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OFF-JTとは
OFF-JTとは「Off The Job Training」の略称で、職場から離れて行う職業指導手法のひとつです。定義やOJTとの違いなどについて説明します。
OFF-JTの定義
OFF-JTとは上記のとおり、職場から離れて行う職業指導手法で、主に部門内研修や全社研修として実施されます。一般的には対象者を1カ所に集めた対面での集合形式またはオンライン形式で、業務に関する教育を行います。
講師は、一般的に社外の研修講師や社内インストラクターなどの上司以外の者が行い、受講者は理論を学習したり、模擬的な実習やロール・プレイなど実践を想定した内容を学んだりする場となっています。
OJTとの違い
OJTとは「On The Job Training」の略称で、企業内で行われる個別指導として実施されることが多いです。OJTの多くは上司や先輩によって行われ、実際の業務を通して実践の中で仕事を学んでいきます。
※OJTについては、以下の記事をご参照ください
【人事必見】OJTとは？意味やメリット・デメリットと導入するポイントを解説
OFF-JTが必要な理由とは？
OFF-JTでは、実際の業務に求められる基礎知識やビジネススキル、ビジネスマインドなど、実務を行うための準備段階として必要とされるものの習得を目指す場合があります。
OFF-JTを通して実務につく前の準備をしておけば、実際の業務を行うときに時間効率もよくなり、受講者にとってもどのように行動すればよいかというイメージもしやすくなるので、ミスが起こるリスクの回避にもつながるでしょう。
また、専門性の高い外部講師にOFF-JTを担当してもらうことで、業務上必要な知識のアップデートを図ることもできます。OFF-JTを行えば、業務に関する基礎力が身についたり、新しい知識を得られたりするので、そこで学んだことを活かして自分で考え、行動できる社員になる可能性が高まるでしょう。
OFF-JTとOJTのメリット
OFF-JTにより実践に備えた知識を得た状態で準備を行っておくと、OJTという実践の場で困ることも少なくなるでしょう。ここではOFF-JTとOJTそれぞれのメリットを挙げていきます。
OFF-JTのメリット
OFF-JTのメリットとして、たとえば以下の6つのような点が挙げられます。
- 全社もしくは部門として均一に基礎知識をインプットできる
- 業務に必要な基礎知識や理論を事前に学ぶことでOJTや実務に移行した際に理解が進みやすい
- 業界で必要とされることが理解できる
- 特定のケースに対する行動様式を知ることで迅速な対応が可能となる
- 従業員の業務への専門性が高まる
- 他部署の人とのコミュニケーションの場にもなる
OJTのメリット
OJTのメリットとして、たとえば以下の6つのような点が挙げられます。
- OFF-JTで学んだことをすぐに実践の場で活かすことができる
- 自社社員がOJTを担当すると、研修費用を節約することができる
- 実際の業務の場で体験することを通して、仕事への理解を深めることができる
- 業務での実践を通して自分の課題に気づくことができる
- 社内ルールに適応した行動をとることができるようになる
- 社員同士のコミュニケーションが活発になる
OFF-JTとOJTの使い分け方
2021年2月5日に独立行政法人 労働政策研究・研修機構が公表した「人材育成と能力開発の現状と課題に関する調査」によると、OJTを重視する企業は約9割となっています。
一方「情報通信業」や「電気・ガス・熱供給・水道業」では、OFF-JTを重視している割合が若干高くなっています。
※出典：独立行政法人 労働政策研究・研修機構「人材育成と能力開発の現状と課題に関する調査」（企業調査、労働者調査）
OJTの良い点に多様な経験を積んだ上司や先輩から直接的な指導を受けられることがあります。しかし、近年の社会情勢の変化にともなう「仕事のやり方」やリモートワークなどの「働き方」の変化など過去の経験では解決が難しい問題に対しては、従来と同じようなOJTでは正解を導き出すことが困難となっています。
VUCA（先行きが不透明で、将来の予測が困難な状態）という時代を迎え、これからはOFF-JTとOJTを使い分けるのではなく、OFF-JTで学んだことをOJTや実務で発生した問題にどう活かしていくかが重要になってきます。
※VUCAについては、以下の記事をご参照ください
VUCA（ブーカ）とは？予測困難な時代に必要な4つのスキルと、リーダーの資質
OFF-JTがうまくいかない理由
OFF-JTがうまくいかない理由として次のようなものが挙げられるでしょう。
- 実践につながるOFF-JTプログラムが実施されていない
