企業に履歴書などの応募書類を送付する際に同封する「添え状（送付状）」は、あいさつ状の一種であり、応募先企業の採用担当者が最初に目にする文書です。
応募する際、添え状を同封した方がいいのいか、同封するにしても何を書けばいいのか悩む方も多いかもしれません。ここでは参考として、添え状の役割と、添え状を書く際のポイントと例文をご紹介しています。
添え状は応募書類の表書き。応募書類の内容に不足がないかの確認にも。
たくさんの情報を処理するビジネスシーンでは、相手に物事を伝える際、常に「誰が」「誰に」「何を」などの要点をわかりやすく伝える配慮が大切です。応募書類の送付においては、添え状が「何を送付したか」が相手に分かりやすく伝えるのに役立ちます。合否の直接の判断材料にはなりませんが、時間に余裕があれば一文添えて同封するのも良いでしょう。
添え状の基本的な書き方
Ａ４用紙を１枚使い、ＰＣで作成するのが一般的です。
添え状が完成したら、上から「添え状」「履歴書」「職務経歴書」「その他必要書類」の順番で重ね、封筒に入れて郵送しましょう。
ＰＣで作成する場合（横書き）
1．送付年月日
書類を投函する日付を書く。西暦・和暦どちらでもいいでしょう。
2．宛先
応募する企業名と採用担当者の所属部署と名前を書く。部署宛は「御中」、採用担当者宛は「様」で。
3．署名
「郵便番号」「住所」「名前」「電話（携帯）・FAX番号」「メールアドレス」を書く。
4．頭語＋時候の挨拶
頭語は「拝啓」が一般的。あいさつを省略する意味の「前略」は使わない。頭語＋時候の挨拶はセットで書く。
5．主文
求人に応募する旨と、簡単な自己PRを書く。
6．末文
面接を希望している旨を書く。
7．結語
頭語に呼応する結語で締める。頭語が「拝啓」の場合、結語は「敬具」と書く。
8．同封書類
同封書類の種類と枚数を書く。
9．終え方
最後に「以上」で締める。
手書きで作成する場合（縦書き）
1．頭語＋時候の挨拶
2．主文
3．末文
4．結語
5．送付年月日
6．署名（名前のみ）
7．宛先
※各項目で書く内容はパソコンで作成する場合と同様で良いでしょう。
注意！できるだけ避けたい添え状
1．あいさつ文、送付内容以外の記載が長すぎる
添え状はあくまで応募書類の表紙のようなものと考え、添え状にあいさつと送付書類以外の内容を記載する場合は、簡素な内容にとどめましょう。
2．不利な経歴の言い訳を書く
ネガティブな印象を払拭したい気持ちを長々と書くと、採用担当者からは言い訳をしていると読み取られる可能性もあるので注意が必要です。
3．希望条件を書く
年収や休日休暇、勤務地などの条件は会社選びの基準ですが、あいさつ状でもある送付状に書く内容としては不適切にとられる可能性もあります。できる限り、添え状ではなく、履歴書などの所定の場所に記載するようにしましょう。
