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事務職の「志望動機」の伝え方・書き方と例文

面接の質疑応答で必ず問われる「志望動機」。経験が浅い人が意欲や成長性を評価され、経験豊富な人を差し置いて志望動機で選ばれるケースは少なくありません。どの会社にも通じる志望動機ではなく、「だから、この会社」という説得力ある志望動機を語れるようにしましょう。今回はリクルートエージェントのキャリアアドバイザーが事務職の志望動機について解説、ポイントを踏まえた例文をご紹介します。

事務職が「志望動機」を伝えるための3STEP

事務職の皆さんの場合、「環境を変えたい」という理由で転職に踏み切る方が多く見られます。例えば、「上司や同僚と相性が良くない」「もっと評価されたい」「残業を減らしたい」など、不満の解消が目的であるケースが多いようです。

しかし、「御社なら不満を解消できそうだから」という観点で志望動機を語っても、相手企業は納得しません。また、「安定しているから」「成長しているから」「ブランド力が強いから」といった志望動機も説得力がありません

志望動機を伝えることで、相手企業が「自社に合いそうだ」「自社に貢献してくれそうだ」と期待を持てるようにすることが大切です。つまり「御社なら、自分の経験・スキルを活かして貢献できそうだから」という方向性で志望動機を語ることをお勧めします。

企業によって人材に求める要素は異なりますので、以下のステップを踏んで、企業が求めるものと自分が求めるもののすり合わせを行いましょう。

【STEP-1】「活かしたいスキル」「大切にしたいこと」を明確にする

これまでの自分の経験・身につけたスキルのうち、転職先でも活かしたいスキル、さらに伸ばしていきたいスキルを明確にします。また「お客様とのコミュニケーションにやりがいを感じる」「チームで働くのが楽しい」など、仕事をする中で大切にしたいこと、やりがいを感じていることも洗い出しておきましょう。

【STEP-2】STEP-1で挙げたキーワードを念頭に、企業研究をする

志望企業の研究をします。企業ホームページには仕事の進め方や大切にしている方針などが記載されていることがありますので、そこから「自分が働くイメージ」を描いてください。

中途採用であっても、「新卒採用」サイトにも目を通しましょう。学生向けなので、事業や仕事の内容がわかりやすく説明されています。社員インタビュー記事では既存社員がどんな働き方をしているか、どんなやりがいを感じているかがつかめます。

そしてこれらの企業情報を調べるとき、STEP-1で挙げた「自分が活かしたいスキル」「大切にしたいこと」を意識しながら見てください。例えば、営業アシスタントのポジションに応募する場合、営業職の仕事の内容や流れを理解することで、自分がこれまで行ってきたサポートがその会社でも必要とされているかどうかをつかむことができるでしょう。

【STEP-3】自分の経験・スキルが相手企業で活かせることを証明する

相手企業の業務内容において、「自分の経験・スキルをどう活かせるか」を、具体的なエピソードを交えて語れるようにします。単に「この業務を経験しました」だけにとどまらず、業務遂行にあたり「どんなことを心がけていたか」「どんな工夫をしたか」「どんな課題解決・改善に取り組んだか」などまで整理して伝えてください。

なお、PCスキルについては、「Excel」「PowerPoint」などだけではなく、どんな機能が使えるか、それをどんな業務や目的で使ってきたかまで伝える準備をしておきます。

ちなみに、ベンチャー企業や立ち上げて間もない企業に応募する場合、事務職やサポート職といったポジションでも「理念・ビジョンに共感してくれる人を迎えたい」と考える傾向が強く見られます。その会社の理念や考え方、ビジョンに共感していることを、自分の経験エピソードを踏まえて伝えれば評価アップにつながります。

<例文>事務職の志望動機の伝え方・書き方

<営業事務の場合>

私はこれまで営業事務として顧客管理業務を経験し、そのスキルを磨くことにやりがいを感じています。御社(貴社)は1000社以上もの顧客とのお取引があり、最近、新サービスを投入されたことでさらに顧客が増えるとお見受けします。

おそらく営業担当の方はお客様との商談で忙しくなるかと思います。私はエクセルを使って顧客データを管理するほか、自主的に取引状況の分析も行い、『そろそろこのお客様にアプローチしてはどうか』といった提案もしてきました。

また、PowerPointでのプレゼン資料作成も得意としています。こうしたスキルを活かし、御社(貴社)の営業の皆さんのお役に立てるのではないかと思い、志望致しました。
※面接で伝える場合は「御社」、履歴書に記載する場合は「貴社」

<総務事務の場合>

私はこれまで総務部門の事務 を務めてきました。前の会社には10以上の部署があり、ルールの改定や全社イベントなどの際には、各部署との連携・調整も行ってきました。そうして組織として一体感が高まることに喜びを感じていたのです。御社(貴社)は事業拡大中で、今後は組織のルール整備が必要になるとお見受けします。

私はさまざまな立場の方とコミュニケーションをとり、交渉や調整を行ってきたので、その経験が活かせるのではないかと思います。強い組織づくりに貢献したいと考え、志望致しました。
※面接で伝える場合は「御社」、履歴書に記載する場合は「貴社」

リクルートエージェント キャリアアドバイザー 朝田雄也
リクルートキャリアの転職エージェントサービス「リクルートエージェント」のキャリアアドバイザーとして、主に事務職を担当。

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