面接辞退メールのマナーと理由の伝え方・書き方を紹介【例文付き】

転職活動において、何らかの事情から面接を辞退することもあるかもしれません。予定されていた面接の辞退を企業に申し出るとき、どのように伝えればいいのでしょうか。面接を辞退する際の基本的なマナー、伝え方のポイント、メールの書き方、電話での伝え方などについて、組織人事コンサルティングSeguros 代表コンサルタント粟野友樹氏が解説します。

面接を辞退するときの基本的なマナー

面接を辞退すると決めた場合、企業への連絡にあたって以下のマナーを心がけましょう。

できるだけ早く連絡する

面接を辞退する場合、できるだけ早く企業に伝えましょう。採用活動を行っている企業は、選考状況を見ながら、採用枠が予定通り充足するように募集活動や選考スケジュールを調整しています。

例えば、採用枠1名に対して選考中の1名に辞退されてしまったら、企業は採用活動を継続して選考対象者を追加しなければなりません。企業の採用活動や他の応募者の転職活動にも影響を及ぼすため、辞退の意思が固まったら、直ちに応募企業に連絡しましょう。

いかなる場合も無断キャンセルはNG

「面接辞退の連絡をするのが気まずい」「説得されそうなので会話を避けたい」といった理由から、応募企業に連絡せずに面接をキャンセルするのは、ビジネスパーソンとしてマナーに反するので注意が必要です。

今後のビジネス活動のなかで、その企業の関係者と関わる可能性もあります。マイナスの印象が残り、いつか気まずい思いをしないためにも、辞退の連絡は必ず入れておきましょう。

簡潔にまとめて伝える

辞退を伝える際は、回りくどい表現や長々と言い訳をするのは好ましくありません。情報量が多くなるほど伝わりづらくなります。「お礼」「辞退の意向」「辞退の理由」「お詫び」を簡潔にまとめて伝えてください。

面接辞退はメールでしてもいい？

面接を辞退する場合、どのような手段で連絡すればいいかについてお伝えします。

基本的にはメールでOK

面接を辞退したい場合の連絡方法は、面接の直前でなければメールでもいいでしょう。電話だとタイミングによってはつながらないこともあり、他の人に伝言しても伝わるとはかぎりませんので、メールの方が確実性も高いといえるでしょう。

もし、文章だけでは真意が伝わりにくいと感じる場合や、より丁寧に伝えたい場合は、メールを送った後に担当者に電話し、お詫び・お礼の言葉を直接伝えることをおすすめします。

当日の急なキャンセルの場合は電話もする

面接の前日や当日など直前に辞退を決めた場合は、メールを送っても企業の確認が間に合わない可能性があるため、電話で連絡します。

多くの場合、募集要項や企業から送られる面接案内メールなどに採用担当者の連絡先や緊急連絡先が記載されていますので、直前での辞退は緊急連絡先に電話しましょう。

採用担当者が不在だった場合は、氏名・応募職種・面接日時と辞退の旨を伝え、伝言を依頼します。その上でメールも送っておくといいでしょう。

転職エージェント経由の応募なら、転職エージェントに連絡

転職エージェント経由で応募している場合、まずは転職エージェントに連絡を入れます。企業宛の連絡と同様、面接日まで期間があるならメールで、直前であれば転職エージェントだけでなく、応募先企業の緊急連絡先にも電話して伝えましょう。

面接辞退を企業に伝える場合のポイント

面接辞退を企業に伝える際には、以下のポイントを押さえておきましょう。

氏名・面接予定日・選考段階を伝える

まずは、氏名、面接予定日時、選考段階（2次面接／最終面接など）を伝えます。選考途中の応募者が大勢いる場合、採用担当者が混乱する可能性がありますので、最低限の情報として明確に伝えましょう。

面接辞退と理由を伝える

面接を辞退する旨と、辞退の理由を伝えます。企業としては入社してもらいたかった応募者に辞退された場合、その理由を聞きたくなるものです。

「誤解や不安など解消できることを見つけたい」という目的だけでなく、現場責任者や役員など他の関係者から理由を問われた場合に回答できるようにしておきたい、という目的もあります。理由を詳しく述べる必要はありませんが、簡潔にでも伝えるといいでしょう。

面接までの感謝と、辞退のお詫びを伝える

これまでの選考・面接に時間と労力を割いてもらったことへのお礼と、辞退することへのお詫びを伝えます。失礼にならないように、誠意を示すことが大切です。

面接辞退の理由を企業にどう伝えたらいい？

面接を辞退する理由の伝え方は、以下を参考にしてください。

他社から内定を得て、入社を決めた場合

同時に選考が進んでいた他社に入社を決めたことが辞退の理由であれば、正直に伝えてもいいでしょう。「他社を選んだ」という理由は、企業にとっては残念でありつつも納得しやすいものです。

条件や社風が合わないと判断した場合

企業研究や面接を経て「自分に合わない」と判断し、入社意欲が低下した場合は、「活躍や貢献が難しいと判断した」という旨を伝えるといいでしょう。応募企業のマイナス点を指摘したり、批判的な言葉を伝えたりすることは控えてください。

正直に伝えづらい理由がある場合

面接辞退の理由を正直に伝えづらい場合は、「諸般の事情」「一身上の都合」といった形式的な表現を使ってもいいでしょう。理由を明記しない分、お詫びは丁寧に伝えるといいでしょう。

面接辞退メールのテンプレート【例文】

面接辞退をメールで連絡する場合の例文と、書き方のポイントをご紹介します。以下を参考に、上記で紹介したように理由別にアレンジして使用してください。

件名の書き方ポイント

メールの件名は、ぱっと見て用件が分かるようにしましょう。面接辞退の旨だけでなく予定日時も入れることにより、採用担当者はすぐに対応すべきかどうか判断がつきやすくなります。件名の後には氏名も記載しておきましょう。

宛名の書き方ポイント

宛名は、社名・部署名・担当者氏名を記載します。社名は「株式会社」を（株）と省略せず、正式名称で記載しましょう。受け取った面接案内メールに採用担当者の氏名が記載されていない場合は、「採用ご担当者様」と記載します。

本文の書き方ポイント

本文では、「面接を設けてもらったことへのお礼」「辞退する旨」「辞退の理由」「お詫び」を簡潔にまとめます。

締めの言葉の書き方ポイント

「末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます」と、定型文で締めくくりします。ビジネスメールの締めでよく使用する「今後ともよろしくお願いいたします」といった表現は適切ではありません。

【話し方例】面接辞退電話のかけ方

面接日の直前に辞退を決意し、電話で連絡する場合の話し方は、以下の例を参考にしてください。