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転職の書類選考で落ちるのはなぜ?通過率を上げるポイントは?

「転職活動をしているが、書類選考で落ちてしまう」、あるいは「これから転職活動を始めるが、書類落ちを防ぐために対策したい」という皆さんに、書類選考通過率を高める秘訣をご紹介します。書類選考で不採用となるパターン、どんなポイントを意識してブラッシュアップすればよいかについて、リクルートキャリアのキャリアアドバイザーが解説します。

書類選考で採用を見送られるパターン

まず、企業が書類選考で採用を見送るのは、どんな判断によるものなのでしょうか。もちろん企業によって、あるいは人によって異なりますが、多いパターンとしては次のようなものがあります。

もしあなたが、「なぜ落とされるのかわからない」と悩んでいるようでしたら、以下のポイントを参考に記載内容を見直してみましょう。

経験・スキルのアンマッチ/不足

もっとも多いのがこの理由。「求める経験・スキルを持っていない」、あるいは「求める経験・スキルレベルに達していない」というものです。この場合、「実は合格水準以上の経験・スキルを持っているのに、職務経歴書でしっかり伝えられていない」というもったいないケースも多く見られます。

条件ミスマッチ

多くは「年収条件」が合わないという判断です。希望年収額を特に記載していなくても、前職年収を考慮して給与額を決定することを踏まえると、「ここまでは出せない」と早々に不採用の判断を下されることもあります。給与水準が高い業界から低い業界に移る場合に起こりがちです。

また、「希望する勤務地の事業所に空きポジションがない」ということもあります。転勤可能性がある場合、「転勤不可」を条件としている人は見送られる確率が高いといえます。

「定着性」「働く姿勢」への懸念

「転職回数が多い」「前の会社を短期で辞めた」――最初から、こうした応募者を見送りとする方針の企業もあります。もちろん、「経験・スキルがマッチしていれば、面接の場で判断する」という企業は多数ありますが、「入社してもすぐ辞めてしまうのではないか」という懸念はつきまとうため、同程度のスキルレベルの候補が他に大勢いれば不利となります。

このほか、前の会社を辞めてからのブランクが長い人も、働く意欲を疑われやすく、採用見送りとなるケースが多々あります。

他候補者比較

求める経験・スキルのレベルを満たしていても、さらに経験・スキルレベルが高い候補者が複数いれば、比較した上で不採用となってしまいます。

書類選考を通過する応募書類作成のポイント

職務経歴そのものを変えることはできませんが、「書き方」を変えることで評価がガラリと変わることもあります。実力があるのに伝わらず、「もったいない不採用」になることを防ぐためにも、書き方を工夫してください。以下のポイントを参考に、応募書類をブラッシュアップしましょう。

職務経歴書には、経験したことをすべて書く

例えば、「隣の部署のプロジェクトを少しだけ手伝った」「半年間だけ、臨時で○○業務を担当した」といった経験は、「少ししか携わっていないから」と、職務経歴書に記さない人が多く見られます。しかし、「少しでも携わった経験がある」と「まったく経験がない」では、大きく評価が分かれることもあります。「サポートしただけ」のプロジェクト参加経験が、意外と高く評価されることもありますので、経験した業務はすべて書きましょう。

とはいえ、職歴が多い人の場合、長くなりすぎるのはNG。職務経歴書はA4・2枚以内に収めましょう。「所属する課が変わっただけ」などで、業務内容が変わらない場合は、省くなり同じブロックにまとめるなりしてください。

先ほど「経験したことをすべて書く」と伝えましたが、細かな経験が多すぎる場合は、応募先企業の仕事に合致する経験をピックアップして記載することをお勧めします。

職務経歴書には、「成果」「プロセス」も書く

所属した部署、担当した業務を羅列するだけでは、読み手には「活躍イメージ」がわかず、あなたの強みも伝わりません。「どんな課題に対し」「どんな戦略や計画を実行し」「どんな成果を挙げ」「どんな学びを得たか」まで記すといいでしょう。

