭語+時候のあいさつ

頭語は「拝啓」が一般的。あいさつを省略する意味の「前略」は使わない。頭語+時候の挨拶はセットで書く。

5.本文・自己PR(簡潔に)

求人に応募する旨と、簡単な自己PRを書く。長々と書く必要はありません。

6.面接へのお願い

面接を希望している旨を書く。

7.結語

頭語に呼応する結語で締める。頭語が「拝啓」の場合、結語は「敬具」と書く。

8.同封書類

同封書類の種類と枚数を書く。

9.終わり方

最後に「以上」で締める。

送付状を作成するときのポイント

送付状を作成するときには以下のポイントに気をつけましょう。

送付状はA4サイズ1枚にまとめよう

送付状はダラダラ書くのは禁物。わかりやすく簡潔に、A4用紙1枚で仕上げるのが基本です。送付状をきちんと書いているかどうかで、採用担当者の印象も変わる可能性があるので、わかりやすくまとめるよう心がけましょう。

PCで作成する場合は横書き

送付状の書き方でも伝えた通り、PCで作成する場合は横書きで書くようにしましょう。一般的に、Wordなどで打ち込む際には自動的に横書き設定されているので、そのまま横書きで作成するとよいでしょう。

手書きの場合は縦書きがベスト

PCの場合は横書きが一般的ですが、手書きであれば縦書きで書くのが原則です。作成する際には、便箋は無地や罫線の入ったシンプルなものにしましょう。

1.頭語+時候の挨拶
2.主文(簡潔に)
3.末文
4.結語
5.送付年月日
6.署名(名前のみ)
7.宛先
※各項目で書く内容はパソコンで作成する場合と同様で良いでしょう。

送付状は応募書類の一番上に重ねる

作成した送付状は、履歴書など応募書類の一番上に重ねて見えるようにしましょう。応募書類が届いて封を開けると、一番はじめに目につくのが送付状です。求職者の簡単な自己紹介を見える状態にすることで、採用担当者も求職者のことを理解し関心を持ちやすくなります。

応募書類はクリアファイルに入れると、郵送の際に折れたり汚れたりすることがなく安心

応募書類は折りたたまずに、A4サイズのクリアファイルに入れておくとよいでしょう。郵送の際や面接へ行くときに、書類の汚れや折れ曲がりを防ぐことができます。汚れがついていたり、折れ曲がっていたりする書類は、採用担当者からの印象も良くない可能性があるので気をつけましょう。

送付状(添え状)を書く際に避けたいNG例

うっかりやってしまいがちな送付状のNG例をご紹介します。せっかくの送付状を台無しにしないためにも、NGポイントを理解しておきましょう。

志望動機などを長々と書く

送付状はあくまで応募書類の表紙のようなもの。少しでも自分をアピールしたい気持ちはわかりますが、ダラダラ長い送付状は採用担当者の負担になり、マイナス印象。「簡潔にわかりやすく伝える能力に欠ける」と判断される恐れもあります。

送付状にあいさつと送付書類以外の内容を記載する場合は、要点を押さえ簡素な内容にとどめましょう。

不利な経歴の言い訳を書く

転職回数が多い、1社あたり在籍期間が短い、経歴がバラバラ…など不利と思われる職務経歴の場合、ネガティブな印象を払拭したい気持ちを長々と書くケースが見られます。しかし、採用担当者からは言い訳をしていると読み取られる可能性もあるので注意。どうしても伝えたい場合は言い訳ではなく「理由」を、そして送付状ではなく職務経歴書のほうに簡潔に記しましょう。

希望条件を書く

年収や休日休暇、勤務地などの条件は会社選びの重要なポイントではありますが、あいさつ状でもある送付状に書く内容としては不適切にとられる可能性もあります。添え状ではなく、履歴書などの所定の場所に記載するようにしましょう。

送付状(添え状)を郵送する際のマナー

送付状は応募書類の「表紙」です。郵送する際は、応募書類の一番上に置き、その下に履歴書、職務経歴書、その他書類の順に重ねましょう。その際、クリアファイルなどに入れてまとめると、郵送時の折れ曲がりやヨレを防げます。

なお、送付状など応募書類の折り曲げは厳禁。余分な折れ目が付き、採用担当者が読みにくくなるうえ、見た目もよくありません。角形2号(角2)の封筒など、A4サイズが収まる大きさの封筒を用意しましょう。

記事作成日:2018年10月02日 記事更新日:2022年10月28

リクルートエージェントでは、転職でお悩みの方に適切なアドバイスをお送りしています。また、企業の面接対策や職務経歴書の作成サポートや、スムーズな退職のためのサポートを行っています。お悩みの方はぜひ一度相談に来てみてください。