- OFF-JTの実施自体が形骸化してしまっている
上記のような理由により、OFF-JTの目的自体が「参加すること」となってしまう可能性が出てきます。
また、OFF-JTのプログラムに実践やロールプレイングが少なく、座学が中心になっていることもうまくいかない理由のひとつと考えられます。
OFF-JTでは、実際の業務で経験できないことも体験できるので、この利点を活かして「自分より上位者の立場で行動してみたらどうなるか」など、立場を変えた危機管理や実際の業務で起こりうる出来事についてのロールプレイングを取り入れるとよいでしょう。
OFF－JTを成功させるポイント
筆者の経験をもとにOFF-JTを成功させる4つのポイントをご紹介します。
受講後の共有できる場作りやオンラインの活用
OFF-JTは受講しただけで終わるのではなく、受講後に得た知識や経験をどう活用するのかが大切です。
どのように業務に活かしていくのかを個人でまとめるレポートを提出させるような「形だけ」の振り返りではなく、学んだことについて話し合う場を設けたり、学んだことを実践するために具体的な目標を設定して共有できるようにすると実務に役立つ機会が増えるでしょう。
なお、この学びの共有には対面だけでなく、オンラインも活用できると参加者同士が空間的に離れていても問題なく共有することができます。
業務としてOFF-JTを受講するという風土を作る
日々の業務に追われる状態が続くと、どうしてもそちらに目がいきがちとなってしまいます。しかし、目の前で起こっていることだけに集中していると未知の出来事に対応するための備えができません。
万が一前例のないことが起こったとき、その対処法がないとなると、企業の存続にまで影響を及ぼす恐れも出てきます。
そのような事態を防ぐためにも、「今後の仕事を効率よくスムーズに進めるため、いまの時間を学びに使う」など、OFF-JTに参加することが将来に役立つという風土を作りましょう。管理職を中心として風土作りを日頃から行うことで、OFF-JTの成功につながっていくでしょう。
適切なタイミングでOFF-JTを取り入れてキャリアプランニングを行う
IT化の進展や国際競争が激化する時代の中で、企業はビジネスモデルや事業内容の大胆な変化を迫られてきています。内閣府の「日本再興戦略」では、このような環境の変化の中で、従業員が持てる能力を最大限に発揮していくためには、従業員が自らのキャリアについて立ち止まって考える「気づきの機会」が必要であるといわれています。
中長期的な視点で従業員一人ひとりが自分の将来を見据えた目標を立て、それらを実現するための取り組みとしてOFF-JTを活用していくことができれば、企業の生産性の向上と従業員のキャリアの充実を両立することにもつながるため、効果的でしょう。
※参考：内閣府「日本再興戦略 改訂 2015(ー未来への投資・生産性革命ー)」
教育訓練給付制度を活用した能力開発の促進を行う
厚生労働省のサイトによると、
“「教育訓練給付制度とは、働く方々の主体的な能力開発やキャリア形成を支援し、雇用の安定と就職の促進を図ることを目的として、厚生労働大臣が指定する教育訓練を修了した際に、受講費用の一部が支給されるもの」”
と説明されています。
特に専門実践教育訓練は、労働者の中長期的なキャリア形成に資する教育訓練が対象となっており、将来にわたって組織へ貢献する人材を育成する効果が見込まれます。
教育訓練給付対象の講座は、厚生労働省の「教育訓練給付制度 厚生労働大臣指定教育訓練講座 検索システム」で検索でき、指定講座の更新状況を随時公表しています。
こういった制度を活用することで、OFF-JTがより実施しやすくなるでしょう。
OFF-JTでいきいきとした職場づくりを
働くための目的を社員それぞれがもって働いている職場には活気があります。自分にも活躍できる場所があると思える職場では、社員のモチベーションは高く、いきいきとしています。
前述したように先の予測が困難である時代を「VUCA時代」と呼びますが、先の予想が困難であると、これまでに経験してこなかった問題も起こりやすくなるでしょう。これらの問題に対して企業がその変化に瞬時に対応できなければ、大きな打撃を受けるだけでなく存続の危機が訪れるかもしれません。こういった危機に備えるためにも会社という組織はもちろん、従業員ひとり一人に対してもOFF-JTによる対応力の強化やスキルアップが必要になると考えます。
VUCA時代を勝ち抜くためには組織だけでなく、個人も成長しなければ競合他社を勝ち抜くことが難しくなっているので、社員の役職や携わる分野によって求められるスキルは異なりますが、OFF-JTを積極的に実施することで、新しい知識や方法を学び、各自の能力を高めることでVUCA時代を乗り切れる企業へと発展していきましょう。
