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転職の選考・面接を辞退したいときの連絡マナー【メール・電話例文付き】

選考 辞退

転職活動の過程では、さまざまな理由から選考や面接を辞退することもあります。予定されていた選考・面接の辞退を企業に連絡するときは、社会人としてどのようなマナーを守り、どのような伝え方をするのが良いでしょうか。また、選考の初期段階での辞退や、選考が進んでからの辞退では、取るべき対応に違いがあるのでしょうか。人事コンサルティングSeguros 代表コンサルタント 粟野友樹氏が解説します。

「マナーの基本的選考・面接辞退」な考え方

転職活動での選考・面接の辞退は誰にでも起こりうる

企業で採用人事をしてきた経験からお話しすると、中途採用で求職者が選考や面接を辞退するのは珍しいことではありません。一度も企業と接触せずにエントリーを取り下げるケースもあれば、一次、二次と面接が進んだ時点で辞退される方もいます。辞退する理由も、仕事内容が自分の希望するキャリアに合わなかった、給料や待遇が予想より良くなかった、社風が自分に合わなかった、他の企業で採用が決まったなど、人によりさまざまです。

転職活動は一度に複数の企業に応募して進める場合が多いので、どこかで選考を辞退するのは誰にでも起きうることです。また、企業側もそうした求職者の事情を理解しているので、一定の辞退者が出ることはある程度予測しながら選考を進めている部分もあります。

決心したらできるだけ早く連絡することが大事

しかし理由や事情はともかく、選考を辞退することは、企業側に採用スケジュールの見直しや募集のやり直しなど、大なり小なりの負担をかけることになります。

また、転職活動をビジネスに置き換えて考えてみましょう。求人に応募するのは、企業に対して自分からアポイントメントを取りに行ったのと同じことです。つまり選考の辞退とは、自分からアプローチした企業に対して「お会いする必要がなくなりましたので、結構です」とキャンセルすることと一緒です。こう考えれば、選考を辞退するときはとにかく迅速に、誠意を持って、理由や謝罪の気持ちを伝えることが基本だと理解できるでしょう

ですから、選考を辞退すると決めたら先送りにせず、その時点ですぐに企業に連絡することが大事です。何かを断る連絡は心理的になかなかしづらいものですが、次の選考の準備を進めている企業にとっても、辞退になるのであれば、なるべく早い時点で断ってもらう方がありがたいのです。本人も憂鬱な気持ちを引きずらずに、他の選考に集中できます。迅速な連絡はお互いのためだと言えるでしょう。

いなかる場合も連絡せずにスルーは厳禁

「辞退するのは気が引ける」「何か言われそうで怖い」…。選考辞退をしようというときに、こんな感情が湧くのも理解できますが、だからといって企業に連絡もなしで選考をスルーしては、社会人としての常識を疑われても仕方がありません。前述のように転職活動がビジネスだとすれば、どんな理由があってもNGな行動だと理解できるでしょう。「申し訳ない」という気持ちはあっても、誠意を持って対応すれば企業は理解してくれます。ネガティブなものごとに勇気を持って対峙した経験は、自分自身の成長にも繋がることでしょう。

選考・面接辞退の連絡は電話とメール、どちらですべき?

基本的にはメールでもOK

選考・面接を辞退するときの企業への連絡は、前日や当日などの直前でなければ、メールでも失礼はありません。特に昨今は担当者がリモートワークをしている企業も多いため、電話連絡がしにくいことも考えられます。選考の数日前で、時間的に余裕があるなら、メールの方が早く確実に見てもらえるかもしれません。

もし、文章だけでは真意が伝わりにくいと感じるときや、より丁寧に伝えたい場合は、メールを送った後に担当者に電話を入れ、謝罪やお礼の言葉を直接伝えることをお勧めします。

前日・当日の連絡や、メールに返事がない場合は電話を

選考・面接の前日や当日など、直前に辞退を決めた場合は、メールを送っても企業の確認が間に合わない可能性があるので、電話で連絡することをお勧めします。多くの場合、募集要項や、企業から送られる選考・面接案内メール等には、担当者の連絡先か緊急連絡先が記載されていますので、そちらに電話をするようにしましょう。

