近年、RPAは業務改善や働き方改革に貢献するテクノロジーとして注目を集めています。総務省によると、2017年の調査では国内で14.1%の企業がRPAを導入済み、6.3%が導入中、19.1%が導入を検討中であり、その市場規模は2017年度が31億円、2021年度には100億円規模になると予想しています。
この記事では、RPAの概要や導入のメリット、手順などについて説明します。

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)とは

RPA(Robotic Process Automation:ロボティック・プロセス・オートメーション)とは、あらかじめ設定したルールに従い、人間に代わって業務を効率よく遂行するロボットシステムのことで、パソコン上で行う業務を、ソフトウェア型の「ロボット」によって自動化するテクノロジーのことです。
ロボットといっても機械ではなく、あくまでソフトウェアです。データの登録・転記、システムの管理、Webサイトからの情報収集、社内アプリ操作、同一性チェックなどを得意としており、たとえば、販売管理システムへの売上入力や報告書への転記、仕分け作業といった定型業務に向いています。
決まった業務をルール通りに自動で行うため、人間がするより誤りもなく短時間で処理できます。業務の生産性向上に非常に適したシステムなのです。

RPA導入が増えている背景

2019年4月から順次施行されている「働き方改革関連法案」を一因に、日本企業は業務プロセスを効率化し、仕事量の削減や残業時間の短縮をすすめています。
また「2025年の崖」と呼ばれる、企業の既存システムのコスト増加や人材不足によるシステムの機能停止などのリスクも迫っています。経済産業省の「DXレポート」では、企業のDXが推進されなければ、2025年以降には毎年12兆円もの経済損失が発生する可能性がある旨を警告しています(※)。DXの目的は企業によって異なりますが、共通する大きな目標は業務効率化による生産性の向上にほかなりません。
※参考:経済産業省「DXレポート ~ITシステム「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開~」

RPAで定型作業を自動化できれば、大幅な工数削減効果が見込まれます。また作業が自動化できることで、リモートワークなどにも対応しやすくなるためBCP対策(Business Continuity Plan:事業継続計画。企業が危機的状況下に置かれた場合でも重要な業務が継続できる方策を用意し、生き延びるための戦略計画)としても有効です。

RPAとAIの違い

AI(Artificial Intelligence:人工知能)とは、学習、推論、問題解決、判断といった人間の能力を、コンピューターの情報処理によって行うシステムの総称です。自己学習する機能があり、繰り返すことで識別能力が発達します。
一方、業務内容を学習させるには、取り扱う側にもそれなりの能力が求められます。機械学習、ディープラーニング、プログラミング言語や数学的知識が求められることもあります。
またAIは高価で、開発段階でも億単位の金額を必要とすることがある点も特徴です。

一方、RPAは前述のとおり、ルールに従って業務を行うロボットシステムです。
AIとの違いは、判断軸を持たないこと、プログラムを組まなくてもロボットとして機能すること、比較的リーズナブルな価格で導入・業務自動化ができることが特徴として挙げられます。

※AIに関しては、以下の記事をご参照ください
採用にAIを導入したらどうなる?導入事例を紹介

RPAが得意な業務・苦手な業務

ここからは、RPAに向いている業務、向かない業務について事例を含めてご紹介します。

RPAが得意な業務

RPAは、手順が決まっている単純な定型業務を得意としています。事前に指定されたルールに基づいて作業する業務であれば、RPAで代替することは容易です。
たとえば、販売管理システムへの売上入力や報告書への転記、仕分け作業、発注・納品処理などが該当します。ただ、すべてを代替できるのではなく、あくまでも決められた手順で作業をする場面に限られます。

また、電話やメール対応といったサポート業務の効率化にも有効です。定型的なメール内容であれば、あらかじめ設定した文章を自動で送付することができます。番号通知によってかかってきた電話の番号をデータベースに照合し、顧客情報をオペレーターの使用している端末の画面上に表示させるというような仕組みも比較的容易に構築できます。

RPAは単純な定型業務を得意としているので、データの収集や分析業務にも向いています。一般的にデータの収集や分析は処理に時間を要しますが、RPAを活用すれば自動処理によって時間の短縮と省力化が可能になります。

