転職エージェント トップ > 転職成功ガイド > 転職の準備をする > 【例文付き】一般事務の志望動機の書き方・NG例

【例文付き】一般事務の志望動機の書き方・NG例

転職活動を始めると、必ず伝えることになる「志望動機」。
まずは、仕事の内容や適性を理解してから、自分の経験を振り返って、志望動機を作成することが、転職活動の成功へのポイントです。

一般事務を志望する場合、どのような点に気を付ければいいのでしょうか。
志望動機の書き方のポイントを組織人事コンサルティングSegurosの粟野友樹氏にお伺いしました。

組織人事コンサルティングSeguros 代表コンサルタント 粟野友樹氏
約500名の転職成功を実現してきたキャリアアドバイザー経験と、複数企業での採用人事経験をもとに、個人の転職支援や企業の採用支援コンサルを行っている。

一般事務の仕事内容を理解しよう

一般事務は事務業務で企業を支える仕事です。書類作成、ファイリング・整理、データ入力、電話対応、来客対応、郵便物の発送・仕分け、ときには会議やイベントの運営サポートなど、社内業務が円滑に進むようにオフィス業務を担っています。

また、所属する部門により、「営業事務」「経理事務」などと区別して呼ぶことがあり、多少の専門知識が求められます。

一般事務に求められる適性を理解しよう

基本的にサポート業務となるので、「ほかの人が成果を出すための仕事にやりがいを感じる」タイプの方は適性があります。また、データ入力やファイリングなど単純作業も多いので、単純な作業の積み重ねが苦にならない人に向いているでしょう。

また、人から仕事を依頼されることが多いので、指示に対して正確に対応できることや、データ入力のミスがないよう、細かい点に気を配って対応できることも重要です。

一方で、電話や来客の対応もあるため、丁寧なコミュニケーションを取りながら、臨機応変な対応ができることも大切になります。

一般事務の志望動機の書き方

一般的に志望動機を考える際には次の3つのポイントを抑える必要があります。

1.業界について
2.会社について
3.職種について

ただ、志望動機を文章にする際は、「業界」についてはあまりふれなくてよいでしょう。「職種」への志望理由を中心に、加えて「会社」への志望理由を整理していきましょう。

一般事務を志望する理由を整理しよう

職種についての志望動機を考える際は、次の3つのポイントを踏まえて整理してみましょう。

① 仕事について興味を持った点
② 仕事に対して貢献できる点
③ 希望職種での経験を通して実現したい将来像

まず、①について営業事務の仕事内容を調べ、書き出しましょう。次に②について、今までの経験で得意なこと、人から評価されたこと、前向きに取り組めることなどを振り返り、書き出します。

ここまでそろったら、①と②を並べて、つながるポイントを探していきます。見つかったポイントが志望動機の軸となります。

例えば、アパレルの販売員をしていた人が、一般事務の仕事への転職を考えた場合を見てみましょう。

ちなみに、一般事務の正社員を募集する場合、企業は将来その部門の事務業務全般の管理を担っていける人物を期待しています。③では、一般事務の仕事を通して、今後どのようなキャリア形成や働き方をしていきたいかも伝えられるように準備しておくとよいでしょう。

一般事務を志望する理由の整理の例
① 一般事務の業務には、資料整理やデータ入力の仕事がある。
② アパレル販売員の仕事では売れ筋の商品を効率よく提供できるように整理し、販売管理にExcelを使ってきたので、社内の効率よい書類整理、Excelを使った資料作成に貢献できる。
③ 将来的には、事務部門を統括する立場となり、部門全体の業務効率化と携わるメンバーの働きやすさに貢献したい。

その企業を志望する理由を整理しよう

企業に対する志望動機は「興味」「関心」「共感」をポイントに整理してみましょう。事業内容のどこに興味・関心を持っているか、会社のビジョンのどんな点に共感したかを自分の言葉で伝えられるように準備しておくとよいでしょう。