また事前にメールで辞退の連絡をした場合、通常は当日や翌営業日に企業から返事が来るものですが、来ていないときは辞退メールが見逃されている可能性があります。その場合も、電話をかけて「〇日前にもメールでご連絡しましたが、今回は面接を辞退させていただきます」と担当者に直接伝えた方が良いでしょう。

【例文付き】選考・面接辞退の企業への伝え方

企業に伝えるべきポイントは

メール・電話のどちらで辞退の連絡をする場合も、次の4つのポイントをおさえればOK。事情説明より先に「選考を辞退させていただきます」という結論から入ると、簡潔で伝わりやすくなります。

1.氏名と共に、面接予定日や選考段階を伝える。
2.最初に結論(辞退する意志)を伝える。
3.時間や労力をかけてくれたことへの感謝と、辞退することへの謝罪を伝える。
4.連絡をメールや電話で簡易的に済ませてしまうことへの謝罪を伝える。

辞退の理由はどう伝えるべき?

選考・面接を辞退する理由については、よく言われる「諸般の事情」「一身上の都合」といった形式的な表現で通してしまっても問題はありません。

ただ、企業としては「ひと言でもいいから理由が聞きたい」のが本音です。社内の各部署と調整を重ねて選考の準備をしてきた以上、納得できる理由が欲しいものですし、辞退理由によって選考プロセス上の反省点が見つかれば、今後の採用に活かしたいと考えるからです。

さらに言うと、求職者の本音の辞退理由が、誤解や勘違いに起因していることもよくあります。たとえば口コミサイトで「残業が多い」という情報を見たのが理由だったものの、実は10年も前の話で、今は改善されていたというケース。あるいは一次面接でのやり取りに齟齬があり、求職者が年収を実際よりも低く認識していたケースもあります。そんな場合、誤解が解ければ求職者が辞退を撤回することもあるでしょう。求職者が企業から有望と見なされている場合は、もっと良い条件が提示される可能性もゼロではありません。

こうしたことから、相手を否定したり不快にさせたりする内容でなければ、求職者はむしろ「希望年収より〇万円下回っていたため」「担当する業界が希望と異なっていたため」など辞退の理由を率直に企業に伝えた方が良いと考えています。「一身上の都合」と形式的に答えたとしても、さらに理由を踏み込んで聞いてくる担当者もいるので、自分が話せる範囲の回答を準備しておくことをお勧めします。

他社から内定が出たため、と正直に伝えても良い?

同時に選考が進んでいた他社に決まったことが辞退の理由であれば、伝えても何ら問題はありません。むしろ企業にとっては「それなら仕方がない」という内部的な落とし所になることでしょう。この場合は特に、正直に話した方がスムーズなことが多いようです。

選考・面接辞退メールの書き方(例文)

メールで選考を辞退する場合の例文を下にご紹介しますので、参考にしてください。

〈件名〉
〇月〇日〇時の選考(面接)辞退のご連絡/〇〇○○(氏名)

〈本文〉
株式会社△△△△
人事部 □□様

先日、面接につきましてご連絡をいただいた〇〇〇〇です。
その節は、ありがとうございました。

○月○日○時より、面接のお約束をしておりましたが、(諸般の事情により)このたびの選考を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
(理由といたしましては、面接で企業理解を深めるなかで、貴社と自分との方向性の違いに気づいたからです。)

ご多用のなか、日程を調整していただいたのにも関わらず誠に申し訳ございません。何とぞお許しをいただきたく、勝手ながらお願い申し上げます。
また、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

〈署名〉
〇〇〇〇(氏名)
〒番号000-0000
○○県□□市△町00-00
電話番号:090-0000-0000
メール:aaaa@aaaaaa.ne.jp

選考・面接辞退の際の電話のかけ方例

電話で選考を辞退する場合の話し方例を下にご紹介しますので、参考にしてください。

自分「大変お世話になっております。私、〇日に面接を受け、通過のご連絡をいただいていております〇〇〇〇と申します。人事部の□□様はご在席でしょうか?」

人事「はい、私が□□です」

自分「先日は誠にありがとうございました。急なご連絡で大変恐縮ですが、諸般の事情のため、明日〇月〇日にお約束した面接を辞退させていただきたく、お電話をいたしました」

