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面接(選考)を辞退したいときの連絡マナー【メール・電話例文付き】

選考 辞退

転職活動の過程では、さまざまな理由から選考や面接を辞退することもあります。予定されていた選考・面接の辞退を企業に連絡するときは、どのような伝え方をするのが良いでしょうか。また選考の初期段階での辞退や、選考が進んでからの辞退では、取るべき対応に違いがあるのでしょうか。人事コンサルティングSeguros 代表コンサルタント 粟野友樹氏が解説します。

面接(選考)を辞退するときの基本的な考え方

面接や選考を辞退するときの基本的な考え方について解説します。

転職活動での面接・選考の辞退は誰にでも起こりうる

転職活動は一度に複数の企業に応募して進める場合が多いので、どこかで選考を辞退するのは誰にでも起きうることです。また、企業側も一定の辞退者が出ることはある程度予測しながら選考を進めています。

できるだけ早く連絡することが大事

採用活動を行っている企業は、選考状況を見ながら、採用枠が予定通り充足するように募集活動や選考を調整しています。例えば、採用枠1名に対して選考中の1名に辞退されてしまったら、企業は採用活動を継続して選考対象者を追加しなければなりません。企業の採用活動や他の応募者の転職活動にも影響を及ぼすため、選考辞退の意思が固まったら、直ちに応募企業に連絡し、辞退の旨を伝えましょう。

いかなる場合も連絡なしは厳禁

「選考辞退の連絡をするのが気まずい」「説得されそうなので話したくない」などの理由から、応募企業に連絡せず選考辞退するのは、ビジネスパーソンとしてマナー違反です。社会人として活動するうちに、選考辞退した企業の関係者と関りがあるかもしれません。マナー違反をしていつか気まずい思いをしないように、選考辞退の連絡は必ず入れておきましょう。

面接辞退の連絡は電話とメール、どちらですべき?

面接辞退の連絡を電話とメールどちらですべきか迷っている人に向けて、面接辞退の連絡方法を解説します。

基本的にはメールでOK

応募した企業の選考を辞退したい場合の連絡方法は、面接の直前でなければメールで問題ありません。電話だと、採用担当者が会議中などで出られない場合もあります。時間に余裕があるのであれば、メールの方が確実に辞退の旨を伝えることができるでしょう。

もし、文章だけでは真意が伝わりにくいと感じるときや、より丁寧に伝えたい場合は、メールを送った後に担当者に電話を入れ、謝罪やお礼の言葉を直接伝えることをおすすめします。

転職エージェント経由で応募した場合

転職エージェント経由で応募している場合、企業とのやりとりは転職エージェントを介しておこなうため、まずは担当の転職エージェントに連絡を入れましょう。その際、応募企業へもお詫びを伝えてもらうようにしましょう。

前日・当日の連絡や、メールに返事がない場合は電話

選考・面接の前日や当日など直前に辞退を決めた場合は、メールを送っても企業の確認が間に合わない可能性があるので、電話で連絡することをおすすめします。多くの場合、募集要項や企業から送られる選考・面接案内メール等には、採用担当者の連絡先か緊急連絡先が記載されていますので、直前の辞退は緊急連絡先に電話するようにしましょう。

転職エージェント経由で応募した場合

通常の辞退と同じく担当の転職エージェントへ連絡します。また、面接の案内メール等に企業の緊急連絡先が記載されているので、企業にも合わせて連絡しましょう。

【例文付き】面接(選考)辞退の企業への伝え方

選考・面接を辞退するときの応募先企業への伝え方を、例文と合わせて紹介します。

企業に伝えるべきポイント

選考辞退で伝えておきたいポイントは5つあります。企業には誠実に対応するように心がけましょう。

1. 氏名とともに、面接予定日や選考段階を伝える
2. 面接後であれば、面接のお礼を伝える
3. 最初に結論(辞退する意志)を伝える
4. 時間や労力をかけてくれたことへの感謝と、辞退することへの謝罪を伝える
5. 連絡をメールや電話で簡易的に済ませてしまうことへの謝罪を伝える

辞退の理由はどう伝えるべき?

