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転職の必要書類と手続きのポイント&注意点【チェック表付き】

内定 必要書類

転職では内定した後も、退職から転職先へ入社するまでにさまざまな手続きが必要です。

退職前後の手続きと必要書類、さらに再就職までにブランクがある場合に必要な公的手続きについて、社会保険労務士とキャリアカウンセラーの2人の専門家に解説していただきました。

全体の流れを把握し、スムーズに手続きできるよう準備を進めていきましょう。

内定から退職〜入社の流れはどうなる?

退職から入社までの一般的な流れについては以下のようになります。

【2カ月〜1カ月半前】退職を申し出る

一般に「退職の1カ月以上前に意思表示をする必要がある」と就業規則で定めている会社が多いようですが、業務の引き継ぎや有休消化などの期間を考えると、円満退社のためには希望日の2カ月〜1カ月半前には申し出をするのが望ましいでしょう。

【1カ月前〜】業務の引き継ぎ、退職届の提出など

会社と交渉のうえ退職日を確定させ、指示があれば「退職願」「退職届」を提出します。同時に、後任者への業務の引き継ぎを進めていきます。後任者にスムーズに業務が引き継げるように、取引先の情報や仕事の進捗状況などをまとめておきましょう。

【最終出社日】必要書類の受け取り、備品などの返却

最終出社日は、退職後に必要となる書類を受け取ったり、会社から貸与された備品などを返したりします。書類には有休消化後に会社へ郵送で返却するものや、退職後に会社から送られてくるものもあります。

転職先への入社準備

前職の退職日が決まり次第、転職先の会社に退職日の確定の報告をします。場合によっては転職先から入社前に必要書類の提出を求められることもあります。退職交渉や引き継ぎと平行して準備が必要な場合は、期日に間に合うよう余裕を持って進めます。

入社当日は前の会社から受け取って転職先に提出する書類も多いので、受け取り忘れや紛失がないように注意しましょう。

今の会社へ提出・返却する書類

「退職願」や「退職届」を提出する際の注意点

「退職願」と「退職届」は似ているように思われますが、実際には以下のように意味が異なるものです。

・退職願…労働契約を解除したいと会社に申し出るための書類。上司に口頭で伝えるのみで提出しない場合も多く、また交渉の結果、撤回することもあります。
・退職届…会社と交渉の結果、労働契約の解除が確定したときに提出する書類。事務手続きのために提出を求める会社が多いようです。

通常、退職願や退職届を提出するのは退職理由が「自己都合」の場合のみですが、それ以外のケースで会社から提出を求められた際は、次の記載内容に注意しましょう。

「会社都合」退職の場合

原則的に退職願や退職届を出す必要はありません。提出すると「自己都合」扱いとされ、失業保険の手続きの際に不利益な扱いを受けることがあります。
会社都合にも関わらず提出を求められた際は、退職理由を明記するようにしましょう。例えば退職勧奨を受けた際は、「退職勧奨を受けたことにより退職します」と明記します。

会社都合退職については、以下の記事も参考にしてください。

 

「契約期間満了」の場合

原則、退職願や退職届は不要ですが、契約更新を望んでいた場合と、そうでない場合で失業保険の条件が違ってきます。契約更新を望んでいた場合は、退職届に「契約更新を希望していたが契約期間満了により退職します」と理由を明記して証拠を残しておくことが重要です。

退職時に会社に返却する書類

退職の際には会社から貸与されていた備品や、健康保険の被保険者証などを返却します。

健康保険被保険者証

病院で提示するいわゆる「保険証」です。健康保険は加入者が会社を辞めた時点で脱退し、転職先の会社の健康保険に新たに加入します。有休消化などで最終出社日に直接返却できない場合は、後日郵送で返却するようにします。

身分証明書など

社員証や入館証、社章、IDカードなど、社員であることを証明するものや、通勤定期券、制服、鍵、備品など、会社から支給・貸与されていたものを全て返却します。

名刺

自分の名刺はもちろん、仕事でもらった名刺も会社の営業情報になるため、原則的に返却します。

仕事で使用した書類やデータも返却を

退職時は、業務上作成した企画書や図面、顧客リストなども返却の対象。紙の資料、データともに返却が必要です。

現在は会社から貸与されたパソコンで仕事をする場合がほとんどなので、退職時にはパソコンに保存していたデータの整理も忘れずに行いましょう。
また、退職時のデータの持ち出しは規約違反にあたることが多く、万一個人のパソコンに仕事関連のデータが残っているような場合には注意が必要です。社内ルールに則って機密情報に該当するかどうかを上司や人事部等に確認し、対応するようにしましょう。

