転職をする際には、内定時・退職時・入社時などにさまざまな書類を交わし、手続きを行う必要があります。転職の各フェーズで必要となる書類や手続き、期限までに必要な書類が揃わない場合の対処法について、社会保険労務士法人 岡 佳伸事務所代表の岡 佳伸氏、組織人事コンサルティングSeguros、代表コンサルタントの粟野友樹氏が解説します。
目次
転職する際に必要となる書類のチェックリスト
転職で必要な書類には、現職企業に返却・提出する書類、現職企業から受け取って転職先に提出する書類、転職先から入手して提出する書類などがあります。一般的なものについて、次のチェックリストで押さえておきましょう。なお、転職で必要となる書類は企業によっても異なるので、転職する企業に確認をしておきましょう。
| 【内定企業】内定時に受け取る書類・提出する書類 |
|
| 【現職企業】退職時に提出・返却する書類 |
|
| 【現職企業】退職時に受け取る必要がある書類 |
|
| 【現職企業】退職時に必要に応じて受け取る書類 |
|
| 【入社企業】入社時に提出が必要な書類 |
|
| 【入社企業】入社時に必要に応じて提出する書類 |
|
（※1）出典：「２０２５年1月から、『離職票』をマイナポータルで受け取れるようになります！」（厚生労働省）
【内定企業】内定時に受け取る書類・提出する書類
転職活動で選考が進み、応募先企業から内定が出た場合の必要書類について解説します。内定承諾には期限が設定されているので、書類を受け取ったら期日までに提出しましょう。
内定通知書・労働条件通知書
選考が進んで内定が出た場合、企業から内定通知書と労働条件通知書または、内定通知書兼労働条件通知書が送付されます。企業は、採用する人材に対して労働条件を明示する義務があり、以下の1～6（昇給は除く）については、書面を交付して明示しなければなりません。労働条件は非常に重要なので、面接で説明された事項と合致しているか、気になる点がないかをしっかりと確認しましょう。なお、内定通知書の発行は義務づけられていないため、発行するかどうかは企業によって異なります。
書面で明示する項目（昇給は除く）（※2）
- 労働契約の期間
- 期間の定めのある労働契約を更新する場合の基準（更新上限がある場合はその明示）
- 就業の場所及び従事すべき業務および変更の範囲
- 始業及び終業の時刻、休憩時間、休日等
- 賃金（退職手当及び臨時に支払われる賃金等を除く）、昇給
- 退職（解雇の事由を含む）
（※2）出典：よくある質問「採用時に労働条件を明示しなければならないと聞きました。具体的には何を明示すればよいのでしょうか。」（厚生労働省）
内定承諾書
応募者が内定を承諾した場合に、内定承諾書を交わす企業もあります。企業から内定承諾書が送られてきた場合は、記入日や入社日、氏名などの必要項目を埋めて、設定されている回答期限までに提出しましょう。内定承諾の際に、提出が必要な書類が他にも指定されていることもあります。書類の提出漏れがないように、企業からの指示を確認しておきましょう。
【現職企業】退職時に提出・返却する書類
現職の企業を退職するときに、返却・提出することが必要な書類について解説します。
退職願・退職届
一般的に「退職願」は、企業へ退職を願い出て、退職についての合意を得るための書類です。一方「退職届」は、退職の意思を伝えて受理された後に、自身の退職意思が確定したことを表明・証明するために提出するものです。提出期限や書式について就業規則で定められている場合もあるので、社内のルールに従って提出しましょう。
健康保険証（被保険者証）・健康保険資格確認証
健康保険は、加入者が企業を退職した時点で脱退し、転職先の健康保険に新たに加入します。そのため、有効期限が残っている健康保険証や、健康保険資格確認証が手元にある場合は、返却する必要があります。有休消化などで最終出社日に直接返却できない場合は、後日郵送で返却しましょう。
なお、2024年12月2日から健康保険被保険者証の新規発行は停止され、原則マイナンバーカード（マイナ保険証）に一体化されたため、マイナ保険証が適用されている場合は返却の必要はありません。
支給・貸与されていた書類や備品
身分証明書（入館証など）や名刺、パソコン・携帯電話など、現職の企業から支給・貸与されていたものはすべて返却します。定期券については、企業から数カ月分の交通費が支給され、個人で購入しているケースもあります。有効期限内の退職の場合、企業によっては定期券の有効期間満了日までに相当する交通費の返還を求められることもあるので、就業規則を確認するか、担当部署に確認しましょう。
業務に関する書類やデータ
退職時のデータの持ち出しは、規約違反にあたることが多く、個人のパソコンに仕事関連のデータが残っている場合は注意が必要です。社内ルールに則り、機密情報に該当するかどうかを上司や人事などに確認した上で対応しましょう。
【現職企業】退職時に受け取る必要がある書類
退職時や退職後に、現職企業から受け取る必要がある書類について解説します。
雇用保険被保険者証
雇用保険に加入していることを証明する書類です。入社後に交付されたものを自身で保管しているケースもありますが、企業が保管している場合は、忘れずに会社から受け取りましょう。
