「履歴書に印鑑を押す必要はある？」「印鑑を押す場合、どんなハンコを使えばいい？」「印鑑を押す際の注意点は？」──そんな疑問に対し、人事コンサルティングSeguros 代表コンサルタント粟野友樹氏がアドバイスします。
目次
そもそも履歴書に印鑑は必要？
基本的に、履歴書に印鑑を押す必要はありません。以前は市販されている履歴書用紙の多くに押印欄がありましたが、最近の履歴書には押印欄が設けられなくなっています。
これは、1997年に閣議決定された「押印見直しガイドライン」によるものです。履歴書は、「押印を求める必要性や実質的意義が乏しい。押印を廃止し、記名のみでよい」とされました。
履歴書に押印が必要なのはどんなときか？
場合によっては、履歴書に押印すべきこともあります。次のようなケースです。
押印欄がある履歴書を使用する場合
使用する履歴書用紙に押印欄がある場合は、体裁上、押印しましょう。押印欄があるにも関わらず押印がされていないと、「書類の不備」とみなされる可能性があります。
募先企業から押印を求められた場合
応募先企業から印鑑を押すように指示された場合は、押印してください。企業によっては、応募書類の取り扱いについて、旧来の押印ルールを続けていることもあります。職務経歴書や企業独自のエントリーシートなどに押印を求められた場合は応じましょう。
印鑑の種類・インクはどれがいい？
印鑑の種類には、次のようなものがあります。
- シャチハタ（インク内蔵型のスタンプ式印鑑）
- 実印（市区町村に印影を登録した、公的に認められた印鑑）
- 認印（実印として登録していない個人所有の印鑑）
このうち、履歴書に押印する場合に使用する印鑑として適切なのは「認印」です。朱肉を使って押しましょう。「シャチハタ」などは時間の経過に伴い、インクが薄くなることがあります。また、手軽なイメージがあるため、「手抜き」の印象を与えてしまうかもしれません。
ビジネス文書にふさわしいという点では「実印」を使用しても構いませんが、違和感を持たれる可能性もあります。通常、実印は保険契約や不動産取引など重要な書類で使われるものだからです。防犯の観点からも、実印を使うことは避けたほうがよいでしょう。
印鑑の押し方ポイント
応募書類では、書かれている内容はもちろんのこと、「丁寧に作成されているか」が見られています。文字が中心の履歴書の中で、赤い色の印鑑はとても目立つ存在です。きれいに押されていないと、それだけで印象を損ねてしまいますので、印鑑を押す際には細心の注意を払いましょう。
意識するべきポイントは次のとおりです。
履歴書の下に「押印マット」を敷く
履歴書の下に押印マットを敷いて押すと、印影の濃さが均一になりやすく、かすれを防げます。押印マットがない場合は、平らで柔らかな素材のもので代用してください。
上下を確認
「押してみたら上下がさかさまだった……」は、意外とやってしまいがちな失敗です。押印前に上下を確認しましょう。
ズレないように天地を揃える
押印スペースの中央位置に押しましょう。また、印影が右や左に傾いていると、雑な印象を与えます。天地をきっちりと揃えてください。
欠け・ブレを防ぐため、均一の力で押す
押すときに力の入れ具合が偏っていると、名前の一部が欠けてしまいます。上下左右、まんべんなく均等の力で押すようにしましょう。また、印鑑を紙に押し付けた際、手がしっかり固定されていないと二重にブレるため注意が必要です。
かすれ・にじみを防ぐため、インク量と力加減を調整
インクが十分についていなかったり、押す力が弱すぎたりすると、印影がかすれてしまいます。逆に、インクをつけすぎて、強い力で長時間押すと、印影がにじんでぼやけます。インク量と力加減を適度に調整しましょう。
乾くまで触らない
インクが乾く前に触ってしまうと、紙を汚してしまいます。しっかり乾かしましょう。
押印欄がない場合はどこに押せばいい？
応募企業から印鑑を押すように指示されたけれど、履歴書用紙や指定のエントリーシートに押印欄が設けられていない――そのような場合は、「氏名の右側」に押します。氏名と重ならないように、かつ、離れすぎないよう、バランスよく見える位置に押しましょう。
これは失敗！？そんなときはどうしたらいい？
印鑑がきれいに押されているかどうかは、履歴書の印象を左右します。自分で見て「失敗」と感じるような印影なら、書類選考担当者もマイナス印象を抱くはずです。応募に対する「本気度」を疑われるかもしれません。
とくに、顧客や取引先に提出するビジネス文書を扱う仕事、マナーが求められるような仕事の場合、応募書類で「丁寧さ」「読み手への気配り」などをチェックされている可能性もあります。押印に失敗したら、作成し直すことをおすすめします。
失敗を防ぐため、別の紙で何度か試し押しをしてから履歴書に押すといいでしょう。
印鑑を押さずに提出してしまったら
押印欄がある、あるいは応募先企業から押印を求められているにも関わらず、押印せずに履歴書を提出してしまった場合、採用担当者に連絡した上で再提出しましょう。
そのままにしておくと「注意力に欠けた人」という印象を与える恐れがありますが、「ミスに気付いてすばやく対処できる人」と思われれば、印象ダウンを防げます。
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組織人事コンサルティングSeguros 代表コンサルタント 粟野友樹氏
約500名の転職成功を実現してきたキャリアアドバイザー経験と、複数企業での採用人事経験をもとに、個人の転職支援や企業の採用支援コンサルを行っている。
