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辞表と退職願と退職届 それぞれの違いと正しい書き方・渡し方

辞表 書き方

転職先が決まると、現職の上司へ退職の意志を伝え、退職準備を進めることになります。

退職と言えば「辞表」を提出するイメージがありますが、辞表を使用するのは、雇用関係のない取締役がその職を辞するとき、または公務員が辞めるときに限られます。一般的な企業勤務の会社員の場合、辞表ではなく、「退職願」や「退職届」を使用します。

ここでは、辞表・退職願・退職届を提出するまでの流れとそれぞれの正しい書き方を理解し、正しい退職手続きをするための準備についてご紹介します。

辞表、退職願、退職届を出す前に確認すること

辞表、退職願、退職届を出す前に、どのようなことに気を付ければいいのでしょうか。あらかじめやっておくべきことを、見てみましょう。

会社を辞める覚悟や理由を再確認

従業員が退職をすることになれば、引継ぎや人員補充など、会社にも負担がかかることになります。退職の話を始める際は、突然の申し出を詫びつつ、「退職する決心がついている」という意思を、丁寧にしっかり伝えましょう。

「退職を考えている」「退職を検討している」「退職の相談なのですが」など、退職の意志を確定していないような言い方だと、相手側に「まだ退職の決心がついていない」と捉えられる可能性があります。引き止められたり、退職交渉が長引いたりしないよう、「お世話になりましたが、退職させていただきたくお時間頂戴しました」など、退職の覚悟があることを明確に伝えましょう。

退職の意思を伝えると、その理由を聞かれます。一般的に「一身上の都合」と答えて問題ありませんが、納得してもらえない場合に備えて、具体的な退職理由を考えておくことをおすすめします。「経理担当として、決算業務までやりたいものの、外部委託しているためチャンスがない」など、現職ではできないことを実現するために転職する、という前向きな転職理由を準備しておきましょう。

就業規則の退職についての項目の確認

退職願・退職届を書く前に、押さえておきたいのが、現職企業の就業規則です。通常、就業規則には退職手続きに関する項目があります。

「退職希望日の〇カ月前までに、退職願を直属の上司を経由して会社に提出する」などの記載を確認しましょう。
就業規則に「2カ月前までに退職願を提出する」と記載があれば、それまでに上司や会社への申し出が必要です。就業規則を見逃して、退職希望日の1か月前に突然申し出ることになり、退職交渉が難航する、ということがないように、あらかじめチェックしておきましょう。

直属の上司に退職の意思を伝える

退職の意志は、まず直属の上司に伝えましょう。直属の上司以外の同僚・先輩・後輩・取引先などに退職の意思を伝えるのは、直属の上司と相談し退職日が正式に決まった後がよいでしょう。上司の立場からすると、自分のマネジメント範囲への影響を考えて、伝え方を段取りする必要があるからです。場合によっては、不確定な情報が広まってしまう可能性もあります。

また、現職に留まったり、退職日が変わったりする可能性も出てきますので、直属の上司との退職交渉が成立するまでは、口外しない方がいいでしょう。

辞表と退職願と退職届それぞれの違いと役割

「辞表」「退職願」「退職届」の役割がどう異なるのか、改めて確認してみましょう。

退職の意思を伝える「退職願」

退職願は、「退職したい」と願い出るための書類です。

退職は、労働契約の解除に当たります。退職を願い出る際に、口頭で伝えても構いませんが、「〇月□日に退職したい」という内容の書面の退職願を直属の上司に提出することで、退職の意思が固いことを示せます。特に、次の転職先の入社日が決まっていて、退職交渉の時間が短い場合は準備していくとよいでしょう。

退職願が受理され正式に退職日が確定した後に提出する「退職届」

退職届は、退職することが受理され、退職日が確定したのち、「退職」を会社に対して届け出るための書類です。

退職に関する決定事項を明確にし、事務手続きの記録として提出します。会社規定の書面があればそれを使用します。上司ではなく人事部宛てに出すなど、会社ごとに書類や提出先が異なるため、直属の上司に確認しましょう。

役員や公務員の場合に提出する「辞表」

社長や取締役など雇用関係のない立場の人が役を辞することを届け出る書類です。

公務員が辞める時には「辞表」が「退職届」に相当するため、これを提出します。
※会社員など雇用されている人の場合は、辞表の提出は必要ありません。

いつまでに提出するか、スケジュール

退職願・退職届は、提出の期日があります。あらかじめ、一般的な流れについて理解しておきましょう。

退職願い、退職届の提出スケジュールの一般的な流れ

退職願・退職届は就業規則に記載のある相手へ、期日までに提出が必要です。一般的に、退職を希望する日の1~2カ月前までに申し出ることを規定している会社が多く見られます。就業規則によっては、「上司を経て、人事部や代表取締役が受理する」までを、期内で対応しなければならない場合もあるため、注意が必要です。

退職願と退職届の提出スケジュールは次のようになります。

誰にどう渡すか、伝え方

退職願は、通常、直属の上司へ渡します。事前に退職の話は伏せ「お話ししたいことがあるので、ご都合のよい時に少しお時間をいただけませんか」と、相手の都合を確認し、対面で話す機会を設定してから、改めて退職について切り出しましょう。退職の話を切り出す場所は、相手と二人だけで話ができ、話し声のもれない会議室などを利用するとよいでしょう。

退職届は、就業規則や社内規定で、届け先の指定や届け方(メール・郵送等)の指定がなければ、直属の上司に直接渡すのがマナーです。渡す際は、会議室などほかの社員がいない場所を選びましょう。