一般事務の志望動機例文

志望動機は、今までの自身の経験をどのように活かし、貢献できるかを伝えることがポイント。例文を参考に、より自分に合った志望動機へカスタマイズしてみましょう。

一般事務経験者の志望動機例文

私は4年間、法律事務所にて一般事務を担当してきました。複雑な資料整理や電話等の受付を迅速に対応するとともに、進捗管理業務のクラウドツール化や、紙資料のデジタル化を進めてまいりました。
Word・Excelは資料作成で日常的に使用しており、新しいITツールについては自ら調べ、業務に合わせたカスタマイズ、運用ルールの工夫を行ってきました。
こうした工夫で「業務の効率が上がった」と言っていただくことに何よりもやりがいを感じています。
この過程でITツールへの興味が沸き、貴社のユーザビリティが高いクラウドサービスやそれを生み出す、多様な働き方を受け入れる柔軟な社風に共感してきました。
今後は創造的なサービスを生み出す貴社の業務をサポートし、時代に合わせたスキルを身に着けながら、事業の成長に貢献したいと考えております。どうぞよろしくお願いいたします。

「一般事務経験者」の志望動機ポイント

まず、一般事務として何ができるのかを伝えるとともに、仕事の中でどんな工夫をしてきたかの事実を伝えましょう。一般事務はコツコツと仕事を積み重ね、サポートする仕事であると理解していること、そこに適性があることを伝えます。さらに、応募企業の事業やビジョンへの興味、共感を具体的に示し、将来への展望と希望する企業で働くことへの意欲を伝えていきましょう。

一般事務未経験者の志望動機例文

私はアパレル企業の販売員として3年間働く中で、明るく丁寧な接客、お客様の志向を感じ取りながら先回りをした商品提案を心掛けてきました。この経験を活かし、今後は事業を牽引する貴社社員の皆様のために、業務を先回りしてサポートできればと志望いたしました。今までの経験においては、接客時のタイミングよい商品提案のために、売れ筋商品をバックヤードで取り出しやすく整理整頓し、スタッフ全員が動きやすくなるよう工夫をする一方、社内会議の資料作成用にOfficeツールの資格を取得し、別の部署の人にもわかりやすいデータ整理に取り組んできました。
貴社の、社員一人ひとりが会社を想い、会社が一人ひとりを想うというビジョンには、自分でも心掛けてきた点と共通する部分があり、今後はその一員として事業成長に貢献していきたいと考えております。

「一般事務未経験者」の志望動機ポイント

一般事務が未経験であっても、ほかの社員や顧客のためにサポートをしてきた経験は、事務を円滑に進めるための的確なコミュニケーション、書類整理、電話・来客時の対応など、一般事務の業務内容と重なる点があります。接客業の場合は、対人対応能力をアピールしてもいいでしょう。
ただ、一般事務ではパソコンを使った業務が必ず発生します。特にWord、Excelを問題なく使える点や、学んでいる点(資格を取得している場合はその名称)は明記しておきましょう。

一般事務の志望動機NG例文

私はアパレル企業の販売員として3年間働く中で、明るく丁寧な接客、お客様の志向を感じ取りながら先回りをした商品提案を心掛けてきました。
今までの経験においては、店舗売上実績の上位に入ることも多く、私が提案することで購入に至るお客様も多く見られました。
また、PowerPointを使った販売促進資料について、後輩へアドバイスをすることで、よりよい資料を作りのサポートをしたこともあります。今後はこのような対応力、指導力を活かして、ビジョンに共感している貴社の事務職として、事業成長に貢献していきたいと考えております。

一般事務志望動機NG例の改善ポイント

一般事務は、ほかの社員の業務を支える仕事が中心です。ですから、志望動機では、自分が出した成果や自分のリーダーシップを中心とする書き方よりは、お客様やメンバーのサポートをして喜ばれたといったエピソードを中心に、結果的に成果が上がった。というような書き方をすると、一般事務に適正がある人だと受け取られやすくなるでしょう。

あわせて読みたい参考記事

* 志望動機が書けない!転職活動で志望動機を伝える3ステップとは?【例文つき】
* 【第二新卒】「志望動機」の伝え方と例文
* 【IT業界編】「志望動機」の伝え方・書き方と例文
* 総務職の「志望動機」の伝え方・書き方と例文

リクルートエージェントでは、転職でお悩みの方に適切なアドバイスをお送りしています。また、企業の面接対策や職務経歴書の作成サポートや、スムーズな退職のためのサポートを行っています。お悩みの方はぜひ一度相談に来てみてください。