強調してアピールしたいことを目立たせる

特に強みとすること、応募先企業で取り組みたいことなど、強調して伝えたいポイントは、最後に「自己PR」欄を設けて記しましょう。

特に、相手企業が求めている業務経験について、「○年前まではその業務担当していたけど、直近は携わっていない」ということもあると思います。人事担当者は直近の経歴に注目していますので、過去の経験をアピールしたい場合は、「自己PR」欄で、その業務への経験や思い入れ、今後の目標などを詳しく記すといいでしょう。

読みやすく、わかりやすく書く

パッと見た瞬間に「読みにくい」と思われてはいないでしょうか。例えば、文字が小さすぎる、行間が詰まり過ぎている、など。書かれている経験・スキルは合格レベルでも、「文書作成スキルが低い」「読み手への気配りがない」という印象を与えると、評価を落としてしまいます。

項目に応じて、【 】でくくる、冒頭に●をつける、下線を引くなど、情報を整理して文書化しましょう。読みやすい文書は、内容もわかりやすく、伝わりやすいともいえます。

異業種に応募する場合に注意したいのは「専門用語」。担当業務の記載で専門用語を並べ立てると、異業種の人事担当者は理解できず、仕事の難易度やあなたのスキルもイメージできません。「相手の立場に立って考えられない、コミュニケーション力が乏しい人」というマイナス印象にもつながります。

注釈をつけるなり、一般的な表現に書き換えるなどの工夫が必要です。なお、同業種への転職であっても、社内でしか通じない用語を一般用語だと思い込んでいることもありますので注意しましょう。

相手企業の不安を払しょくするメッセージを入れる

「転職回数が多い」「前の会社を短期で辞めた」「ブランク(離職期間)が長い」など、相手企業が不安を抱きそうな経歴については、「理由」「今後への心構え」を記しておくのもお勧めです。

なぜ転職を重ねたのか、なぜ前職をすぐ辞めたのか、相手企業が納得するような前向きな理由があれば、ぜひ記載しましょう。とはいえ、「ネガティブな理由しかない」「浅はかな判断で後悔している」という人も多いかと思います。その場合は、素直な反省の念、失敗を踏まえて今はどんな決意をしているのか、今後はどんな姿勢で取り組んでいくのかを記載してみるのも1つの方法です。通常なら書類で落とされるところ「一度会ってみてもいいか」と思ってもらえるかもしれません。

また、「ブランクが長い」場合は、その間にどう過ごしていたかを記載することをお勧めします。「旅行へ行ってリフレッシュしつつ見聞を広めた」でも「○○のテーマについて勉強していた」でも「知人の会社を手伝っていた」でも、何らかの目的意識を持って有意義に過ごしていたことが伝われば、多少なりとも相手の不安解消につながります。

最低限のマナーをチェックし、整える

誤字や脱字がないかは特に入念に確認しましょう。人生を左右する大切な文書でそうしたミスをしていると「注意力がない人」と思われ、業務遂行能力も疑われてしまいます。

また、履歴書に貼付している写真が「スナップ写真を切り取ったもの」「服装や髪が乱れているもの」「曲がっている」といったことがないようにしてください。

書類選考で落ちても、あきらめず次に進もう

書類選考で落ちると、自分が「否定された」と感じるかもしれません。しかし、企業側は「自社の募集求人に合う・合わない」を判断しているのです。ですから、自信を失わず、「自分に合う企業を探そう」と気持ちを切り替えてください。そして、上記でご紹介したポイントを踏まえ、応募書類を見直し、ブラッシュアップしましょう。

なお、書類選考落ちが続くということは、そもそも採用可能性が低い企業ばかりを選んで応募している可能性もあります。自分の経験・スキルが活かせるのはどんな業種、企業なのかを見つめ直し、応募書類などの見直しを図ることで状況が好転するかもしれません。

それでも悩んだときは、職務経歴書のブラッシュアップや企業選びのアドバイス・「合格可能性」の診断など、転職エージェントでのサポートが可能ですので、うまく活用していただきたいと思います。

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