退職願、退職届の正しい書き方と例文

退職願・退職届共に、形式に合わせて作成しましょう。ここでは、基本的な書き方と例文についてご紹介します。

手書きかパソコン(PC)か

退職願・退職届共に手書きで作成することが基本になります。最近ではパソコンでの作成もマナー違反ではありませんが、手書きの方が誠意が伝わりやすいと考える人が多いようです。ただ、会社側からパソコンでの作成指示やフォームの指定がある場合は、それに従いましょう。

縦書きか横書きか

退職願・退職届共に、基本的に縦書きで書きましょう。相手側に、丁寧でかしこまった印象を与えます。一般的にB5サイズの白の便箋(罫線の有無は問わない)に黒のボールペンか万年筆で書きます。A4サイズでも問題はありません。ただ、摩擦で消えるペンで書いた場合、時間が経つと消えてしまう可能性があります。必ず、消えない筆記用具で書きましょう。

封筒の選び方、折り方、入れ方

退職願・退職届は封筒へ入れて提出しましょう。封筒は、郵便番号枠のない、白い封筒を選びます。

【書類の折り方】
退職願・退職届を作成したら、長辺を三つ折りにします。

  1. 書類を正面に置きます。
  2. 長辺を三等分するように、下側を上に折ります。
  3. 上側を下に折ります。
1. 2. 3.

 

【封筒の書き方】
表面:封筒の中央に「退職願」または「退職届」と、中に入れる書類のタイトルを書きます。

裏面;左下に、自分の所属部署とフルネームを書きます。

封入:書類の右上方(〇)が封筒の裏の上部にくるように入れます。封入口にのりをして「〆」と書いて封じましょう。

 

 

見本例文

1.タイトル「退職願・退職届」

退職願、退職届とそれぞれ書きます。

2.書き出し「私儀(私事)」

本文一行目の下部に私儀(わたくしぎ)と書きます。「わたくしごとではありますが」という意味です。

3.退職理由

自己都合による退職の場合、「一身上の都合」と書きます。
もし、会社都合による退職で、会社から退職届の提出を求められた場合、「一身上の都合」とせず、「部門縮小のため」「退職勧奨に伴い」など退職の理由を具体的に書くようにしましょう。

4.退職希望日

退職願の場合は、退職希望日を書きます。退職届の場合は、上司と合意した日付を記入します。西暦でも、元号でも構いませんが、会社の公式書類に使用しているものに合わせるとよいでしょう。

5.提出日

退職願・退職届ともに、提出する日付を記入します。

6.所属・氏名・捺印

宛名より下の位置に正式な所属部署名と名前を記入し、名前の下に捺印します。

7.宛名

会社の最高執行責任者の役職名と名前を、自分の名前より上方に書きます。敬称は「殿」か「様」ですが、「殿」は目下の人に使う言葉という認識を持っている方も多いので「様」の方が無難です。

退職願、退職届のテンプレート(フォーマット)

パソコンで作成する方に向けて、テンプレートをご用意しましたのでご活用ください。
(退職願/退職届、それぞれB5・A4)

退職願 A4版テンプレート

退職願 B5版テンプレート

退職届 A4版テンプレート

退職届 B5版テンプレート

退職願、退職届に関するQ&A

退職願い、退職届を提出する際によくある質問にお答えします。

退職を引き止められたら、どうすればいい?

退職を切り出した際、改善策や良い条件を提示し、引き止められることもあるかもしれません。しかし、一度退職希望を伝えているので、残っても業務がやりにくくなる可能性があります。

退職は「認めてもらう」ものではありません。「一度切りだしたら必ずやり遂げる」という強い意志を持って行うようにしてください。

【参考記事】円満退職のために

退職届を出したが受理されない時は?

民法627条では、退職を申し出て2週間が経過すれば使用者(企業)の承諾がなくても退職できるとされていますので、受理されなくて退職ができないということはありません。そうは言っても、円満退職できる方がいいでしょうから、直属の上司に、会社への感謝を伝えつつ、具体的な引継ぎなどを相談してみましょう。

それでも受け入れてもらえないようであれば、直属の上司のさらに上の役職の方へ相談してみるのも一つの方法です。現在の状況を伝え、今までに退職した人がどのように対応していたか、聞いてみてもいいかもしれません。円満退職ができるよう、きちんと話し合ってみましょう。

退職願・退職届を取り下げることはできる?

退職願は退職の申し出なので、会社側は承認する前は、取り下げることも可能ですが、上司から退職承認の権限がある人事責任者へ承認を取ってしまうと、取り下げることは難しくなるでしょう。

また、退職届は、会社側が退職を承認し、雇用契約を解除することが確定した後なので、基本的に取り下げることはできず、会社側にも撤回に応じる義務はありません。会社側も、退職届を受け取ったら、組織の見直しや人材配置を検討していくため、引き返すのは難しくなります。

ですから、一度会社に退職を申し出てから撤回することはできる限り避けましょう。仮に退職願を撤回できた場合でも、すでに人員配置の変更が進められる等の理由から、希望に沿わない部署への異動を命じられることもあります。

もし、退職について迷っているのであれば、まずは直属の上司に「相談」してみてはいかがでしょうか。今抱えている問題を解決できないか話し合ってから、退職について考えるなど、慎重に行動しましょう。

退職願・退職届を出しても残業代やボーナスはもらえる?

残業代もボーナスも、退職日まで実働した分を受け取ることができます。引き継ぎなどで残業が発生すれば、残業代を受け取ることが可能です。

また、ボーナスについては、一般的に退職願・退職届を出す前の期間の実績や働きぶりに対応しています。例えば、12月末を退職希望日として11月に退職願を出した場合、12月のボーナスは、一般的に4月~9月を査定期間とすることが多く、基本的には直接影響はなく、査定基準に沿ったボーナスが出ることになります。

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