離職理由は人それぞれですが、企業活動を続けていれば従業員の退職は避けられません。退職が決定すると、人事担当者は退職手続きを進める必要がありますが、その際に退職者から求められる可能性のある書類が「離職票」。雇用保険や失業手当と関連の深い重要書類ですが、どう準備すれば良いのでしょうか。手続きの手順や、離職証明書とは何が違うのか、ハローワークとの関係などを解説していきます。

離職票とは

離職票とは、会社を退職した人がハローワークで求職の申込みや失業手当の申請をするために必要な書類です。正式名称は「雇用保険被保険者離職票」。離職票は、会社から個人に渡す書類ですが、発行するのはハローワークです。そのため、届け出の形式や期限が定められており、所定の手続きを行うことが求められます。

離職票が必要なとき

離職票は、あくまでも会社を退職した個人がハローワークで求職および失業手当の給付を受けるために必要な書類です。次の就職先が決定している人は、ハローワークを利用する必要がないので、離職票は必要ありません。
離職票の手続きを行う際は以下2つの条件を確認しましょう。

退職者本人が離職票の交付を求めているか

原則は本人の希望に応じて手続きを行いましょう。ただし、退職者が離職票の存在・役割を知らないケースも十分考えられます。収入に関わる重要書類ですので、失業手当の申請を行う予定がないかを確認して、発行の有無について了解を得るようにしましょう。

退職者の年齢が59歳以上

59歳以上の場合は、本人の希望に関わらず離職票の交付が必要になります。

従業員が退職するときの流れ

会社が用意する手続き

従業員が退職するときに、離職票の有無に関わらず必ず行わなければならないのが、雇用保険の資格を喪失させる手続きです。会社(事業主)には、すべての従業員を雇用保険に加入させる義務がありますが、退職者は退職日をもってその対象から外れます。そのため、「雇用保険被保険者資格喪失届」をハローワークに提出することが必要です。被保険者でなくなった日(退職日)の翌日から10日以内に、出勤簿や退職届など離職理由が確認できる書類を添えて提出しましょう。

離職票の発行申請は、雇用保険の資格喪失手続きとあわせて行います。つまり、離職票の手続きも退職日の翌日から10日以内に実施することが原則。そのため、退職が決定した段階で手続きの準備を進めておき、退職を迎えてから速やかに提出できるようにしておきましょう。

離職票が交付されるまでの流れ

ここまでご紹介した内容を踏まえ、離職票が交付されるまでの流れを図解すると下記のようになります。

(離職票交付の流れ:筆者作図)

ポイントは、会社・個人間のやり取りだけでなく、ハローワークを含めた3者間のやり取りになること。また、退職が決まった時や退職日当日にすぐ発行できるものではありません。人事担当者は、退職後も退職者とのやりとりが発生することを見越して、連絡先や書類の郵送先を確認しておきましょう。

離職票と離職証明書の違い

似ている3つの書類

退職手続きまわりで登場する書類は、「離職票」以外にも、「離職証明書」や「退職証明書」があります。名称が似ているため混同されやすいですが、これらは全く異なる書類です。それぞれの意味を整理するために、ここでは「離職票の種類」およびハローワークで様式が定められている「離職証明書」、形式自由の「退職証明書」についても解説します。

2種類の離職票

ハローワークが発行する離職票には、「離職票1」(ハローワーク:記入例:雇用保険被保険者離職票-1)と「離職票2」(ハローワーク:記入例:雇用保険被保険者離職票-2)の2種類があります。
「離職票1」は、雇用保険の資格喪失を被保険者(退職者)に通知するものであると同時に、退職者がハローワークに失業手当の振込先を届け出る書類として用いられます。
離職票1

「離職票2」は、離職前に支払っていた賃金の状況と離職理由を示すもの。これらは失業手当の金額や給付期間に関わる情報です。会社側で必要事項を記入し、ハローワークが確認・押印したものを、離職票1とあわせて退職者に送付しましょう。

離職票2

離職証明書

離職証明書とは、正式には「雇用保険被保険者離職証明書」のこと。これは、企業がハローワークに提出する書類のひとつです。
離職証明書は、手書きの場合3枚の複写式になっており、1枚目に企業が必要事項を記入してハローワークに提出すると、確認後に戻ってきた書類の3枚目を「離職票2」として利用することができます。つまり、離職証明書は離職票を発行するための申請書類であり、離職票が必要ない場合は離職証明書も必要ありません。