RPAが不得意な業務

RPAでの対応が難しいのは、臨機応変な判断を要する工程が含まれる業務です。ルール変更の多い業務やルールが整備されていない業務、人間の判断が必要な業務プロセス、パソコン以外での作業を含む業務(紙媒体のデータ認識や手描き文字・画像の認識など)には利用できません。

また、RPAは大半がWindows OSでの稼働を前提としているので、Windows 以外のOSのパソコンを使用している場合は注意が必要です。
自社でRPAを導入する際には、どの業務が自動化に向いているのか、またどの業務が向いていないのかをしっかりと見極める必要があるでしょう。

RPA導入によるメリット・デメリット

RPAを導入することでどのようなメリットがあるのか、またデメリットは何なのかについて説明します。

RPA導入のメリット

RPAは有効に活用すれば大きな効果を上げることができます。特に、人件費削減と生産性向上の2点については大いに期待できるでしょう。
今まで人の手で時間がかかっていた単純作業をRPAによって自動化できるので、作業工数を大幅に削減できます。また、RPAはミスを犯しません。人間が行うよりもはるかに速いスピードで正確に作業をこなし、疲れたり集中力が途切れたりすることもなく、24時間365日稼働させることも可能です。

RPAが単純作業を担うようになれば、従業員は判断力や創造力が必要な業務に集中できるようになります。従業員の成長を促し、モチベーションの向上にもつながります。

※生産性に関しては、以下の記事をご参照ください
【事例付き】労働生産性を向上させるには?計算方法や業界ごとの違いを解説

RPA導入のデメリット

一方で、RPA導入によるリスクやデメリットもしっかり認識しておく必要があります。
RPAをインストールしたサーバーがネットワークにつながっていれば、不正アクセスされるリスクはあります。不正アクセスされることで情報が流出したり、サイバー攻撃によってアクセス不能となったり、最悪の場合、システムが乗っ取られてしまうというケースも想定されます。
また、システム障害やバグの発生によって、作業が止まる危険性があります。サーバーの能力を超えるような負荷がかかれば、システムダウンが発生し、最悪の場合、作業データを失う可能性もあります。

さらに、RPAのメリットである自動化によるリスクもあります。自動で業務が行われるため、たとえば担当者の異動や退職、取引先情報の変更などが発生しても、情報が適切に更新されなければ古い情報や誤った情報を元に作業が進んでしまいます。たとえ、指示の内容が間違っている場合も、途中で止まることなく作業を続けてしまいます。マニュアル作成や引継ぎ、情報共有が適切にされないと、作業内容や手順などがブラックボックス化してしまう恐れもあります。

RPAはコミュニケーションが必要な作業には向いていないという側面もあります。RPAは人間への確認はできないので、コミュニケーションを要する仕事は決して置き換えられないということを忘れてはいけません。

RPAの3つのクラスとは

RPAには三段階の自動化レベルがあるとされています。

出典:総務省「RPA(働き方改革:業務自動化による生産性向上)」

「クラス1」のRPAでは、その都度考えて判断が必要な作業は難しいとされています。現在のRPAの多くはこの「クラス1」です。
「クラス2」は、AIと連携することで非定型業務でも一部の自動化が可能です。
「クラス3」ではより高度なAIと連携することで、業務プロセスの分析や改善だけでなく、意思決定までを自動化できます。認識技術、自然言語解析技術、学習機能などを用いて曖昧な情報を補いながら作業することが可能です。

RPAツールの3つの種類

RPAツールは数多くありますが、大きく分けて3つの種類に分類できます。

1.デスクトップ型RPA

デスクトップ型RPAとは、ロボットがパソコンのデスクトップ上で働くオンプレミス(自社運用)型RPAのことです。
デスクトップ型RPAは特定のパソコンにインストールするので、そのパソコン上で行っている定型的な個別作業を自動化することができます。したがって、管理コストも安価に済みます。

デスクトップ型RPAのメリットとしては、1台のパソコンから始められるのでスモールスタートしやすいという点と、パソコン上で完結できるため外部に情報が流出しづらく運用や管理が楽であるという点が挙げられます。RPAを手軽に導入したい企業に最適です。

一方、デメリットは、RPAロボットが稼働している間はそのパソコン上で他の作業ができない、使用するパソコンのスペックに依存してしまう、運用するロボットが増えるとそれに比例して端末を準備する必要がある、という点です。
また管理が属人的になりやすく一元管理ができないという面もありますので、業務の標準化やマニュアル化による合理化を目指す企業には向いていません。