人事「そうですか。差し支えなければ、辞退の理由を教えてもらえますか」

自分「はい。御社での職務について詳しくうかがう中で、当初自分が抱いていたキャリアイメージとの大きなギャップを感じたためです。貴重なお時間をいただきましたのに、大変申し訳ございません」

人事「そうですか。残念ですが仕方がありませんね」

自分「丁寧にご対応いただき、心より感謝しております。ご連絡が直前となってしまい申し訳ございませんでした。それでは失礼いたします」

【段階別】選考・面接辞退こんな時はどうする?

転職活動ではエントリー、書類選考、面接、筆記試験、内定など、どの段階でも選考を辞退する可能性があります。上でご紹介した基本マナーを踏まえつつ、選考段階別に対応する際のポイントをご紹介しましょう。

エントリーを辞退したい時は?

「エントリーしたけど、書類は送らずに取り下げたい」というときも、辞退の連絡をするのが社会人としてのマナーです。連絡はメールで行いましょう。もしWebの転職サイトを使わずに応募している場合は「先日、貴社のホームページ経由で応募した〇〇〇(氏名)と申します」と、応募経緯を書き添えると親切です。辞退の理由は「一身上の都合」とだけ書くよりも「改めて求人の内容を詳しく拝見したところ、目指すものと違ったため取り下げさせてください」など、具体的に書くほうが好ましいでしょう。

書類選考を辞退したい時は?

書類選考の結果が出る前に辞退を決めた場合も、エントリーの辞退と基本は同じで、メール連絡でOKです。すでに選考が実施されたかどうか分からない場合でも「選考のお時間をいただいたにも関わらず、申し訳ありません。」と必ず言い添えるようにしましょう。

筆記試験や面接を辞退したい時は?

セッティングされた面接を辞退する場合は、上でご紹介した選考・面接辞退の基本マナーに則って行動しましょう。約束の日時まで時間の猶予がある場合はメールで、直前に辞退を決めた場合は電話で伝えるようにします。筆記試験の辞退も基本的にメールでOKですが、やはり試験日や締切日直前にやむをえず辞退する場合は、電話で伝えるようにしましょう。

最終面接を辞退したい時は

最終面接もこれまでと同様、辞退の連絡は基本的にメールだけで構いません。ただ、企業側も求職者への評価がかなり高まっている段階なので、「電話で理由を聞かせて欲しい」「もう一度面談をして欲しい」といった、何らかのアプローチがある可能性があります。必然的に詳細な理由を伝えることにはなりますが、企業が納得してくれるまできちんと対応することが大事です。

内定後に辞退したい時は?

内定が出た後、内定承諾をするまでには一週間ほどの猶予があるケースが多いようですが、その期間中であれば、辞退しても何ら問題はありません。複数の企業から内定をもらってどこに入社するか検討する方もいますし、仕事を続けながら転職活動をしてきた方であれば、当然、現職に残る選択肢もあるからです。

内定辞退の連絡は、より気持ちが伝わりやすい電話がベターです。電話だけでは不安という方は、さらにメールや手紙を送ると良いでしょう。当然、企業からは「なぜ入社してもらえないのか」と深く理由を聞かれるので、本音ベースで誠実に向き合うことが必要になるでしょう。

スムーズに進めたいなら転職エージェントの利用もお勧め

転職エージェントでは、キャリアアドバイザーが求職者と企業との間に入ってさまざまな交渉を行うほか、選考辞退の連絡も代行します。従って求職者にとっては心理的な負担が少なく、転職活動に専念できるのがメリット。その際は、企業の窓口を務めるキャリアアドバイザーに頼るだけではなく、企業に対するのと同じ誠実さで向き合うことが、転職成功のカギになることでしょう。転職活動をスムーズに進めたい方は、ぜひ転職エージェントを活用してみてはいかがでしょうか。

組織人事コンサルティングSeguros 代表コンサルタント 粟野友樹氏
約500名の転職成功を実現してきたキャリアアドバイザー経験と、複数企業での採用人事経験をもとに、個人の転職支援や企業の採用支援コンサルを行っている。

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