退職の意志を伝えるために必要な退職願・退職届。提出する際は封筒に入れます。ただ、どのようなものを選ぶのか、基本的なマナー、気を付けることを知らない人も多いようです。今回は、退職願・退職届を提出する際の封筒に関するマナーをご紹介します。
※辞表を使用するのは、雇用関係のない取締役がその職を辞するとき、または公務員が辞めるときに限られます。一般的な企業勤務の会社員の場合、辞表ではなく、「退職願」や「退職届」を使用しますので、ここでは退職願と退職届の封筒マナーについて解説します。
目次
退職願・退職届を入れるための封筒の選び方
退職願も退職届も、書類を作成したら、封筒に入れて提出します。マナーに合わせた封筒の色・形・大きさについて見てみましょう。
封筒の色は「白」
ビジネス向けの封筒には「白色」と「茶色」がありますが、退職願・退職届の封筒は白色・無地を選びましょう。茶色の封筒は社内用や事務的な書類などの日常業務の書類を入れることが多く、白封筒よりコストが低いものです。退職願・退職届という、会社へ退職の意志表示をする大切な書類には、白色・無地の封筒を使いましょう。
特に、「白封筒」「二重封筒」と呼ばれる、表が白で、中身が透けないよう紫色の紙などで二重の構造になっているものが、あらたまった用件にふさわしいとされています。
また、白でも、郵便番号表記の枠があらかじめ印刷されているものがありますが、退職願・退職届は基本的に手渡しですから、避けましょう。
封筒の大きさは「書類のサイズに合わせる」
封筒の大きさは、退職願・退職届の用紙に対してジャストサイズを選びましょう。封筒は形状・サイズによって呼称が決まっています。
退職願・退職届の用紙はB5もしくはA4が望ましいとされていますので、用紙を三つ折りにして入れるとフィットするサイズを選びましょう。適しているサイズは次の通りです。
| 用紙のサイズ | 封筒のサイズ |
| B5（182×257 mm） | 長形4号（90×205 mm） |
| A4（210×297 mm） | 長形3号（120×235 mm） |
ただ、退職願や退職届は、社内の会議室などでやり取りするものですから、他の社員の目に触れないよう、手帳やポケットに収まるサイズがより好ましいでしょう。これから準備ができるようであれば、「B５」の用紙、「長形4号」の封筒を選ぶことをおすすめします。
退職願・退職届の封筒への入れ方
退職願・退職届は、折り方にもマナーがあるので確認しておきましょう。
退職願・退職届は下から三つ折りにする
退職願・退職届の文字が書いてある方を内側にし、三つ折りにして封筒に入れます。
- 書類を正面に置きます。
- 長辺を三等分するように、下側を上に折ります。
- 上側を下に折ります。
| 1. | 2. | 3. |
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このときに、用紙がずれないよう、角と角をあわせて、丁寧にしっかりと折り目を付けましょう。
退職願・退職届の右上が、封筒の裏から見て右上になるように入れる
退職願・退職届の右上（〇の部分）が封筒の裏の上部にくるように入れます。
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封筒の途中で引っ掛からないように、用紙を入れる前に封筒の中身を見て確認しましょう。途中で引っ掛かかる場合は、一度戻して入れなおしましょう。
退職願・退職届を入れる封筒の書き方
封筒の表面・裏面の書き方も、あらためて確認しておきましょう。
黒ボールペンもしくは万年筆を用意する
封筒の表面も裏面も、退職願・退職届と同様に、黒のボールペンか万年筆で書きます。筆ペンやマーカーは、文字が目立ちすぎてしまうため、避けた方がよいでしょう。
表に「退職願」「退職届」と書く
封筒の表面の中央やや上に、少し大きめにはっきりと「退職願」または「退職届」と書きましょう。宛先を書く必要はありません。
裏に「所属と氏名」を書く
封筒の裏面は、左下に自分の所属部署名とフルネームを記載します。封筒裏面の左半分に納まるようにしましょう。
退職願・退職届を入れた封筒の封
退職願・退職届は基本的に手渡しとなるため、封をしなくてもマナー違反ではありません。ただ、封をする場合としない場合で対応が異なる点は、留意しましょう。
封をしない場合
封筒のふたを折っていれば、問題ありません。
封をする場合
のりやシールなどがついている封筒の場合、封をした方が見た目の点からも無難です。封をした場合は、必ず「〆」マークを書きましょう。
退職願・退職届の渡し方
いざ、退職願・退職届を準備したらどのように渡せばいいのでしょうか。
一般的には手渡し
基本的に退職願・退職届は直属の上司に時間をとってもらい、退職の意志を伝えるとともに、直接手渡しします。会話が外に聞こえない会議室などで渡すとよいでしょう。
郵送する場合
人によっては、病気やケガなどで手渡しが困難な場合もあるかもしれません。そのような場合、上司に電話などできちんと退職の意志を伝え、どうしても会社に行けないことを相談します。その上で、退職願・退職届を郵送で送ってもいいか確認しましょう。書類だけを無言で送りつけることは、マナーに反するので避けましょう。
郵送時の封筒の選び方
退職願・退職届を郵送する場合は、それらの入った封筒とは別に、さらに一回り大きな封筒を用意します。白色で郵便番号の枠があるものを選びます。
長形4号（90×205 mm）の退職願封筒→長形3号（120×235 mm）の郵送用封筒
長形3号（120×235 mm）の退職願封筒→角形5号（190×240 mm）の郵送用封筒
郵送用封筒の書き方
郵送する場合は、封筒の表に宛先の住所と宛名（部署名と個人名）を書きます。宛名がわからない場合は、直属の上司か人事部に確認しましょう。そのうえで、表面の左下に「親展」と赤字で記入します。親展とは「宛名の方以外開けないでください」という意味ですから、封筒を開ける人が限られ、慎重に退職交渉を進めることができます。
添え状を同封
郵送で書類を送る際は、添え状・送り状を添えるのがマナーです。次の文面を参考に、作成し、退職願・退職届に同封しましょう。
拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
この度一身上の都合により退職させていただくこととなりました。
つきましては同封の通り退職届（願）を送付させていただきますので、ご査収の程、よろしくお願いいたします。
短い間ではございましたが、大変お世話になりありがとうございました。
末筆ながら、貴社のご発展をお祈り申し上げます。
敬具
退職願・退職届の封筒で気をつけるポイント
退職願・退職届を細部まで丁寧に対応することで円満退社が可能になり、今後のビジネスで接点があった場合にも好印象が残ります。あらためて気をつけるポイントを振り返っておきましょう。
- 封筒はフォーマル向けの白色・無地を使用
- 用紙と封筒のサイズは合わせる。これからそろえるならB5が扱いやすい。
- 用紙は三つ折りで入れ、表と裏に目立ち過ぎない筆記用具でタイトルと差出人を書く
- 基本的には直接手渡しをする
また、退職願・退職届自体もそうですが、封筒にも修正テープ等は使いません。間違えた場合は、新しく作成しましょう。さらに、白い封筒だと、汚れが目立ちますから、持ち運び時に汚れないよう、会議室等で渡す前までは、クリアファイル等に入れて所持しておくとよいでしょう。
退職するからと気を抜かず、最後まで社会人としてのマナーを大切にしたいですね。
