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【退職の切り出し方】いつ・どう伝える?注意点や準備することマニュアル

退職すると決めたら、まずは会社に退職の意思を伝えなければなりません。
では、誰に、どのタイミングで、どう切り出せばよいのでしょうか。
ここでは円満に退職をするために、退職の伝え方や準備などのノウハウを紹介しています。

退職の意思は誰に伝えればよい?

まずは、直属の上司に退職の意思を伝えましょう。小規模な会社や役職によっては、社長が直属の上司ということもあるかもしれません。この場合、社長に直接伝えても問題ありません。

直属の上司以外の同僚・先輩・後輩・取引先などに退職の意思を伝えるのは、直属の上司と相談し退職日が正式に決まった後にすることをおすすめします。不確定な情報が広まる可能性もありますし、上司の立場としては「自分の管轄するチームへの影響を考えて、伝え方を段取りする」ということもあります。また、退職交渉が進んだ結果、現職に留まったり、退職日が変わったりする可能性もあるからです。

退職の切り出し方とタイミング

アポイントをとり、二人で話ができる場所で退職を切り出そう

まずは、退職の意思を切り出す相手の都合や予定を確認しましょう。相手が多忙な時間帯を避けて声をかけるか、メール等で都合を確認するとよいでしょう。

その際、退職の話は伏せ「お話ししたいことがあるので、ご都合のよい時に少しお時間をいただけませんか」と、相手の都合を確認する内容にとどめておくことをおすすめします。退職については対面で理由とともに伝えた方がスムーズだからです。

退職の話を切り出す場所は、相手と二人だけで話ができ、話し声のもれない会議室などを選びましょう。また、相手と二人で食事に行った際や、終業後のお酒の席で退職の話を切り出すのは避けたほうが無難です。退職の話は“交渉”ととらえ、冷静に話のできる場を設けるようにしましょう。

できれば1カ月半前までに退職の意思を伝えよう

業務の繁忙期やプロジェクトが進行している期間、人事異動の直後など、退職することにより会社が負担になる時期はできるだけ避けましょう。可能な限り、会社に迷惑をかけない時期を考慮することをおすすめします。

なお、民法上では期間の定めのない雇用契約は、退職を申し入れた後2週間で終了することになっています。一方で、就業規則に定められている場合もありますので、事前に確認しておくとよいでしょう。

また、就業規則などに定められた期間がたとえ短い期間であったとしても、仕事の引き継ぎや有給消化、退職の手続きの時間を考慮すると、可能であれば、退職希望日の1カ月半前までをめどに、退職の意思を伝えることが望ましいでしょう。特に、既に転職先から内定が出ており入社日まで1カ月を切っている場合は、すぐに話す機会を設け、退職の意思を伝えることをおすすめします。

退職についてどう伝えるべき?

まずは「退職する意思」を丁寧に伝える

退職となると、業務の運営や新しい人材の採用などで会社の負担になる可能性もあります。そのお詫びの気持ちを込め、退職の話を始める際は、「突然で申し訳ございません」と切り出し、「退職させていただきたく、今回お時間をいただきました」と伝えましょう。

その上で、「退職する決心がついている」という意思を、丁寧にしっかり伝えます。「退職を考えている」「退職を検討している」「退職の相談なのですが」など、あいまいな伝え方をすると、相手は「まだ退職の決心がついていない」と捉え、引き止められる可能性や、退職の交渉が長引く可能性があるので注意しましょう。

納得してもらえる退職理由を伝える

退職の意思を伝えると、その理由を聞かれると思います。通常は「一身上の都合」で問題ありませんが、これでは納得してもらえない場合もあるので、あらかじめ退職理由を考えておくことをおすすめします。

【退職理由の例 ①】
英語のスキルを活かした海外事業に関わる仕事がしたいのですが、今の職場では海外業務がないため、海外事業に関わる経験を積める会社に転職することにいたしました」
【退職理由の例 ②】
エンドユーザー向けの自社Webサービスを開発できる会社に転職することになりましたので、退職させていただきたいと思います」

現状に対する不満から退職を決意する場合もあると思いますが、円満に退職交渉を進めるうえでは、上記のような「前向き」な理由を説明することをおすすめします。

その際に、「今の職場ではその希望は叶えられないので仕方ない」と理解してもらうことが大切です。もちろん、すべて前向きな事情に置き換える必要があるわけではありません。家庭の事情など、理由をそのままお話しする必要がある場合もあります。

退職の理由を伝える際に注意すること

■会社への不平不満は避ける

前述の通り、不満をぶつけられた会社側としても心象が悪くなり、円満退職とはいかなくなってしまうことも考えられます。また、「不満な点を改善するので、退職はしないでほしい」と引き止めの口実につながる可能性もあります。

■一方的に退社日を伝えることは避ける

転職先から内定をもらっており入社日が決まっている場合は、その旨を伝えても問題ありませんが、伝え方には注意が必要です。

「実は、次の勤務先から内定をもらい、入社日は○月○日で決定しております。急なお願いで大変申し訳ございませんが、引き継ぎをしっかり行ったうえで、○月末日をもって退社させていただければと思います」など、相手を気遣いつつ、可能であれば多少の調整の余地を残した上で退職日を伝えるとよいでしょう。

「この日までに絶対に退職する」といった一方的な伝え方は避けたほうが無難です。会社側から「自分の都合しか考えていないのか」と思われてしまう可能性もあるからです。

引き止められた場合はどうすればよい?

退職を切り出した際、退職を断念してもらうために改善策や良い条件を提示し、引き止められることもあるでしょう。しかし、現職側からの引き止め案や提案が「必ず実現するもの」とは限りません。退職の意思が変わらないのであれば、仮に引き止められたとしても退職の意思をしっかり伝えることをおすすめします。

退職にあたり、用意・準備するものは?

退職願

上司に退職の意思を伝え、承認された後に提出するのが一般的です。会社によって書式が定められていることがあるので、退職願を書く前に就業規則を確認することをおすすめします。

退職届

退職届は、退職願が受理され正式に退職日が確定した後に提出する書類です。役員や公務員の場合は、退職届ではなく「辞表」として提出します。退職願も退職届も、社内の就業規則に「いつまでに」「誰に」提出するかが決められていたり、雇用形態により提出時期などが異なったりすることもあります。

就業規則の期限を過ぎて提出した場合、提出した書類が受理されず希望の日に退職できないなどの影響も考えられますので、事前にしっかり確認した上で、提出の時期やタイミングを検討することをおすすめします。また、提出方法についても規則がある場合もありますので、併せて確認しておくとよいでしょう。特に提出方法に規定がない場合は、直属の上司や人事部などに提出しましょう。

引き継ぎの流れ・スケジュールを考えておく

円満退社するためには、上司や同僚などにできる限り迷惑をかけずに引き継ぐことが大切です。対応していた業務やプロジェクトの内容・取引先の情報・過去に発生したトラブルとその経緯などを、引継書として分かりやすくまとめます。

また、取引先などへの挨拶周りなども発生することもあるので、どのような形で退職の連絡・後任の紹介などを行うか、上司などと相談しましょう。引き継ぎの期間は、予定外の業務などが発生した場合を考慮し、退社日の数日前にすべて完了するようなスケジュールで設定することをおすすめします。

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