選考・面接を辞退する理由については、よく言われる「諸般の事情」「一身上の都合」といった形式的な表現で通しても問題はありません。

しかし企業としては入社してもらいたかった応募者に辞退された場合、その理由を聞きたくなるものです。「誤解や不安など解消できることを見つけたい」という目的だけでなく、現場責任者や役員など他の関係者から理由を問われた時に回答できるようにしておきたい、という目的もあります。

他社から内定が出たためと正直に伝えてもいい?

同時に選考が進んでいた他社に決まったことが辞退の理由であれば、正直に伝えても問題はありません。他社から内定が出た場合は、正直に話した方がスムーズに辞退できることが多いようです。

面接(選考)辞退メールの書き方(例文)

メールで選考を辞退する場合の例文をご紹介します。

〈件名〉
〇月〇日〇時の選考(面接)辞退のご連絡/〇〇〇〇(氏名)

〈本文〉
株式会社△△△△
人事部 □□様

先日、面接につきましてご連絡をいただいた〇〇〇〇です。
その節は、ありがとうございました。

〇月〇日〇時より、面接のお約束をしておりましたが、(諸般の事情により)このたびの選考を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
(理由といたしましては、面接で企業理解を深めるなかで、貴社と自分との方向性の違いに気づいたからです。)

ご多用のなか、日程を調整していただいたのにもかかわらず誠に申し訳ございません。何とぞお許しをいただきたく、勝手ながらお願い申し上げます。
また、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

〈署名〉
〇〇〇〇(氏名)
〒番号000-0000
〇〇県□□市△町00-00
電話番号:090-0000-0000
メール:aaaa@aaaaaa.ne.jp

面接(選考)辞退の際の電話のかけ方例

電話で選考を辞退する場合の話し方例をご紹介します。

自分「大変お世話になっております。私、〇日に面接を受け、通過のご連絡をいただいていております〇〇〇〇と申します。人事部の□□様はご在席でしょうか?」

人事「はい、私が□□です」

自分「先日は誠にありがとうございました。急なご連絡で大変恐縮ですが、諸般の事情のため、明日〇月〇日にお約束した面接を辞退させていただきたく、お電話をいたしました」

人事「そうですか。差し支えなければ、辞退の理由を教えてもらえますか」

自分「はい。御社での職務について詳しくうかがう中で、当初自分が抱いていたキャリアイメージとの大きなギャップを感じたためです。貴重なお時間をいただきましたのに、大変申し訳ございません」

人事「そうですか。残念ですが仕方がありませんね」

自分「丁寧にご対応いただき、心より感謝しております。ご連絡が直前となってしまい申し訳ございませんでした。それでは失礼いたします」

面接(選考)辞退を連絡するときの注意点

面接辞退を連絡するときの注意点を3つご紹介します。

電話をかけるときは静かな場所でかける

辞退の電話をかけるときは、周りの雑音が入らないような静かな場所かつ電波のよい場所を選びましょう。辞退を伝えることは大切な連絡です。周りの音が入ってしまうと辞退理由や新しい条件の提案など、重要な内容を聞き逃してしまう恐れがあります。

営業時間内に連絡する

応募先企業には、営業時間内に電話するようにしましょう。営業時間外に電話をかけると相手に繋がらないだけでなく、業務時間外に対応の手間を取らせてしまうことになります。また、たとえ営業時間内であっても、昼休憩や始業直後、就業間際の採用担当者が忙しいであろう時間は避けることをおすすめします。

なお、メールで辞退の連絡をするときは電話ほど営業時間を気にする必要はありません。もし営業時間外にメールを送信するときは「夜分遅くに失礼いたします」「営業時間外のところ申し訳ございません」などの言葉を添えましょう。

辞退しても後悔しないかよく考える

辞退の連絡を入れる前には「選考を続けておくべきだった」と後悔しないか、よく考えることが大切です。もし自分で判断ができないときは家族や友人、転職エージェントなどから第三者目線での意見をもらうこともできます。辞退の連絡を入れる前によく考えて、後悔のない決断をしましょう。

【段階別】面接(選考)辞退こんな時はどうする?

