転職の書類選考とは？ 書類の書き方や期間について解説

転職活動を行うとき、企業に応募すると履歴書や職務経歴書など書類を提出し、そこでまず書類選考が行われるのが一般的です。転職が初めての方は、提出する書類の書き方に悩むことも多いのではないでしょうか。ここでは書類の書き方のポイントや書類選考にかかる期間などを、組織人事コンサルティングSeguros 代表コンサルタント粟野友樹氏に解説いただきました。

転職活動での書類選考とは？

転職活動での書類選考とは、一般的に履歴書と職務経歴書を提出することで行われる選考です。企業が応募者の情報を面接前に把握することや、面接前に候補者を絞り込むといった目的で行われます。

なお、リクルートエージェント経由で応募する場合は、リクルートエージェントの指定フォーマットで作成するキャリアシート（弊社フォーマットの履歴書）が履歴書の代わりになることがあります。 

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書類選考にかかる期間

書類選考にかかる期間は1～2週間という企業が多いでしょう。ただし、次のようなケースは選考に時間がかかることが考えられます。

• 応募者が多い
• 採用担当者が不在である
• 複数の部署で選考している

もし2週間ほど経っても連絡が来ない場合は、応募先企業に問い合わせてみましょう。

書類選考に必要な書類と書き方

書類選考に必要な書類と書き方のポイントについてご紹介します。

履歴書

履歴書は応募先企業が学歴・職歴など、応募者のプロフィールを確認する書類です。そのため、基本的な情報を正確に記入することが重要です。「志望動機」や「自己PR」欄がある場合は入社への意欲や、入社後にどのように活躍できるかを簡潔にまとめましょう。

具体的に意識するポイントは次のとおりです。

• 各項目を正確かつ丁寧に記載する
• 応募先企業で活かせる強みなどを記載する

履歴書は採用担当者に与える第一印象に大きく影響します。求人要件とキャリアがマッチしていても、応募書類の書き方で「一緒に働きたいとは思えない応募者」と判断されかねません。丁寧かつ入社意欲が分かりやすく表現されている履歴書の作成を心がけましょう

職務経歴書

職務経歴書は応募者が所属していた会社や、経験してきた職務内容についてまとめたものです。そのため、企業は職務経歴書から、応募者が自社の戦力になり得る経験を有しているか、どのような可能性を持つ人物なのかを確認しています。職務経験が短い人は仕事への取組み姿勢などを追記すると、より良い印象を与えられる可能性があります。

具体的には次のようなポイントを意識して作成しましょう。

• それぞれの職務で、どんな仕事に携わったか
• 何を意識して仕事に取り組んだか、どのような結果が出たか
• 得られたことや気づいたこと

そのうえで、応募先企業で活用できそうな経験・スキルや、自分のアピールポイントは何かを検討します。

英文レジュメ

応募先企業が外資系企業や日系グローバル企業の場合、英文レジュメ（英文履歴書）を提出するケースが多いです。英文レジュメは日本語の履歴書と職務経歴書を融合させたような内容で、仕事に関連する自分の情報をまとめるのが一般的です。

次の点を意識して作成しましょう。

• Objective（目的）とSummary（要約）で簡潔に構成
• 使い回しや誤字脱字に注意

日本語の履歴書とは作成上のポイントが異なり、あくまでも応募する職種やポジションに合う経験やスキルのみに絞ります。「この応募者はこのポジションで求められる職歴やスキルを持っている」と、採用担当者に伝わる構成にすることをおすすめします。

書類選考を通過するポイント

書類選考を通過するポイントを3つご紹介します。

誤字脱字や記載項目の不備に気を付ける

書類を作成したら、誤字脱字や記載項目の不備がないかを確認しましょう。もし不備があると「志望度が低いのではないか」「仕事も雑に行う人なのでは」と感じられてしまい、書類選考が通らない可能性があります。手書きの際は事前に下書きを行うこと、パソコンで作成する際は印刷しても表示が整っているのかを確認することが大切です。

簡潔に要点をまとめる

提出書類は簡潔に要点をまとめて、採用担当者の負担とならないようにしましょう。採用担当者は多くの応募者の書類に目を通すため、忙しい採用担当者の負担も考慮して、簡潔に要点を伝えるのがおすすめです。

郵送時は送付状（添え状）を同封する

送付状（添え状）とはあいさつ状のひとつであり、応募書類を郵送する際に同封するのがマナーとされています。直接合否の判断材料となることはありませんが、送付状（添え状）を同封するとビジネスマナーができるという好印象を与えられる可能性があります。書類では相手の顔が見られないからこそ、丁寧な対応をすることが大切です。

書類選考に通過したらほぼ内定？

書類選考を通過したからといって、ほぼ内定とは限りません。書類選考では、応募先企業の募集要件にマッチする人材であるかを判断されています。しかし、書類だけでは具体的なスキルや経歴を深掘りすることができません。書類選考後の面接において、スキルや経歴の深掘りと、人物面が社風にあうかなどのすり合わせをおこないます。 

書類選考の通過メールには返信する

応募先企業から書類選考通過のメールが来た際には、すぐに返信しましょう。選考通過のメールには次の選考の案内が記載されているケースが多いものです。採用担当者の日程調整の負担を減らし、自身の入社意欲を示すためにも24時間以内に返信することがおすすめです。

選考を辞退したいときもそのまま返信しないことは避け、必ず辞退の旨を返信しましょう。

書類選考結果の連絡がないときの対処法

応募者が多かったり、複数部署で選考を進めていたりすると連絡に時間がかかることがあります。応募から2週間以上経っても連絡が無ければ、応募先企業に問い合わせることをおすすめします。

まずはメールで問い合わせてみて2～3日返信が来ない場合は、電話で問い合わせてみましょう。転職エージェント経由で書類選考を行っているときは、転職エージェントの担当者に確認してもらうことができます。