退職証明書

退職証明書は、退職(離職)の事実を証明するという意味では離職票や離職証明書と同じですが、作成・発行するのは企業です。
退職証明書が必要になるのは、転職活動で応募先の会社から提出を求められた場合。また、国民健康保険や国民年金の加入手続きなどの際に、何らかの事情で離職票が手元にない場合の代替手段として用いられるケースもあります。
なお、退職証明書は退職者全員に発行するものではありませんが、退職者が希望した場合、会社はその求めに応じる義務があります。

離職票・離職証明書の書き方

「離職票を書く」とは、上述した通り複写用紙の1枚目にあたる離職証明書を書くことです。退職日翌日から10日以内という提出期限があるため、速やかに手続きを行うためにも退職が決まった時点で下記情報を事前にまとめておきましょう。

  • 退職者の被保険者番号
  • 事業所番号
  • 退職者の氏名
  • 退職日
  • 事業所情報(名称・所在地・電話番号)
  • 退職者の住所
  • 退職理由
  • 被保険者期間算定対象期間
  • 上記期間における賃金支払基礎日数
  • 賃金支払い対象期間
  • 上記の基礎日数
  • 賃金額

離職証明書提出時の注意点については、管轄である厚生労働省の情報も確認しましょう。

退職証明書の書き方

退職証明書は会社で発行する書類であり、離職票や離職証明書のように決まった書式や様式はありません。ただし、国は労働基準法で退職証明書を定義しており、その内容に則って以下の内容を記載する必要があります。

  • 使用期間
  • 業務の種類
  • その事業における地位
  • 賃金
  • 退職の事由(退職の事由が解雇の場合は、その理由を含む)

基本的にはこの項目を全て盛り込んで作成しますが、労働基準法では「労働者に証明を要求された項目以外、証明してはいけない」と定められている点に注意が必要です。そのため、退職者から依頼があった際には記載項目について確認を取るようにしましょう。

離職票で起こりがちなトラブル

離職票が交付されない(企業・個人間の確認不足)

退職後に、「いつまで経っても離職票が届かない」とトラブルになってしまうことがあります。企業が手続きを忘れている場合やハローワークの処理が遅れているケースもありますが、よくあるパターンは、企業と退職者の間で情報共有が上手くできておらず、離職票の手続きが必要だと認識できていないこと。トラブルを避けるためにも企業は退職者に離職票のことを説明し、少しでも可能性があれば発行をしておくようにしましょう。

離職理由の相違

離職票に記載する「離職理由」は、失業手当の期間や支給開始のタイミングに影響する可能性があります。収入に関わる重要な項目であり、退職者は企業が申請した離職理由に異議があれば申し立てることが可能です。双方の主張に相違がある場合はハローワークで協議が行われ、企業に対して調査が実施されます。

こうした行き違いを防ぐには、離職票の発行手続きを行う前に退職者と丁寧にコミュニケーションを取り、実態に即した転職理由で申請すること。例えば、いわゆる「一身上の都合」で退職の申し出があったとしても、もし病気や介護などが理由であれば、受給資格上の区分では「正当な理由のある自己都合の離職」となり、「正当な理由のない自己都合」とは支給条件が変わります。できるだけ詳しく離職理由を把握し、退職者本人には離職理由の内容が失業手当に影響することを伝えたうえで、内容の確認をしてもらうことが良いでしょう。

退職時のトラブルは、今後の採用にも影響しかねない

ここまでご紹介したように、離職票のトラブルは収入に関わるため個人の生活に大きな影響のある問題です。なおかつ、退職者にとって離職票のやり取りは勤めてきた企業との最後の接点。ここで問題が生じると、退職者は企業に対してネガティブなイメージを引きずりかねません。インターネットの口コミなど、個人が発信する情報の影響力が大きい現代において、退職者からの評判を悪くすることは、今後の採用に影響が出る可能性もあります。だからこそ、これまで会社を支えてくれた本人に対してはもちろん、未来の採用活動のためでもあると捉えて、退職が決まった従業員には最後まで丁寧に向き合ってみてください。

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