年金手帳・基礎年金番号通知書
自身ではなく企業が保管している場合は、忘れずに受け取りましょう。なお、2022年4月1日に年金手帳の新規発行は廃止されたため、今後、新たに国民年金や厚生年金に加入する方は、年金手帳に代わって交付される基礎年金番号通知書を使用します。
源泉徴収票
所得税の年末調整に必要な書類で、入社する企業から提出を求められます。退職後に前職の企業が手続きをして後日郵送されますが、1カ月を過ぎても届かない場合は問い合わせましょう。
【現職企業】退職時に必要に応じて受け取る書類
「転職先が決まっていない」「退職から入社まで日数が空く」あるいは「転職先へ提出する必要がある」といったケースで、必要に応じて現職企業から受け取る書類について解説します。分からないことがあれば、担当部署に確認すると良いでしょう。
健康保険、厚生年金の資格喪失証明書
退職後、転職先に入社するまで1日でも間が空く場合や、転職先が決まっていない場合は、自身で国民健康保険や国民年金に加入することが必要となります。
国民健康保険の申請の際には、健康保険の資格喪失証明書が必要です。また、自治体によっては、国民年金への切り替えの際に、厚生年金保険の資格喪失証明書を求められるケースがあります。
離職票
転職先が決まっていない場合、雇用保険の基本手当（失業保険）の申請に必要となるものです。雇用保険法で、被保険者でなくなった日の翌日（退職日の翌々日）から原則10日以内に前職の企業が手続きを行うと定められているので、届かない場合は前職の企業へ問い合わせましょう。
なお、冒頭の「転職する際に必要となる書類のチェックリスト」でもお伝えした通り、2025年1月から、希望者は所定の手続きを行うことにより、離職票をマイナポータルで受け取ることもできるようになりました。
退職証明書
退職していることを証明する書類で、転職先の企業によっては、提出を求められることがあります。
【入社企業】入社時に提出が必要な書類
一般的に、転職先の企業に入社する際に提出が必要となる書類についてご紹介します。
マイナンバーが確認できるもの
社会保険や雇用保険の手続きにマイナンバー（個人番号）が必要となります。マイナンバーカードの写し（表面・裏面）、または住民票など、個人番号が確認できるものを提出します。
雇用保険被保険者証
転職先に一度提出し、その後は自分で保管するのが一般的です。被保険者番号のみでも手続きは可能なので、転職先に確認しましょう。
源泉徴収票
転職先での年末調整に使用するため、年末調整を行う時期に間に合うように提出します。入社日が11月〜12月などで転職先の年末調整に間に合わない場合は、自身で翌年に確定申告を行い、併せて源泉徴収票を提出する必要があります。
基礎年金番号通知書
転職先に提出して、厚生年金に加入する手続きを行ってもらいます。なお、転職先の企業での厚生年金加入手続きには、基礎年金番号と紐付けられたマイナンバーの使用が一般的となっているため、最近は提出が求められないケースも増えてきています。
扶養控除等（異動）申告書
給与所得の源泉徴収額を計算するために必要な書類で、転職先の企業から用紙を受け取り、必要事項を記入します。扶養家族の有無にかかわらず提出を求められます。
健康保険被扶養者（異動）届
扶養家族がいる場合、被扶養者の健康保険加入手続きをしてもらうために、被扶養者異動届を出す必要があります。転職先の企業から用紙を受け取り、必要事項を記入して提出します。なお、その際は被扶養者全員のマイナンバーの記載も必要となります。
給与振込先届出書
給与の振込先を申告する書類です。転職先の企業に指定された用紙に必要事項を記入して提出します。
健康診断書
入社時に、転職先の企業から「雇入れ時健康診断」の受診を求められます。指定された提携病院などで診断を受け、転職先に直接、診断書が郵送されるケースが多いですが、自身で病院を探して「雇入れ時健康診断」を受けるケースもあります（※3）。
雇入れ前３か月以内に健康診断を受けた場合は、その診断書の提出で済むこともあります。
（※3）出典：「雇入れ時の三箇条」（出雲労働基準監督署）
【入社企業】入社時に必要に応じて提出する書類
転職先の企業によって、提出を求められることがある書類について解説します。
退職証明書
前職の職務内容や在籍期間などのチェックのために、転職先の企業から退職証明書の提出を求められるケースもあります。提出が必要な場合は、退職が決まった時点で発行を依頼すると良いでしょう。
入社承諾書・入社誓約書
履歴書の記載に虚偽がないことや、就業条件などについて確認・承諾する書類です。転職先の企業から内定を得たタイミングで書類を渡されることもあります。
身元保証書
転職先の企業に入社する際、身元保証人を立てる必要がある場合に提出します。親族の署名・捺印が必要となるケースや、緊急連絡先を提出するだけで良いケースもあります。金融機関などでは提出を求められることが一般的です。
免許や資格の証明書
転職先の企業の業務に特殊な免許や資格が必要な場合、資格取得を証明する書類の提出を求められることがあります。
卒業証明書
中途採用で提出をすることはあまりありませんが、企業によっては履歴書の内容を確認するために求められることもあります。