転職活動ではエントリー、書類選考、面接、筆記試験、内定など、どの段階でも選考を辞退する可能性があります。選考段階別に対応する際のポイントをご紹介します。ただし、転職エージェントを利用している場合は、どの段階でも担当のキャリアアドバイザーに伝えましょう。

エントリーを辞退したい時は?

「エントリーしたけど、書類は送らずに取り下げたい」というときも、辞退の連絡をしましょう。応募先のメールアドレスを把握している場合、連絡はメールで構いません。転職サイトを使わずに応募している場合は「先日、貴社のホームページ経由で応募した〇〇〇(氏名)と申します」など、応募経緯を書き添えると親切です。辞退の理由は「一身上の都合」とだけ書くよりも「改めて求人の内容を詳しく拝見したところ、目指すものと違ったため取り下げさせてください」など、具体的に書くほうが好ましいでしょう。

書類選考を辞退したい時は?

書類選考の結果が出る前に辞退を決めた場合も、エントリーの辞退と基本は同じでメール連絡で問題ありません。すでに選考が開始されているか分からない場合でも「選考のお時間をいただいたにもかかわらず、申し訳ありません」と言い添えるようにしましょう。

筆記試験や面接を辞退したい時は?

セッティングされた面接や筆記試験を辞退する場合は、面接(選考)辞退の基本マナーに則って行動しましょう。約束の日時当日までに時間の猶予がある場合はメールで、直前に辞退を決めた場合は電話で伝えるようにします。

最終面接を辞退したい時は

最終面接もこれまでと同様、辞退の連絡は基本的にメールだけで構いません。しかし、企業側も求職者への評価がかなり高まっている段階なので「電話で理由を聞かせて欲しい」「もう一度面談をして欲しい」といった、企業側から何らかのアプローチがある可能性があります。必然的に詳細な理由を伝えることにはなりますが、企業が納得してくれるまで誠意をもって対応することが大事です。

内定後に辞退したい時は?

内定が出た後から内定承諾をするまでには一週間ほどの猶予があるケースが多いようですが、その期間中であれば辞退しても問題ありません。しかし、内定辞退を決めた場合は、なるべく早めに企業に伝えましょう。企業は他の候補者の選考を保留にしている場合があるため、早く内定辞退とわかった方が選考を止めずに済むからです。

内定辞退の連絡は基本的にメールで問題ありませんが、採用担当者が見落としてしまう可能性もあるため、電話でも伝えるとより確実で丁寧な印象になります。

スムーズに進めたいなら転職エージェントの利用もおすすめ

転職エージェントでは、キャリアアドバイザーが求職者と企業との間に入ってさまざまな調整を行うほか、選考辞退の連絡も代行します。したがって求職者にとっては心理的な負担が少なく、転職活動に専念できるのがメリットです。その際は、企業の窓口を務めるキャリアアドバイザーに頼るだけではなく、企業に対するのと同じ誠実さで向き合うことが、転職成功のカギになるでしょう。転職活動をスムーズに進めたい方は、ぜひ転職エージェントを活用してみてはいかがでしょうか。

組織人事コンサルティングSeguros 代表コンサルタント 粟野友樹氏


約500名の転職成功を実現してきたキャリアアドバイザー経験と、複数企業での採用人事経験をもとに、個人の転職支援や企業の採用支援コンサルを行っている。

記事作成日:2020年11月04日
記事更新日:2023年05月25日
記事更新日:2023年10月03日 リクルートエージェント編集部

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