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内定辞退はメールだけで大丈夫?内定の断り方とメール例文

応募した企業から内定が出たものの、他社でも内定が出たり、条件が合わなかったりして内定を辞退したい場合、どのように伝えればいいのでしょうか。そこで、人事コンサルティングSeguros 代表コンサルタント粟野友樹氏に、内定辞退の方法やメール文面のポイントについて伺いました。

内定辞退はメールで伝えるだけで大丈夫?

応募した企業の内定を辞退したい場合、連絡方法は電話でもメールでも問題ありません。メールは時間を気にせず、文面として残るため、電話で断るのに抵抗をお持ちの方はメールで伝えましょう。ただし、メールは見落とされる可能性があります。数日経っても返事がない場合は、再度メールを送るか、電話で確認した方が確実です。

内定辞退メールのポイント

内定辞退をどのように伝えればいいのか悩んでしまう方も多いようです。内定辞退のメールを送る場合のポイントをご紹介します。

内定辞退を決めたらできるだけ早く伝える

内定辞退を決めたら、できるだけ早く応募企業に伝えましょう。人材募集を行う企業の多くは、採用人数があらかじめ決まっているため、内定を出した求職者の回答が明らかになるまでは、他の選考を調整している可能性があります。内定を辞退することで、調整していた他の選考を進めて別の求職者に内定を出さなくてはなりません。選考中の求職者が他にいない場合は、求人募集からやり直すケースもあります。応募企業の採用担当者や、他の求職者に影響を及ぼすため、内定辞退を決めたら直ちに連絡を入れましょう。

伝える際は「お礼」+「辞退の意と理由」+「お詫び」+「結び」で構成

どのように内定辞退を伝えたらいいか迷っている場合は、「お礼」+「辞退の意と理由」+「お詫び」+「結び」で構成するといいでしょう。内定に対するお礼を伝えた上で、辞退したい旨を続けます。そして、内定辞退を詫びて結びの言葉で締めます。メールで送る場合は、件名を「内定辞退のご連絡/氏名」などにして、メールボックスの一覧だけでも内容が分かり、見落とされないようにするのもポイントです。

辞退理由は簡潔に

辞退理由は必ず添えなければならないわけではありませんが、採用担当者の多くは今後の採用活動の参考にするために、内定辞退の理由を確認したいと考えます。条件がマッチして、入社への期待が高まっている企業の場合は、辞退を回避できないか、理由を明らかにして交渉を検討するケースもあります。メールを見た採用担当者から理由を聞かれる可能性があるため、辞退のメールに理由も添えておくと、やり取りがスムーズになるでしょう。辞退理由は「他社の内定を承諾することにした」「現職に留まることにした」など、簡潔に書けば十分です。

内定辞退メールの例文

直接企業に応募している場合と、転職エージェントを利用している場合の、2パターンのメール例文をご紹介します。

企業に直接応募している場合

件名:内定辞退のご連絡/氏名
本文:

〇〇〇株式会社 人事部
△△△様

お世話になっております。
内定のご連絡をいただいきました、〇〇です。

この度は、内定をいただき誠にありがとうございました。
ご提示いただいた労働条件等も含めて慎重に検討した結果、
大変恐縮ではございますが、内定を辞退させていただきたく、
ご連絡を差し上げました。

内定までに何度も面接のお時間を割いていただいたにも関わらず、
このようなご連絡となってしまい誠に申し訳ございません。
また、本来であれば貴社へお伺いし、直接お詫びをするべきところではございますが、
メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

△△△様をはじめ、面接でお世話になった皆様には心より感謝しております。
末筆ながら、貴社のますますの発展をお祈りしております。

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署名
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転職エージェントを利用している場合

件名:内定辞退のご連絡/氏名
本文:

〇〇〇エージェント
△△△様

お世話になっております。
×××社の内定のご連絡をいただいた〇〇です。

大変恐縮ではございますが、内定を辞退させていただきたく、
ご連絡を差し上げました。

内定をいただいたことをきっかけに、
今後のキャリアについてじっくりと考え抜いた結果、
現職に留まり、異動希望を出すことにいたしました。

転職の方向性を見失っている私に対して、
やりたいことの整理や転職活動のアドバイスまで、大変お世話になりました。
このようなご連絡となってしまい、本当に申し訳ございません。

また、内定を出していただいた×××社の皆様に対しても、
ご期待に添えず心苦さを感じています。

恐れ入りますが、×××社の皆様に内定辞退の旨と、
お詫びをお伝えいただけますでしょうか。

この度は内定辞退という結果となってしまいましたが、
キャリアをじっくり考える機会を設けていただき、本当に感謝しております。
末筆ながら、貴社、そして×××社のますますの発展をお祈りしております。

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署名
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組織人事コンサルティングSeguros 代表コンサルタント 粟野友樹氏


約500名の転職成功を実現してきたキャリアアドバイザー経験と、複数企業での採用人事経験をもとに、個人の転職支援や企業の採用支援コンサルティングを行っている。

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