入社する企業への提出書類が間に合わない場合は？
転職先の企業によっては退職証明書、身元保証書、免許や資格の証明書などを求められることもあり、発行に時間がかかる書類もあるので、指定されたら迅速に対応することが大切です。期限に間に合わない場合は、それが分かった時点ですみやかに担当部署に事情を説明し、指示を仰ぎましょう。
必要な書類を紛失していることに気づいたら、マイナンバーだけで可能な手続きもあるので、転職先の担当部署に相談してみましょう。公的書類の場合は再発行できるものも多いので、迅速に再発行の手続きをします。前職の企業から受け取る書類の場合は、紛失した旨を伝えて、新しい書類を用意してもらう必要があります。
なお、前職の企業に問い合わせても源泉徴収票を発行してくれない場合は、所轄の税務署にて「源泉徴収票不交付の届出書」を提出すれば、企業への指導が入り、交付してもらうことができます。倒産などで前職の企業の実体がない場合は、税務署に相談してみることをおすすめします。
入社まで日数がある、転職先が決まっていない場合の公的手続き
「退職と入社の間に1日でも空白がある」「転職先が決まっていない」といった場合は、社会保険や失業保険などの公的手続きを自分で行う必要があります。公的手続きの方法について解説します。
健康保険の手続き
転職先が決まっていてもいなくても、入社までに日数が空く場合は、下記いずれかの方法で健康保険の切り替え手続きが必要になります。
1）国民健康保険に加入する
住所地の各市区町村役所で退職の翌日から14日以内に手続きします。国民健康保険の保険料は住んでいる市区町村によって異なり、扶養家族の概念はなく、加入人数によって保険料が決まります。
2）健康保険の「任意継続被保険者」になる
退職後も前職の健康保険の任意継続被保険者として、最長2年まで加入できる制度です。退職の翌日から20日以内に申請書を提出する必要があります。
任意継続被保険者は、これまで企業が負担していた分の保険料も支払うため、原則として保険料は在職時の約2倍になります。そのため、退職予定日までに市区町村の窓口と所属企業に保険料を確認し、より有利な方法を選ぶと良いでしょう。なお、前職を会社都合や病気で退職し、経済的に保険料の支払いが難しい場合は、保険料の減免措置を受けることも可能です。
国民年金の手続き
20歳以上60歳未満の国民は公的年金制度への加入が義務づけられており、退職して14日以内に、国民年金の第1号被保険者への切り替えが必要です。通常は住所地の役所から自動的に書類が送られてくるので、必定事項を記入のうえ手続きをします。経済的に保険料を支払うのが難しい場合は、市町村役所か年金事務所で免除申請を行うことができ、認められれば保険料の支払いが免除になります。
住民税の手続き
退職後は、毎年6月に住民税の納付書が自宅に郵送で届きます。住民税は、会社員が給与からの天引きで徴収され、会社がまとめて納税する「特別徴収」と、自営業者や退職者などが確定申告をして自分で納税する「普通徴収」の2つの納付方法があります。いずれの方法でも、トータルで納付する金額は同じですが、給与から天引きされる特別徴収の場合は「12分割」、個人で納める普通徴収の場合は「一括」、あるいは退職時期により「2～4分割」となります。
納付書が届いたら、案内に従って支払い回数を選択し、コンビニや金融機関で支払いをしましょう。住民税の税率は、都道府県・市区町村あわせて前年所得の10％が目安です。
失業保険の手続き
転職先が決まっていない場合は、管轄のハローワークで失業保険の手続きをします。退職理由が自己都合／会社都合に関わらず、実際に受給できるまでの期間は最初にハローワークへ行った日が起算日となるので、離職票を受け取ったらすぐに手続きをしましょう。離職票の到着が遅れている場合でも、退職日から所定日数を過ぎれば申請できるので、窓口にその旨を伝えて手続きを進めてください。
なお、転職先が決まっている場合は失業保険の受給資格がないので、入社まで日数があっても手続きは必要ありません。
社会保険労務士法人 岡佳伸事務所 岡 佳伸氏
大手人材派遣会社にて１万人規模の派遣社員給与計算及び社会保険手続きに携わる。自動車部品メーカーなどで総務人事労務を担当した後に、労働局職員（ハローワーク勤務・厚生労働事務官）としてキャリア支援や雇用保険適用、給付の窓口業務、助成金関連業務に携わる。現在は開業社会保険労務士として複数の顧問先の給与計算及び社会保険手続きの事務を担当。各種実務講演会講師および社会保険・労務関連記事執筆・監修、TV出演、新聞記事取材などの実績多数。特定社会保険労務士、キャリアコンサルタント、1級ファイナンシャル・プランニング技能士。
組織人事コンサルティングSeguros 代表コンサルタント 粟野友樹氏
約500名の転職成功を実現してきたキャリアアドバイザー経験と、複数企業での採用人事経験をもとに、個人の転職支援や企業の採用支援コンサルを行っている。
記事更新日：2022年12月20日
記事更新日：2024年10月09日
記事更新日：2025年08月03日
記事更新日：2025年09月11日 リクルートエージェント編集部
※文中の社名・所属等は、取材時または更新時のものです。