今の会社から受け取る書類

退職時・退職後に受け取る書類

雇用保険被保険者証

雇用保険に加入していることを証明する書類で、失業保険の申請に必要。通常は入社時に交付されて自分で保管していることが多いのですが、会社に預けていた場合は受け取ります。

年金手帳

会社が保管している場合は受け取ります。

離職票

会社を退職したことを証明する書類で、失業保険の申請に必要。雇用保険法で、退職日の翌日から10日以内に会社が手続きをすると決められています。

源泉徴収票

所得税の年末調整に必要。所得税法で、社員の退職後1カ月以内に交付すると決められています。

退職証明書

会社を退職していることを証明する書類。新しい会社に入社するまでブランクがある場合や、転職先が決まっていない場合は、健康保険の切り替え手続き(後述)に必要です。

転職先が決まっていても書類は受け取ろう

上記の中で離職票と源泉徴収票については、退職後に会社が手続きをするため、後日郵送などで受け取ることになります。

すでに転職先が決まっている場合は、「離職票や退職証明書は必要ない」と思うかもしれません。しかし、万一転職した会社を短期間で辞めてしまった場合、失業保険の手続きには前職の離職票が必要になります。また、新しく入社する会社から退職証明書を求められる可能性もあるので、どちらも会社に請求してもらっておくことを勧めします。

転職先の会社へ提出する書類

退職日の翌日に転職先へ入社する場合、下記の書類を提出すれば、必要な役所への手続きは新しい会社が全て行ってくれます。一方で、入社する日まで期間が空く場合や、転職先が決まっていない場合は公的手続きを自分で行う必要があります(後述)。

多くの転職先で提出が必要になる書類

マイナンバー

社会保険や雇用保険の手続きで、マイナンバー(個人番号)を使用します。マイナンバーカードの写し(表面・裏面)または住民票など、個人番号が確認できるものを提出します。

雇用保険被保険者証

転職先に一度提出し、その後は自分で保管するのが一般的。被保険者番号のみでも手続きは可能です。

源泉徴収票

転職先で年末調整に使用するため、すぐに提出できなくても大丈夫ですが、前の会社から交付されたら速やかに提出しましょう。退職した年のうちに再就職しなかった場合は、翌年に源泉徴収票を使って自分で確定申告をします。

基礎年金番号のわかるもの

年金手帳・基礎年金番号通知書など。基本的に提出する必要はありませんが、企業によっては提出を求められる場合があるため準備はしておきましょう。

扶養控除等(異動)申告書

扶養控除、配偶者控除などを受けるための書類で、扶養家族の有無に関わらず必要です。指定の書類に必要事項を記入して提出します。

健康保険被扶養者(異動)届

被扶養者(扶養家族)がいる場合に必要な書類です。必要事項を記入して提出しますが、その際は被扶養者全員のマイナンバーも必要となります。

給与振込先届出書

給与の振込先を申告する書類です。必要事項を記入して提出します。

転職先によっては提出が必要になる書類

健康診断書

病院等が発行する健康診断書が必要になるケースがあります。指定医療機関の健康診断を受け、健康診断書を提出することを義務付けている場合もあります。

退職証明書

前職を間違いなく退職していることを確認するため、提出を求められることもあります。

入社承諾書・入社誓約書

履歴書の記載に虚偽がないことや、就業条件などを確認・承諾する書類です。

身元保証書

身元保証人を立てる必要がある場合に提出します。最近は、親族などの緊急連絡先を提出するだけでよい場合が多いようです。

免許や資格の証明書

転職先で特殊な免許や資格が必要な場合、確認できる証明書の提出を求められることがあります。資格手当がつく会社では提出が必須である場合が多いです。

卒業証明書

通常中途採用では要求されませんが、第2新卒者などでは求められることがあります。

どんな情報が必要か早めに転職先へ確認しよう

転職先に提出する書類には、あらかじめ手配が必要なものもあります。
たとえば、社会保険や所得税の手続きには家族全員のマイナンバーを使用します。また扶養申請のためには、配偶者の所得が分かる非課税証明書を役所で取得する必要があります。卒業証明書も手配に時間がかかることがあります。