2.サーバー型RPA

サーバー型RPAは、ロボットと各パソコンを接続することで、業務を横断的に管理し自動化します。サーバー上で働いているので、複数のパソコンの間での大量のデータやルールを一括管理できます。複数の部門間で組織的にRPA導入を考えている場合に適しています。

サーバー型RPAは自社サーバーで運用できるため、セキュリティ面に強く、パソコンのスペックに左右されないという利点があります。またRPA稼働時にもパソコンの動作を止める必要がないことや、必要なスペックとストレージ容量を確保しやすいことも大きな特徴です。何よりも、ロボットの一元管理により全社的なRPAや組織横断的なRPAの導入がしやすい点が最大のメリットでしょう。

一方、サーバー型RPAのデメリットは、サーバー上にRPAの環境構築をするため導入、開発、運用のハードルが高いという面があることと、他の2つのRPAに比べ値段が高いという点です。導入規模や構成、内容等にもよりますが、数百万〜1千万円以上といったものも少なくないので、主に大企業向けのRPAといえるでしょう。

3.クラウド型RPA

クラウド型RPAは、インターネットのクラウド上で働くRPAです。提供企業のクラウドサーバー上に存在するので、基本的にはWebブラウザ上での作業を自動化するRPAロボットとなります。
サーバー上に環境を構築したりソフトウェアをインストールしたりする必要がないため、技術的な不安を抱えている企業や専門のサポート要員が割けない企業向けのツールです。

主なメリットは、サーバー環境を整える必要がない、ソフトウェアのインストールが不要、導入に掛かる費用や時間の負担が少ない、運用・保守の手間がかからず管理上のハードルが低い、IT人材不足の企業や中小企業においても導入しやすい、アップデートが容易に可能(基本的には自動)、利用ユーザーが増えた場合でも金銭的・時間的コストが軽いものが多い、などといった点です。

デメリットとしては、RPAがクラウド上で動くため、社内のシステムやパソコン内のアプリケーション、ファイル操作などには利用できない可能性があることと、ベンダーのサーバーを活用するためにセキュリティはベンダーに依存することになる点です。社内の機密情報等を取り扱う場合にはセキュリティ面の確認が必要でしょう。ISO27001認証を取得しているものや、PCI-DSSなどの規格をクリアするRPA製品もありますので、自社のセキュリティポリシーに合ったものを選択する必要があります。

RPAの導入手順

具体的にRPAを導入する際の手順ですが、基本的にはPDCA(Plan、Do、Check、Action)のサイクルを回していくことになります。ただし、Plan(計画)の前に、実際の業務内容についての棚卸をしっかり行っておく必要があります。

主な流れは以下のとおりです。
(1)業務の棚卸を行う。可能であれば社内で専門のプロジェクトチームを立ち上げ、業務の棚卸作業と同時に組織へのRPAに対する認識の浸透を図る。
(2)RPA導入業務を決定し、RPAツールの選定を行う。
(3)テストラン(試行導入)を行う。この際、RPAツールの無料トライアルなどを活用することも。あくまで試験的な導入なので、スモールスタートで行う。
(4)テストランの検証を行い、必要な改善を実施。修正後のRPAを踏まえて本格導入する範囲を決め、改善後本格導入をスタートする。
(5)本格導入後、効果を検証し改善する。その後は保守・運用・改善を継続的に実施する。

RPA導入の失敗を防ぐためのポイント

RPA導入で失敗する原因はRPAへの認識やルール、組織体制などに起因します。以下のポイントを押さえておくことで、RPA導入の失敗は避けられます。

(1)RPAを導入する目的を明確にすると同時に、組織(現場)に目的や必要性を浸透させる。
(2)RPAの設定に誤りや漏れがないよう運用ルールやRPA導入の目標値を決める。
(3)RPAが得意なこと・できることを把握しておく。
(4)RPAを推進・統率するための担当者を決め、RPAのメンテナンス(管理)体制を確立する。
(5)RPA化する業務範囲を明確にする。
(6)RPAの導入効果を把握するため効果の可視化を行う。定期的に検証し、継続的に改善する。

以上の6つのポイントは、どれも非常に重要ですので、漏れのないようにチェックしながら進めましょう。

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