転職先での手続きをスムーズに行うためにも、入社前に家族の分も含めてどんな情報が必要になるかを会社に問い合わせ、提出書類のリストを受け取っておくと良いでしょう。

転職の必要書類チェック表

ここまでにご紹介した、内定〜退職〜入社までの必要書類にヌケモレがないかは、この表を使ってチェックしましょう。

今の会社へ返却する書類 健康保険被保険者証
身分証明書など
名刺
仕事で使用した書類や資料
今の会社から受け取る書類 雇用保険被保険者証 ※預けていた場合
年金手帳 ※預けていた場合
離職票
源泉徴収票
退職証明書
転職先へ提出する書類 マイナンバー
雇用保険被保険者証 ※返却されることが多い
源泉徴収票
基礎年金番号のわかるもの(年金手帳・基礎年金番号通知書など) ※不要なことが多い
扶養控除等(異動)申告書
健康保険被扶養者(異動)届
給与振込先届出書
転職先によっては提出が必要な書類 健康診断書
退職証明書
入社承諾書・入社誓約書
身元保証書
免許や資格の証明書
卒業証明書

 

入社まで日数がある場合や、転職先が決まっていない場合

退職してから転職先へ入社するまでに日数がある方や、転職先が決まっていない方は、自分で次の公的手続きをする必要があります。

失業保険の手続き

再就職先が決まっていない場合は、住所地を管轄するハローワークで失業保険の手続きを行います。退職理由が自己都合/会社都合に関わらず、実際に受給できるまでの期間は最初にハローワークへ行った日が起算日となるので、離職票を受け取ったらすぐに手続きを。もし前の会社の対応が遅れて離職票が手元にない場合は、窓口で相談しましょう。

なお、転職先が決まっている方には失業保険の受給資格はないので、入社まで日数があっても手続きは必要ありません。

健康保険の手続き

転職先が決まっていてもいなくても、入社までに日数がある場合は、下のいずれかの方法で健康保険の切り替え手続きが必要になります。

1)国民健康保険に加入する
住所地の各市区町村役所で退職の翌日から14日に以内に手続きを行います。

2)健康保険の「任意継続被保険者」になる
今まで加入していた健康保険の任意継続被保険者として、そのまま加入する方法です。退職の翌日から20日以内に申請書を提出する必要があります。

国民健康保険の保険料は在住の市区町村によって違い、また扶養家族の概念がなく、加入人数によって保険料が決まります。一方、任意継続被保険者として個人が負担する保険料は、在職時の約2倍になります(今まで会社が負担していた分も支払うため)。

退職予定日までに市区町村の窓口と会社の双方に保険料を確認し、自身の条件でより有利な方法を選ぶと良いでしょう。なお、前職を会社都合や病気で退職し、経済的に保険料の支払いが難しい場合は、保険料の減免措置を受けることも可能です。

健康保険についてはこちらの記事もご参考にしてください。

 

国民年金加入の手続き

20歳以上60歳未満の方は公的年金制度への加入が義務づけられており、退職して14日以内に、国民年金の第1号被保険者への切り替えが必要です。通常は住所地の役所から自動的に書類が送られてくるので、必定事項を記入のうえ手続きをします。
経済的に保険料を支払うのが難しい場合は、市町村役所か年金事務所で免除申請を行うことができ、認められれば保険料の支払いが免除になります。

年金についてはこちらの記事もご参考にしてください。

 

社会保険労務士法人 岡佳伸事務所 岡 佳伸氏
アパレルメーカー、大手人材派遣会社などでマネジメントや人事労務管理業務に従事した後に、労働局職員(ハローワーク勤務)として求職者のキャリア支援や雇用保険給付業務に携わる。現在は、雇用保険を活用した人事設計やキャリアコンサルティング、ライフプラン設計などを幅広くサポート。特定社会保険労務士(第15970009号)、2級キャリアコンサルティング技能士、1級ファイナンシャル・プランニング技能士など保有資格多数。
組織人事コンサルティングSeguros 代表コンサルタント 粟野友樹氏
約500名の転職成功を実現してきたキャリアアドバイザー経験と、複数企業での採用人事経験をもとに、個人の転職支援や企業の採用支援コンサルを行っている。

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記事作成日:2021年02月04日  記事更新日:2022年5月12日  

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